Gestion des processus documentaires et digital : les tendances 2015

Selon une étude conduite par le cabinet d'analyses Markess sur le thème "Gestion des processus documentaires et digital : tendances 2015", près des deux tiers des décideurs métiers et IT interrogés considèrent l'introduction du numérique aux processus documentaires comme une véritable innovation dans leur travail quotidien. Et "tous les métiers sont concernés", commente le cabinet Markess. "Ils doivent composer avec un flux toujours plus important et varié de documents numériques, de données à traiter, gérer, diffuser, valoriser... La gestion des processus documentaires et des données associées doit s'adapter à des enjeux multiples : communication multicanal, conservation, analytics, collaboration, externalisation notamment grâce au cloud computing, confiance numérique."

Hélène Mouiche, analyste senior chez Markess, a identifié quelques unes des tendances 2015*:

1. Le multicanal, un enjeu majeur pour communiquer

Les évolutions technologiques et sociétales transforment les façons de communiquer. Les communications deviennent multicanal au travers de documents et de contenus échangés via des canaux complémentaires. Adopter une telle approche oblige inévitablement les entreprises à revoir leurs processus documentaires entrants et sortants, de même que les solutions de gestion utilisées.

2. La conservation des contenus engageants

Le contexte légal et réglementaire est indéniablement un catalyseur de la dématérialisation des documents mais aussi de leur corollaire, la conservation de ces contenus électroniques. Les initiatives pour généraliser les échanges numériques ou la facturation électronique devraient ainsi favoriser les projets d'archivage de contenus numériques, avec en priorité la conservation de contenus engageants.

3. Un marché tiré par les besoins d'automatisation des processus métiers

Le traitement de nombreux processus métiers comporte encore maintes interventions manuelles et répétitives ; l'introduction du numérique permet d'automatiser tout ou partie de ces processus et ainsi d'optimiser et de fiabiliser les processus et de réduire les délais de traitement. Aussi l'automatisation de processus est largement recherchée par les décideurs des directions métiers, à l'instar des RH qui y voient un vecteur d'optimisation de leurs processus.

4. Associer processus, informations et personnes grâce au case management

Améliorer et automatiser les processus sont des enjeux clés et pourtant, le plus souvent, les solutions en place dans les organisations ne permettent d'y répondre que partiellement. Les besoins portent sur des solutions qui offrent une vision globale et unifiée des contenus, des processus concernés et des personnes impliqués dans leur gestion, afin de traiter aisément, rapidement et de façon collaborative un dossier.

5. Développer la confiance numérique

L'innovation constante dans le domaine du numérique favorise également le développement de nouveaux usages tels que la contractualisation en ligne ou la saisie et la transmission d'un constat d'accident depuis un smartphone. Ces usages innovants déclenchent en parallèle la mise en oeuvre de projets visant à sécuriser les échanges et les transactions qu'ils génèrent.

Selon l'étude Markess, le marché français de la dématérialisation s'élève à 5,2 milliards d'euros, et devrait progresser de 7 % d'ici 2016 pour atteindre 6 milliards d'euros.

* Ces tendances seront détaillées par le cabinet Markess lors du salon Documation-MIS - les 18 et 19 mars 2015, au CNIT - Paris, La Défense.