[Avis d'expert] Le SaaS s'invite enfin dans la comptabilité fournisseurs grands comptes

Longtemps associé aux PME ou à des projets secondaires des grandes entreprises, le SaaS pénètre peu à peu la couche de projets coeur de métier ou vitaux chez les grands comptes. Et bien que les bénéfices restent les mêmes quelle que soit la taille de l'entreprise, les leviers d'adoption diffèrent sensiblement.

Comptabilité fournisseurs : des sources et processus très complexes

Dans une organisation, tout est généralement affaire de priorités. Certains chantiers passent forcément avant d'autres. Et c'est bien sûr les aspects ventes - côté clients donc - qui sont privilégiés au départ. C'est normal puisque c'est de là que l'organisation tire ses revenus. En matière de transformation digitale, il n'est donc pas incohérent de constater dans une très grande majorité des cas une focalisation sur l'amélioration de l'expérience client.

Petit à petit, c'est tout le reste de l'entreprise qui s'y met, mais pour certains départements, le projet est plus complexe que d'autres. C'est le cas notamment de la comptabilité fournisseurs, dont les processus s'appuient sur des documents diversement structurés et des sources d'informations multiples : documents papier, envoi PDF, interfaces automatisés (e.g. EDI), portails, etc.

Si depuis plusieurs années des initiatives d'automatisation des processus ont été prises dans de nombreuses organisations, les projets ont souvent été complexes et coûteux. Les tâches manuelles telles que la saisie et la vérification des factures restent encore nombreuses, et les risques associés importants, en matière de fiabilité des données, d'agilité, de coûts de traitement et bien sûr de longueur des délais de paiement.

Ainsi, selon PayStream Advisors, 25 % des factures reçues dans les entreprises seraient encore soumis à un envoi manuel pour approbation, tandis que 23 % du temps du service comptabilité fournisseurs seraient perdus en saisies manuelles et autres processus inefficaces. En d'autres termes, la marge de progression est colossale.

Le SaaS, un choix déjà opéré par de nombreuses PME

Quel que soit le domaine d'application, ce que l'on appelle aujourd'hui le Cloud, a depuis longtemps de nombreux adeptes. Dans les petites et moyennes structures, c'est notamment le SaaS, sa forme la plus aboutie, qui est très sollicitée. Il faut dire qu'en embarquant toutes les couches matérielles et logicielles, tout en éliminant les questions liées aux évolutions techniques et fonctionnelles, le concept est particulièrement séduisant pour les organisations de petite taille.

Pour autant, le SaaS a aussi su séduire les plus grandes. Mais dans de nombreux cas, il s'agissait d'outils subsidiaires, voire anecdotiques. Et généralement pas (ou peu) impliqués dans le coeur de métier ou dans les processus vitaux de l'entreprise, comme peut l'être la comptabilité par exemple. Mais là-aussi une véritable bascule est en train de s'opérer : déjà en 2016, Gartner prévoyait par exemple que le Cloud (sous toutes ses formes) serait le modèle de déploiement dominant dans tous les domaines de la gestion financière d'ici 2025.

Au-delà de la forme, ces chiffres confirment surtout le besoin d'automatisation des processus de l'entreprise, en particulier s'agissant des processus d'achat et de règlements fournisseurs. Depuis le rapprochement d'un numéro de bon de commande avec la facture correspondante, jusqu'à l'intégration des éléments d'une facture au système, de façon également à faciliter les recherches sur un paiement ou encore à garantir l'auditabilité des processus de la comptabilité fournisseurs.

Le SaaS, désormais adapté même aux organisations internationales

Au fil des projets réussis et de la confiance accordée aux éditeurs idoines, le SaaS poursuit sa conquête auprès des grandes entreprises internationales. En 2018, dans le Market Guide for Service-Centric Cloud ERP Solutions, le cabinet Gartner évaluait ainsi à 40 % la part d'ERP en mode SaaS déployés dans les grandes entreprises d'ici 2021. Tandis que 50 % d'entre elles seraient prêtes à déployer une stratégie SaaS tout-en-un d'ici 2025. Mais contrairement aux PME, les leviers ne sont pas exactement les mêmes : même si elles peuvent évidemment compter sur la praticité d'un logiciel disponible en ligne sans aucune forme de maintenance et dans une enveloppe budgétaire parfaitement prévisible, c'est surtout sur la centralisation et l'homogénéité des processus que le choix du SaaS s'appuie.

Une solution commune à tous les sites d'une entreprise, y compris à l'échelle internationale, offre en effet à l'ensemble de l'entreprise une véritable efficacité dans la consolidation des comptes par exemple, moins de risques d'erreurs, de retards et une réduction drastique du temps perdu en processus manuels. Sans compter l'absence totale de coûts d'infrastructure (principale et redondante), un investissement de départ réduit au strict minimum, et l'adaptation de la plateforme à l'évolution des besoins de l'entreprise.