(Tribune) La "Warm Up Session": un levier pour motiver ses fournisseurs

Qui n'a jamais été confronté à un appel d'offres infructueux ? Cet échec s'explique le plus souvent par l'un ou plusieurs des éléments suivants: manque de compétition (pas/peu d'offres reçues), manque de qualité dans les réponses des fournisseurs, réponses reçues trop en retard, impératif de l'acheteur non pris en compte, besoin mal exprimé ou bien encore manque criant d'intérêt de la part du fournisseur. Pour éviter cette mésaventure ou plus généralement pour optimiser la qualité des offres en fin de RFQ, il existe une solution : les "Warm Up Session".

Définition. La "Warm Up Session" est une réunion d'information avec le plus grand nombre de fournisseurs, préalablement au lancement d'un appel d'offres important ou pour un projet stratégique de l'entreprise.

Attention ! Ne pas confondre les "warm up session" avec les réunions annuelles avec les fournisseurs comme les "strategic reviews" ou encore les "performance review". Les "warm up session" ciblent un appel d'offres en particulier. Il s'agit ici de créer l'événement afin que les fournisseurs comprennent les besoins de l'entreprise et répondent avec les ressources nécessaires dans le délai imparti. La réunion ne sert pas à préparer une future négociation, mais au contraire, sert à communiquer autour de son appel d'offres. C'est avant tout un outil de communication et de marketing pour impliquer au mieux les fournisseurs dans leurs offres.

L'atmosphère de ce type de réunion doit être conviviale afin de créer un dialogue, un échange entre l'acheteur et les fournisseurs. Bien que le message soit centré autour de l'entreprise, il doit rester humble et diplomatique.

Contenu de la session. Pour être performante la session doit comporter quatre volets.

- Le premier est la mise en avant de l'entreprise. Il faut rappeler pourquoi les fournisseurs doivent passer plus de temps sur votre projet plutôt que sur celui de votre concurrent. On peut citer les exemples d'arguments suivants : respect des dates de paiement, stabilité du panel fournisseur, relations avec les fournisseurs, parts de marchés, etc.

- Le second volet consiste à mettre en avant le marché. L'étape a pour objectif de présenter les perspectives de croissance du marché selon le secteur (aéronautique, automobile, construction, etc) et le pays/région.

- Le troisième volet est la promotion du projet ainsi que sa description détaillée. Il doit contenir la présentation de l'offre technique de l'entreprise, des besoins, du planning du projet et de l'appel d'offres, des lots, de la stratégie achats,... C'est la partie " technique " de la session. Ici, le but est de présenter aux fournisseurs quelles sont nos attentes et quels sont les principales spécificités/contraintes à respecter pour s'assurer de recevoir des offres adaptées et dans les temps.

- Le dernier volet se concentrera sur les avantages que peuvent en tirer les fournisseurs à travailler avec vous sur ce projet en particulier. Les interlocuteurs présents dans la salle seront des commerciaux. Le message de l'acheteur doit s'orienter d'un point de vue strictement commercial. L'acheteur devra présenter aux fournisseurs les bénéfices que ceux-ci pourront en tirer : implantation dans un nouveau pays stratégique ou un nouveau marché, volumes garanties sur dix ans, possibilité de développer des brevets, etc. Il ne faut pas perdre de vue l'objectif : vendre son entreprise et son projet pour obtenir les meilleures propositions de la part des fournisseurs.

Avantages. Ce type de réunion permet réellement de créer un "buzz" autour d'un appel d'offres. En réunissant les potentiels fournisseurs, le gain de temps est considérable contrairement à un appel d'offres traditionnel par mail où les échanges de mail, d'appels téléphoniques seront interminables. Durant une warm up session, les fournisseurs posent leurs questions directement et profitent des échanges pour avancer sur la rédaction de leurs offres. Cela permet d'impliquer davantage les clients internes dans le processus achat. Pour finir, cette méthode permet de vendre son besoin et de casser le monopole présent sur le marché. En effet, cela permet de les "loger à la même enseigne" et de les faire "saliver" afin d'obtenir des offres compétitives dès le départ.

Dans certains secteurs (ex : transports, énergie, etc.), en phase d'offres, l'entreprise vise à obtenir les meilleures propositions de leurs fournisseurs qui serviront de base aux estimations budgétaires. Ces estimations détermineront le niveau de prix de l'entreprise et donc sa capacité à remporter l'appel d'offres par rapport à ses concurrents. Organiser ces warm-up va donc permettre à l'entreprise de motiver ses fournisseurs qui lui feront leurs meilleures offres. Ces sessions vont donc pouvoir être un avantage concurrentiel pour l'entreprise.

Cette technique est formidable d'efficacité pour peu que la préparation de l'événement soit professionnelle et retenir les trois conseils suivants :

- se placer dans le point de vue du commercial du fournisseur ;

- organiser tout de même des sessions de questions & réponses avec les fournisseurs. En effet, l'expérience montre que les fournisseurs posent relativement peu de questions lors de ces sessions voulant éviter de dévoiler une partie de leur stratégie à leurs concurrents présents dans la salle ;

- conserver un caractère exceptionnel. Le levier de ces sessions sur la motivation des fournisseurs est important. Si par contre, cela devient habituel, l'usure naturelle prendra le pas et alors ces sessions deviendront peu efficaces.

La "warm up session" est une véritable solution face aux différentes problématiques que connait l'acheteur lors d'un appel d'offre. Elle permet de communiquer en "one shot" de manière claire et percutante à tous les fournisseurs, au même moment et au même endroit. On dit bien que qui sème partout ne récolte nulle part.

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé de AgileBuyer