Le process intelligence : une technique éprouvée de réalignement des processus grâce à l'utilisation de fonctionnalités de diagnostic et de projection

Les attentes des métiers de la fonction achats quant aux processus sont connues :

-Les acheteurs veulent des processus efficaces et fluides avec une application simple d'utilisation pour traiter rapidement l'ensemble des cas métiers (sélectionner un fournisseur, négocier les conditions, contractualiser et suivre les termes de l'accord)

-Les fournisseurs attendent des processus optimisés pour réduire les délais de règlement

-Les comptables et contrôleurs de gestion demandent des processus qui facilitent la comptabilisation et qui permettent d'obtenir une comptabilisation exhaustive et facile à opérer

-Les prescripteurs souhaitent des processus facilités qui les guide dans la création et le suivi de leur demande

La méthode du Process Intelligence permet d'une part de gagner en performance (délai, productivité, efficience) et d'autre part en maturité (valeur ajouté, harmonisation, meilleures pratiques) par son usage ciblé et peut être utilisée dans les cas suivants :

-Pour améliorer des processus métiers en réponse à des problématiques précises :

*au niveau du processus Source to Contract - Un exemple peut être l'augmentation de l'utilisation des catalogues grâce à la réduction du temps de mise à disposition auprès des opérationnels

*au niveau du processus Procure to Pay - Par exemple, en rationalisant le circuit de réceptions des commandes, en réduisant le temps de cycle de paiement, ou contrôlant les risques de fraude

- Lors de l'implémentation de projet SI Achats ou de la mise en place de solutions digitales ponctuelles

*En phase de ROI pour la partie business case (macro design et visualisation des gains)

*En phase de design pour concevoir de façon détaillée les règles de gestion et flux de façon optimisée et partagée

*En phase de recette pour vérifier que le SI produit est conforme aux attentes

*En phase de vie courante pour monitorer la tenue des performances

- Dans le cadre de la mise en place de mesures métier hors SI, comme l'évolution d'une organisation (fusion, acquisition, réorganisation, évolution stratégique...) ou un plan de transformation (transformation liée à la rationalisation d'une entité)

*Dans la phase de constat pour identifier et prioriser les difficultés à résoudre

*En phase de diagnostic pour trouver les causes des problèmes

*En phase de préconisations pour trouver les solutions optimales et les leviers d'action apportant le plus de valeur et d'amélioration

*En phase de mise en oeuvre pour préciser le design des solutions et leviers d'actions

*En phase de vie courante pour piloter la tenue des performances

Le process intelligence est à la fois un accélérateur de création de valeur par l'activation des leviers d'actions d'optimisation des processus et un facteur de sécurisation des risques en garantissant un alignement avec les besoins et attentes métiers.

Aujourd'hui il est plus que jamais nécessaire que les achats se saisissent des outils digitaux de type process intelligence et libèrent le plein potentiel de la technologie au profit de l'efficacité. Les entreprises qui s'armeront de ces outils seront celles qui sauront relever les défis de demain.

Exemple d'analyse des processus: Evaluation de la complexité du processus "Sourcing to contract" en quantifiant la standardisation du processus et en qualifiant les principales causes de dispersion du processus.