[Avis d'expert] Une nouvelle ère digitale s'ouvre pour les achats des ETI

Un nombre croissant d'ETI et de PME misent sur les solutions digitales spécialisées pour déployer les bonnes pratiques d'achat et d'approvisionnement, et optimiser leur performance. Si les enjeux sont proches de ceux des grands groupes, leurs ressources plus limitées et d'autres contraintes spécifiques nécessitent des offres spécialement adaptées à leur profil. A la clé, une mise en oeuvre simplifiée, plus rapide et à coûts maitrisés.

Après les grands groupes, les ETI (entreprises de taille intermédiaire, de 250 et 4 999 salariés et de moins de 1,5 milliard d'euros de chiffre d'affaires) et les grosses PME découvrent à leur tour les atouts des solutions spécialisées pour optimiser leurs achats, approvisionnements et, en aval, la comptabilité fournisseurs. Pour la plupart d'entre elles, la digitalisation se limite encore souvent à l'envoi de commandes par mail ou au traitement des factures et des paiements (Procure-to-pay, P2P) avec leur ERP ou leur progiciel de gestion. Par manque de temps ou de moyens, les opérations amont allant de l'identification des fournisseurs à la consultation-contractualisation (Source-to-contract, S2C), et plus encore le pilotage de la fonction (analyse des dépenses, performance achats, risques et performance fournisseurs), sont généralement délaissées, ou gérées sommairement à l'aide de logiciels bureautiques classiques.

Lorsque l'entreprise atteint une taille critique et que les intervenants (utilisateurs finaux, prescripteurs, acheteurs, approvisionneurs, comptables, contrôleurs de gestion, fournisseurs, etc.) se multiplient, ou lorsque la direction générale renforce ses exigences en termes de performance achats et financière et de reporting associés, l'opportunité, voire la nécessité, de disposer d'une solution digitale dédiée apparaît. On constate fréquemment des pratiques achats hétérogènes et des règles de gestion des dépenses insuffisamment connues et déployées auprès des équipes opérationnelles. Cela donne lieu à de nombreuses exceptions et interventions manuelles des achats ou de la finance, ainsi qu'à un volume relativement important d'achats "sauvages" réalisés hors cadre, auprès de fournisseurs non référencés et sans commande, conduisant à des litiges, des plaintes de fournisseurs pour retard de paiement, etc. Et, au global, à une moindre performance achats et financière.

La garantie d'économies et de gains supplémentaires

Les problématiques rencontrées sur le terrain et les bénéfices à attendre d'un projet de digitalisation expliquent pourquoi les quelques 150 000 entreprises qui composent le mid-market en France, notamment les 5 000 ETI et les plus grosses PME, sont de plus en plus nombreuses à structurer leurs achats et à chercher la meilleure solution pour en optimiser le fonctionnement ainsi que leur performance, notamment au niveau du compte de résultat. Sur le processus Procure-to-pay (P2P), le potentiel de gain pour les ETI-PME se chiffre souvent en millions d'euros à horizon de 2 à 3 ans. Il repose sur des leviers d'actions à plusieurs niveaux.

D'abord en systématisant la mise en concurrence, si possible auprès de fournisseurs référencés. Ensuite en rendant obligatoires les commandes - sauf exceptions validées par la direction - et en instaurant en amont un processus simple de validation des demandes d'achat, qui permet de réduire mécaniquement les dépenses. Puis, après contrôle de la bonne réception des produits ou des services, en disposant d'une chaîne automatisée d'enregistrement et de rapprochement des factures. Cette chaîne de traitement doit reposer sur des fondations solides, autour de processus et de référentiels structurés (fournisseurs, articles, contrats, etc.) mais aussi, chaque fois que cela est possible, de catalogues matérialisant les tarifs des produits et services négociés en amont.

Pour activer ces leviers, il n'y aurait pas de solution miracle. L'optimisation passe en fait par une combinaison de bonnes pratiques, d'outils adaptés et de conduite du changement, en interne et avec les fournisseurs. Pour autant, la digitalisation, qui permet de démultiplier les gains, ne peut plus être une option. Bien entendu, les ERP, dans le prolongement de la comptabilité et de la gestion de production, et les logiciels bureautiques ont longtemps apporté un premier niveau de réponse. Mais en raisonnant sur la totalité du processus achats, approvisionnements et comptabilité fournisseurs, c'est-à-dire dire sur le périmètre cible des organisations en quête d'une performance globale contribuant aux résultats de l'entreprise, les solutions spécialisées offrent une meilleure couverture fonctionnelle et plus de souplesse. Davantage d'innovations aussi.