[Avis d'expert] Comment tirer (vraiment) partie de la digitalisation des achats

Acteur stratégique de l'entreprise et garant de la maîtrise des dépenses, les achats sont au coeur des plans de performance déployés par les sociétés. Un des angles d'approche pour améliorer cette performance des achats est celle de la digitalisation : elle facilite, simplifie ou automatise la gestion administrative et standardise les différents cas métiers tout au long des processus. Notre étude* Digital Procurement révèle que 65 % des directeurs achats ciblent une digitalisation complète de leurs processus achats d'ici 2022. Cependant, la digitalisation suffit-elle à elle seule pour gagner en performance ? Et qu'entend-on par digitalisation ? Au-delà d'une simple démarche outil, la digitalisation nécessite des techniques d'analyse en profondeur des processus en tirant parti de la valeur des données achats de façon visuelle et dynamique.

Le process intelligence, comme élément clé de levier de performance

A l'ère de la digitalisation, les directions achats se focalisent sur l'approche outil pour simplifier la gestion administrative et capter l'ensemble des activités et cas métiers réalisés par les acheteurs. Néanmoins, sans une approche processus, la digitalisation peut s'avérer inefficace et n'apporter qu'un outil supplémentaire de gestion pour les acheteurs, prescripteurs et fournisseurs. En effet, un manque de réflexion autour des différents flux existants au cours du processus achats ne permettra pas d'identifier clairement les causes des points bloquants rencontrés (par exemple, factures sans commande, retards de paiement, non-respect des contrats, non-respect des règles de contrôle interne). Le process intelligence peut justement permettre de comprendre les inefficiences et/ou les goulets d'étranglements existants, et de facto améliorer la performance générale du processus achats ainsi que le taux de couverture des dépenses. C'est en cela qu'il est une composante clé de la digitalisation.

Pourtant assez méconnu, le process intelligence favorise un angle d'approche singulier des activités, au travers des processus, et permet de mettre en exergue, grâce aux données, les points forts et les axes d'amélioration de l'entreprise en réalignant le design des processus et les besoins, et donc, la stratégie et l'opérationnel. L'objectif du process intelligence est de comprendre, optimiser et maîtriser les processus pour des processus achats plus lean et plus performants. C'est donc un prérequis indispensable dans une démarche de digitalisation des processus achats afin de bénéficier de tout le potentiel d'amélioration et des leviers d'action d'optimisation des processus achats.