Faire d'une prestation informatique un achat gagnant

La transformation digitale touche toutes les organisations, quelles qu'elles soient. Et la mutation en cours serait durable, si l'on en croit les spécialistes du domaine. " Le marché se caractérisait par le passé par un côté cyclique, mais aujourd'hui, la transformation est devenue permanente ", résume Pascal Auclert, directeur du pôle achats IT au sein du cabinet de conseil EPSA, l'un des nombreux experts présents lors de la matinée du 21 mars dernier organisée à Paris par Opteamis, société spécialisée dans la sélection de prestataires informatiques. Dans un contexte où ces derniers sont très demandés par les entreprises de tous horizons, comment mettre en place les processus les plus efficaces en matière de relations donneurs d'ordre / fournisseurs ? Comment se doter des meilleures pratiques en la matière ? Des questions cruciales qui étaient au coeur des partages d'expériences.

Les particularités du marché du conseil et des prestations informatiques invitent les entreprises à la plus grande vigilance. Rien qu'en Île-de-France, on dénombre plus de 6 000 sociétés spécialisées dans ce domaine. Il s'agit d'une économie qui pèse 45 milliards d'euros de chiffre d'affaires, mais où les 20 premières entreprises concentrent 50 % de ce dernier.

" Les ressources diminuent, mais pas les projets. En plus, ceux-ci sont transversaux dans l'entreprise. Une réelle proximité entre les services IT et achats est donc nécessaire pour mieux maîtriser la demande business et mieux gérer les priorités. Un rapprochement d'autant plus souhaitable qu'il s'agit généralement de projets digitaux très transversaux au sein de l'organisation ", estime Olivier Taraud, DSI de transition.

Pour Caroline Hembert-Rougemont, consultante achats DSI, " la complexité dans les relations est qu'il faut souvent aller vite. En tant qu'acheteur, on veille à la bonne marche des processus, on garantit la conformité, ce qui n'est pas toujours compatible. Il est parfois difficile en interne de structurer les besoins, de les définir clairement au sein d'un périmètre. Dans les rapports à long terme avec les prestataires, on délègue parfois tellement de tâches qu'on devient totalement tributaire du fournisseur. Ce dernier finit alors par mener la danse. " Cadrer au maximum les projets en amont, et oeuvrer pour que l'acheteur ait une connaissance technique des produits et prestations achetés sont des aspects essentiels pour rester maître du déroulement des relations clients / fournisseurs.

Le bon prestataire et le cadre relationnel au coeur des priorités

Les missions de ce type se distinguent généralement par leur longueur. Il n'est pas rare qu'elles durent plus d'un an. Les softskills sont de ce fait décrits comme des critères à ne pas négliger dans la sélection des acteurs. Pour Pascal Auclert, " ces derniers peuvent justifier le fait de se tourner vers des profils plus chers. " L'importance de créer du lien entre les prestataires et les opérationnels est également soulignée comme un facteur de réussite, tout comme la désignation d'un responsable chargé du bon déroulement des relations. " Au bout d'un moment, les collaborateurs ne font plus trop la différence entre ce qu'on peut dire aux prestataires externes et aux collègues en interne. Les prestataires sont souvent là sur du long terme ", indique Céline Chambeau, responsable achats de prestations intellectuelles au sein de BPI Group.

La question du panel référencé de fournisseurs en la matière, de sa pertinence et de ses limites, est elle aussi au coeur des débats. Pascal Auclert constate une évolution des pratiques sur ce plan : " il y a quelques années encore, les référencements étaient très figés, fermés. On arrive aujourd'hui à une meilleure souplesse, avec d'un côté un recours au référencement classique pour les prestataires qui ne nécessitent pas d'approche innovante ou de standards élevés, et d'un autre côté le recours à d'autres approches, à d'autres acteurs, lorsque les besoins sont plus spécifiques. "

De façon générale, il est souhaitable pour les acheteurs de se rapprocher des opérationnels dans le but de mieux comprendre leur manière de travailler et d'améliorer leurs connaissances techniques, afin de mieux identifier le profil le mieux adapté aux opérations envisagées.