Cap sur la facture électronique

Le projet a été initié l'an dernier : en partenariat avec Prologue, OPM France, distributeur de la marque Sodastream en France, envoie désormais des factures électroniques à ses principaux clients. Une initiative qui a vu le jour à la demande de ces derniers, de gros distributeurs tels qu'Auchan, Carrefour ou Casino. Le secteur de la distribution et celui de l'automobile sont, en effet, précurseurs dans l'adoption de la facture électronique - pour des raisons économiques évidentes, étant donné le nombre de factures reçues. " Les donneurs d'ordres de ces secteurs ont eu une démarche forcée vis-à-vis de leurs fournisseurs ", explique Hélène Mouiche, analyste senior chez Markess. Mais mis à part ces exemples et quelques start-up, qui considèrent le papier comme appartenant à l'âge de pierre, les entreprises françaises sont encore peu nombreuses à avoir adopté la facture électronique. Selon Markess, seules 10 à 15 % des factures émises en France sont totalement dématérialisées (sans passage par une facture papier). " Quand on sait que ce pourcentage atteint 80 % dans les pays nordiques, la marge de progression est énorme ", estime Jérôme Pariscoat, directeur général de Novarchive.

Et les lignes devraient bouger dans les années à venir : l'ordonnance du 26 juin 2014 contraint les fournisseurs de l'État et des collectivités territoriales à envoyer des factures électroniques (à partir du 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises, jusqu'au 1er janvier 2020 pour les microentreprises) et la loi Macron du 6 août 2015 oblige les entreprises à accepter les factures électroniques (de même, de façon progressive à partir de 2017).

Les entreprises n'ont donc plus le choix : elles vont devoir passer à la facture électronique. C'est un mal pour un bien : outre les économies qui peuvent être réalisées, ce mode de facturation réduit le temps de traitement, limite les erreurs, raccourcit les délais de paiement... Les avantages ne sont plus à démontrer ! Encore faut-il mener ce projet dans les règles de l'art. Un projet dans lequel les acheteurs ont un rôle important à jouer.

Échange de données informatisées (EDI), signature électronique ou piste d'audit fiable ?

Pour passer à la facture électronique, trois possibilités s'ouvrent aux entreprises : l'échange de données informatisées, le document Word ou PDF assorti d'une signature électronique et, depuis le 1er janvier 2013, la piste d'audit fiable, appelée aussi "3e voie". " Il est fondamental de prendre le temps de bien choisir sa solution, souligne Christine Foret, responsable du pôle conseil en dématérialisation de Sollan. Et raisonner en termes de volumétrie ne suffit pas : d'autres paramètres doivent être pris en compte comme le type de facture, la façon dont elle circule... " L'EDI est, en effet, plus coûteux mais fournit des fichiers structurés intégrables automatiquement. Plus besoin, donc, de ressaisir les données des factures, tout est fait de manière automatisée.

Cependant, comme le souligne Jean-Michel Bérard, président du directoire d'Esker, " il y a beaucoup d'exceptions : les plateformes sont différentes d'un acteur à l'autre, les informations demandées aussi. Nous sommes juste au démarrage : la gestion se fait pour l'instant au cas par cas mais nous essayons de productiviser ". " Le manque d'harmonisation freine l'adoption de l'EDI et les gens vont vers le PDF signé ", ajoute Nicolas Bacle, chef de produit dématérialisation chez Prologue. Même si différents acteurs de la dématérialisation se proposent de convertir les factures au bon format.

Surtout, depuis la possibilité de l'audit fiable, un grand nombre d'entreprises se tournent vers cette méthode, grâce à laquelle elles participent aux échanges électroniques à faible coût, puisque tout format électronique est a priori accepté, même un PDF non signé. À condition de mettre en place une piste d'audit fiable. " Il s'agit de tracer l'ensemble des informations qui vont légitimer cette facture électronique et de conserver l'ensemble de ces informations afin de prouver que la piste d'audit fiable est correcte en cas de contrôle fiscal ", décrit Christine Foret. D'où le succès de solutions clés en main comme le propose Brother : un scanner qui numérise les factures et les envoie au format digital aux bonnes personnes.

Quant à la signature électronique, " même si elle évite de passer des contrôles, les contraintes sont très fortes et sont impossibles à respecter lorsque ce sont plus de 1 000 factures qui sont envoyées, décrit Nicolas Bacle. Ce n'est pas adapté à la réalité ".

" La tendance est de faire cohabiter différents modes d'acquisition et de dématérialisation des pièces ", observe Christine Foret. Ce qui explique sans doute le succès en hausse des plateformes collaboratives : il s'agit de portails web sur lesquels les fournisseurs déposent leurs factures, que les clients peuvent venir consulter. BancTec propose même une plateforme qui fonctionne comme un réseau social d'entreprise : on s'inscrit, on invite ses clients et fournisseurs, et on peut ensuite échanger des factures sous différents formats (EDI, PDF...). On peut même saisir les factures directement sur le système ou les numériser. " La plateforme facilite les échanges et assure un suivi de l'avancement de l'état de la facture ", explique Murielle Leisner, directrice commerciale de BancTec. " Le fournisseur sait, ainsi, où en est la facture, et est sûr qu'elle est bien arrivée au bon endroit ", poursuit Jean-François Millasseau, responsable avant-vente d'OpenText. De sorte qu'on peut régler plus facilement les litiges. Hélène Mouiche voit un autre avantage : " Sur ces plateformes, on gère des échanges de documents avec l'étranger. Il faut faire attention, dans ce cas, à avoir recours à un prestataire qui bénéficie d'un réseau international, car les pratiques sont différentes d'un pays à l'autre, même en Europe ". Jean-Michel Bérard, quant à lui, pense que le futur de ces plateformes réside dans les services autour du paiement : paiement étalé, différé, escompte en cas de paiement comptant ou rapide... Tout est possible.

L'acheteur, clé de voûte du dispositif

Si les solutions de dématérialisation existent pour la plupart en mode SaaS, et ne sont donc pas difficiles à intégrer au SI de l'entreprise, un projet de facturation électronique demande du temps en termes de réorganisation. Il faut, en effet, revoir sa façon de travailler. " La mise en place doit être bien préparée, bien précise, conseille Danielle Dufait, responsable exploitation chez OPM France. Au début de la mise en place, nous avons réalisé plus de contrôles pour éviter des erreurs, notamment sur les prix. Nous contrôlions également que tout soit bien complet par rapport à la demande spécifique de chaque client. " " La facture électronique est plus un problème organisationnel que technique ", résume Hélène Mouiche, qui conseille de capitaliser sur un projet de facture dématérialisée pour s'ouvrir à d'autres documents et adopter un réel process procure -to-pay dématérialisé.

Au coeur de cette problématique organisationnelle intervient l'acheteur, qui y joue un rôle primordial : " Un projet de dématérialisation n'est pas qu'une problématique de la DSI ou de la comptabilité ! C'est la façon qu'aura l'acheteur de communiquer sur la politique de facturation électronique qui facilitera son adoption par les partenaires externes, et notamment les fournisseurs ", pointe Christine Foret. " La direction achats peut s'assurer que les principaux fournisseurs ne rencontrent pas de difficultés avec la mise en place d'un tel projet ", poursuit Murielle Leisner.

L'acheteur détient donc un rôle stratégique pour mettre en place un projet de factures électroniques, mais aussi grâce à de tels projets de dématérialisation. Selon Laurent Luce, responsable marketing produits ERP/industrie/gestion commerciale chez Sage, de tels projets redonnent un pouvoir aux acheteurs : celui de l'information. " Les acheteurs peuvent obtenir des fournisseurs des informations à communiquer aux clients ; l'état des stocks, notamment. Ce qui vaut à son entreprise d'être plus compétitive ", conclut-il.

Quid de l'archivage ?

Ce n'est pas parce que le papier disparaît que les besoins en archivage aussi. D'autant plus que, comme le rappelle Jérôme Pariscoat, " l'entreprise a besoin de voir l'ensemble de ses archives : aucune société ne supprime totalement les papiers, ne serait-ce que pour des raisons d'historique ". Mais, même pour les archives électroniques, il y a une durée de conservation légale, de dix ans pour les factures, en règle générale. Il s'agit donc de bien choisir à qui on confie ses documents à conserver et de vérifier les normes et labels pour lesquels il possède des agréments. " En termes d'archivage, surtout électronique, la notion de confiance est importante ", pense Alban Verchere, responsable développement numérique chez Locarchives. Il met en avant son agrément secteur public et la norme NFZ 42-013 pour la conservation à vocation probatoire et légale (en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Chez Novarchive, la norme NFZ 42-013 est également mise en avant, ainsi que le label NF 461, lié à l'archivage électronique.

Novarchive parle également de son coffre-fort électronique agréé par le SFIAF (Service interministériel des archives de France). Le coffre-fort électronique est, aujourd'hui, un système répandu en termes d'archives électroniques : il répond, notamment, à la problématique d'évolution de format dans le temps. " Quand le document arrive dans le coffre-fort, il est scellé dans un format qui sera pérenne ", explique Philippe Bezamat, DSI de Novarchive. Autre avantage du coffre-fort : la facture archivée est liée à un document qui prouve qu'elle est dans cet état depuis telle date et chaque consultation est mémorisée. " En pratique, on archive les factures et on informe les destinataires qu'elles sont disponibles, détaille Philippe Bezamat. On mémorise, ensuite, que les destinataires sont bien venus lire la facture, un peu comme un recommandé. "