[Avis d'expert] Une nouvelle ère digitale s'ouvre pour les achats des ETI

Un nombre croissant d'ETI et de PME misent sur les solutions digitales spécialisées pour déployer les bonnes pratiques d'achat et d'approvisionnement, et optimiser leur performance. Si les enjeux sont proches de ceux des grands groupes, leurs ressources plus limitées et d'autres contraintes spécifiques nécessitent des offres spécialement adaptées à leur profil. A la clé, une mise en oeuvre simplifiée, plus rapide et à coûts maitrisés.

Après les grands groupes, les ETI (entreprises de taille intermédiaire, de 250 et 4 999 salariés et de moins de 1,5 milliard d'euros de chiffre d'affaires) et les grosses PME découvrent à leur tour les atouts des solutions spécialisées pour optimiser leurs achats, approvisionnements et, en aval, la comptabilité fournisseurs. Pour la plupart d'entre elles, la digitalisation se limite encore souvent à l'envoi de commandes par mail ou au traitement des factures et des paiements (Procure-to-pay, P2P) avec leur ERP ou leur progiciel de gestion. Par manque de temps ou de moyens, les opérations amont allant de l'identification des fournisseurs à la consultation-contractualisation (Source-to-contract, S2C), et plus encore le pilotage de la fonction (analyse des dépenses, performance achats, risques et performance fournisseurs), sont généralement délaissées, ou gérées sommairement à l'aide de logiciels bureautiques classiques.

Lorsque l'entreprise atteint une taille critique et que les intervenants (utilisateurs finaux, prescripteurs, acheteurs, approvisionneurs, comptables, contrôleurs de gestion, fournisseurs, etc.) se multiplient, ou lorsque la direction générale renforce ses exigences en termes de performance achats et financière et de reporting associés, l'opportunité, voire la nécessité, de disposer d'une solution digitale dédiée apparaît. On constate fréquemment des pratiques achats hétérogènes et des règles de gestion des dépenses insuffisamment connues et déployées auprès des équipes opérationnelles. Cela donne lieu à de nombreuses exceptions et interventions manuelles des achats ou de la finance, ainsi qu'à un volume relativement important d'achats "sauvages" réalisés hors cadre, auprès de fournisseurs non référencés et sans commande, conduisant à des litiges, des plaintes de fournisseurs pour retard de paiement, etc. Et, au global, à une moindre performance achats et financière.

La garantie d'économies et de gains supplémentaires

Les problématiques rencontrées sur le terrain et les bénéfices à attendre d'un projet de digitalisation expliquent pourquoi les quelques 150 000 entreprises qui composent le mid-market en France, notamment les 5 000 ETI et les plus grosses PME, sont de plus en plus nombreuses à structurer leurs achats et à chercher la meilleure solution pour en optimiser le fonctionnement ainsi que leur performance, notamment au niveau du compte de résultat. Sur le processus Procure-to-pay (P2P), le potentiel de gain pour les ETI-PME se chiffre souvent en millions d'euros à horizon de 2 à 3 ans. Il repose sur des leviers d'actions à plusieurs niveaux.

D'abord en systématisant la mise en concurrence, si possible auprès de fournisseurs référencés. Ensuite en rendant obligatoires les commandes - sauf exceptions validées par la direction - et en instaurant en amont un processus simple de validation des demandes d'achat, qui permet de réduire mécaniquement les dépenses. Puis, après contrôle de la bonne réception des produits ou des services, en disposant d'une chaîne automatisée d'enregistrement et de rapprochement des factures. Cette chaîne de traitement doit reposer sur des fondations solides, autour de processus et de référentiels structurés (fournisseurs, articles, contrats, etc.) mais aussi, chaque fois que cela est possible, de catalogues matérialisant les tarifs des produits et services négociés en amont.

Pour activer ces leviers, il n'y aurait pas de solution miracle. L'optimisation passe en fait par une combinaison de bonnes pratiques, d'outils adaptés et de conduite du changement, en interne et avec les fournisseurs. Pour autant, la digitalisation, qui permet de démultiplier les gains, ne peut plus être une option. Bien entendu, les ERP, dans le prolongement de la comptabilité et de la gestion de production, et les logiciels bureautiques ont longtemps apporté un premier niveau de réponse. Mais en raisonnant sur la totalité du processus achats, approvisionnements et comptabilité fournisseurs, c'est-à-dire dire sur le périmètre cible des organisations en quête d'une performance globale contribuant aux résultats de l'entreprise, les solutions spécialisées offrent une meilleure couverture fonctionnelle et plus de souplesse. Davantage d'innovations aussi.

Des enjeux classiques, des attentes spécifiques

Si les ETI-PME font face aux mêmes enjeux achats que les grands groupes, leurs attentes vis-à-vis d'une solution digitale spécialisée peuvent s'avérer bien plus fortes sur de nombreux points. En termes d'accessibilité d'abord, pour faciliter l'adoption par les utilisateurs et accélérer le déploiement. Au-delà de la couverture fonctionnelle, alignée sur le besoin et focalisée en priorité sur les flux transactionnels du P2P, la solution doit être ergonomique, avec notamment des écrans particulièrement adaptés aux utilisateurs occasionnels, issus des standards de l'e-commerce et ne nécessitant pas ou peu de formation. La rapidité de démarrage et la possibilité d'activer facilement des fonctionnalités complémentaires sont aussi des critères déterminants au moment de choisir. Ainsi que le rapport de force (taille, proximité, etc.) avec le partenaire mettant à disposition la solution et assurant sa mise en oeuvre, le plus équilibré possible, pour garantir une écoute et une réactivité aux demandes spécifiques.

Se pose également pour ces entreprises de taille intermédiaire la question de la rentabilité. Avec le manque de ressources internes pour mener le projet, le budget est l'autre grande préoccupation des ETI-PME qui souhaitent digitaliser leurs achats. Leurs dirigeants, très pragmatiques ont besoin d'un retour sur investissement (ROI) rapide. Ce qui, au regard des volumes d'achats en jeu, souvent relativement limités, suppose que la solution soit peu onéreuse, aussi bien en coûts initiaux (acquisition de la solution, configuration et intégration, formation, déploiement, etc.) qu'en frais d'exploitation (utilisation, administration, maintenance, etc.), et apporte une valeur ajoutée la plus importante possible.

Le mid-market, nouvelle cible des éditeurs spécialisés

Pour adresser les ETI et les PME, désormais engagées dans la digitalisation de leurs achats, les éditeurs spécialisés ont choisi d'avancer par étapes, prudemment. Leur défi, pour tenir compte des spécificités et des attentes des entreprises de ce marché : proposer des solutions rapides et faciles à mettre en oeuvre, à un coût maîtrisé, c'est-à-dire bien inférieur à celui des projets menés par les grands comptes. Les pionniers ont commencé par proposer une version de leur solution en mode SaaS, pour limiter les coûts initiaux et faciliter le déploiement, puis adopté une approche modulaire, avec un niveau de granularité plus ou moins fin, permettant de limiter le projet initial au strict besoin puis d'étendre progressivement le périmètre.

Plus radicale, une autre piste explorée par quelques-uns des éditeurs historiques consistant à proposer une version "light" de leur solution, dégradée en termes de fonctionnalités, a rapidement été abandonnée. Au-delà de l'effort à fournir pour restructurer leur solution, ils se sont rendu compte que les besoins en fonctionnalités des ETI-PME étaient similaires à ceux des grands comptes. Une nouvelle voie a donc été ouverte, apportant aujourd'hui la meilleure réponse : une version préconfigurée et packagée pour le mid-market. Parmi les principaux éditeurs du marché, SAP a ainsi lancé il y a 3 ans Ariba Snap, version adaptée pour les ETI de SAP Ariba, qui couvre les principales opérations du processus Procure-to-pay, allant de la gestion des demandes et des commandes à la facturation. Il est néanmoins possible d'activer d'autres fonctionnalités avancées pour réaliser des traitements plus poussés, en matière de sourcing et de gestion des consultations en mode projet, par exemple. Ariba Snap innove surtout par son offre de contenu pré-packagé et un paramétrage aligné sur les bonnes pratiques, qui permettent une adoption et une implémentation rapides.

Pour faciliter encore les projets de digitalisation des achats dans les ETI-PME, la dernière piste suivie par les éditeurs porte sur le développement de services complémentaires à la solution elle-même, dans le but de simplifier son utilisation. Le développement des Business networks, ces plateformes facilitant les échanges transactionnels ainsi que le sourcing de fournisseurs grâce à leur base partagée, va par exemple dans ce sens. Les surcouches d'automatisation robotisée (RPA, Robotic process automation) ou d'aide à l'adoption du digital (DAP, Digital adoption platform) participent également de cet effort de simplification.