[Avis d'expert] La RPA soulage les acheteurs

L'adoption de la "Robotic process automation" (RPA), technologie apparue avec la mise en place de robots dans l'industrie, constitue souvent l'étape intermédiaire préalable au déploiement de l'Intelligence artificielle (IA). Vécue comme une promesse de soulagement par des équipes ainsi délestées d'opérations fastidieuses et chronophages, l'automatisation robotisée des processus permettrait de libérer de 15 % à 30 % du temps de l'utilisateur. D'autant qu'un robot logiciel peut travailler jour et nuit, coûte moins cher, ne commet pas d'erreur et a une capacité à faire face à d'importants volumes d'opérations et de données, lors de pics d'activité.

Avec autant d'atouts, le marché des applications de RPA pourrait représenter un chiffre d'affaires de 1 milliard de dollars en 2020, selon le cabinet Gartner, avec un taux d'adoption de l'ordre de 40 % dans les grandes entreprises. Dans une autre étude réalisée par ISG auprès de 500 entreprises "leaders" du marché européen, 92 % des répondants estiment que la rationalisation des processus métiers se fera, à l'horizon 2020, par la RPA. Pus de la moitié (54 %) d'entre eux pensent atteindre un stade avancé d'adoption d'ici là, contre 27 % actuellement.

La RPA intéresse de plus en plus d'experts et d'entreprises, car elle participe à un enjeu majeur de productivité. La croissance parfois à trois chiffres des éditeurs RPA, tel UiPath en 2018, témoigne de cet engouement. Avec plus de 1 500 clients et 200 000 utilisateurs dans le monde, l'éditeur américain a vu ses effectifs tripler dans sa filiale française, ouverte l'an dernier. Ses principaux concurrents, Automation AnyWhere et Blue Prism en tête, connaissent la même dynamique. Le rachat du Français Contextor par SAP illustre également les enjeux et les attentes sur ce marché.

En entreprise, toujours selon l'étude d'ISG, ce sont les fonctions achats, logistique et supply chain, ainsi que les fonctions financières, de trésorerie et d'audit (42 %) qui seraient les plus concernées, juste derrière les fonctions de service client (43 %). McKinsey estime que 50 à 70 % des tâches s'avèrent potentiellement automatisables. Opérations de saisie, de copier-coller, d'extraction et de consolidation de données : le champ d'application est vaste. Dès lors qu'un processus est précisément décrit et stable, l'intervention humaine n'est plus nécessaire. Sachant toutefois que la RPA doit plutôt être réservée aux processus très répétitifs avec un faible taux d'exception et que le robot a besoin d'une source structurée de données pour travailler.

Des algorithmes modélisant des jeux de règles

Techniquement, un robot RPA est un composant logiciel répliquant des actions jusqu'alors réalisées par un opérateur humain à travers l'interface d'une application informatique, de façon répétée et totalement autonome. Sa mise en oeuvre ne requiert pas de compétences très poussées en programmation et consiste à automatiser un processus métier via un logiciel spécialisé, capable de suivre un schéma logique représentant graphiquement la chaîne d'exécution. Cette robotisation des tâches repose sur des algorithmes modélisant des jeux de règles, afin de permettre la réalisation d'une ou plusieurs opérations spécifiques de façon automatique. Ensuite, les robots se connectent automatiquement à différentes applications et vont y réaliser des séquences d'actions, à l'instar de ce que ferait un opérateur humain en interagissant avec son ordinateur via un clavier et une souris. La RPA permet d'intégrer la nouveauté sans en écrire le programme. En se mettant à la place de l'utilisateur final, les concepteurs rajoutent par petites touches des éléments d'automatisation dans leur environnement de travail.

Sur le périmètre des achats et des fonctions connexes, trois domaines sont concernés en priorité. Celui directement dévolu aux acheteurs, puisqu'un robot peut superviser la réception des pièces d'un dossier lors d'un appel d'offres ou négocier quelques pourcentages, laissant l'acheteur se concentrer sur des dossiers complexes ou sur des exceptions. La RPA apporte également une réponse au goulet d'étranglement pouvant se créer sur les opérations de validation et de contrôle des données, dans le cadre de l'analyse des dépenses ou du référencement d'un fournisseur, ou encore lors de la récupération des informations dans le système d'information de l'entreprise ou auprès des partenaires. Elle peut par ailleurs aider les équipes à récolter des données pour la compréhension du marché et à compléter des contrats automatiquement à partir de modèles et d'offres fournisseurs.

Deuxième domaine concerné : les approvisionnements et la chaîne logistique, par exemple pour la création et l'envoi des bons de commandes en fonction des niveaux de stocks et des tendances de consommation. Enfin, la RPA peut automatiser de nombreuses opérations dans le domaine de la finance et de la comptabilité fournisseurs, en particulier pour le traitement des factures. L'automatisation traite et analyse toutes ces données fastidieuses plus rapidement que n'importe quel humain et peut suggérer des corrections, réduisant ainsi les temps du cycle de facturation.