[Gestion des risques] Des outils pour une bonne gestion des documents contractuels

Ils sont pour l'instant au nombre de six. Six prestataires sur le marché qui proposent aux donneurs d'ordre et aux fournisseurs des plateformes pour collecter l'ensemble des documents contractuels. "Ces nouveaux acteurs collectent les documents à la place des entreprises et se chargent de leur validité", précise Hicham Abbad Andaloussi, directeur commercial et associé de KLB Group, société spécialisée dans l'implémentation de projets. Les différences entre ces six prestataires ont trait à leur business model (certains font payer le service aux fournisseurs, comme Attestation Légale, d'autres aux donneurs d'ordre, comme e-Attestations) ou aux différents services proposés. e-Attestations, par exemple, propose une traçabilité des moyens de paiement pour lutter contre la fraude ou encore le calcul de la dépendance d'un fournisseur. Tandis que Attestation légale fait partie du GIE Opéra avec Actradis.fr, ce qui offre l'avantage de regrouper les documents collectés auprès des fournisseurs par les deux sociétés.

Quelles que soient les différences de ces plateformes, toutes offrent l'avantage d'externaliser cette gestion des documents contractuels. Les fournisseurs sont invités par e-mail à déposer leurs documents que les donneurs d'ordre n'ont plus qu'à aller récupérer. Les prestataires sont relancés par téléphone, alertés lorsque les documents arrivent à expiration, etc. "Nous proposons aux entreprises prestataires de nous signer un mandat de collecte qui nous permet d'appeler nous-mêmes les organismes pour les mises à jour", ajoute Saena Guillon, directrice grands comptes chez Attestation Légale. Une vérification de la validité et de l'authenticité des documents est également généralement faite. Le Kbis est souvent acheté directement auprès du tribunal de commerce. Quant à l'attestation Urssaf, un code sur le document permet de s'assurer de son authenticité sur le site de l'Urssaf, vérification que réalisent généralement les prestataires. Cette validation de l'authenticité des documents est plus difficile à réaliser du côté des polices d'assurance ou des organismes certificateurs. "En plus de l'attestation, nous faisons remplir au fournisseur un document précis pour s'assurer de la bonne conformité entre les deux", indique Emmanuel Poidevin, fondateur et dirigeant d'e-attestations. Ce qui fait regretter à Sébastien Baron Daf/Drh de KLB Group que les assureurs ne soient pas intégrés à ces plateformes : "Il faudrait permettre aux assureurs ou au tribunal de commerce de poster directement les documents d'assurance ou les extraits de Kbis sur la plateforme", imagine-t-il.

Suivre la collecte des documents légaux

Ces prestataires spécialisés dans la collecte des documents contractuels offrent l'avantage de mutualiser ce travail avec d'autres entreprises et donc de gérer cette problématique à moindre coût. En effet, chez Attestation Légale, les fournisseurs payent un abonnement de 24,50 euros HT par mois tandis que les donneurs d'ordre qui ont recours à la plateforme e-attestations s'en sortent pour environ 4.000 euros par mois (pour la partie réglementaire pure). Cependant, si la gestion de ces documents légaux est simplifiée, il faut continuer à la suivre d'un oeil. Car que se passe-t-il si, malgré les relances du prestataire, le fournisseur ne transmet pas ses documents légaux? C'est à l'entreprise donneuse d'ordre d'exiger de son fournisseur de remplir cette obligation. "Ces plateformes sont d'une aide précieuse mais peuvent démobiliser les gens en interne, estime Bruno Frel, responsable développement sur la thématique achats responsables au sein du groupe Afnor. L'acheteur, en collaboration avec la maîtrise d'ouvrage, doit continuer à tracer les réponses des fournisseurs." La direction des achats et les opérationnels doivent régulièrement consulter la plateforme pour s'assurer que l'obligation de vigilance est bien remplie pour l'ensemble des fournisseurs et les relancer le cas échéant.

Aller vers des solutions de gestion de la relation fournisseur

D'autant plus que se trouvent sur cette plateforme des informations intéressantes concernant les fournisseurs et les risques associés. "Ce ne doit pas être des outils achats mais ouverts au plus grand nombre pour que les opérationnels puissent vérifier ce qu'il en est au niveau de tel ou tel fournisseur, avant même de signer un contrat", conseille Alain Alleaume, associé chez Altaris. Et ce d'autant plus si l'entreprise a décidé d'aller plus loin que la simple collecte des documents contractuels. Car il existe également des plateformes de gestion des risques, comme Riskattitude, Vigilegal ou Acesia, qui font des vérifications plus poussées (contrôles auprès des assureurs et des organismes certificateurs pour Riskattitude) et/ou plus larges (Vigilegal collecte, par exemple, des documents liés aux substances chimiques ou encore spécifiques au secteur du transport ; Acesia évalue le risque fournisseurs à partir d'un questionnaire et d'attestations). Car si les plateformes spécialistes des documents contractuels vont petit à petit vers la gestion du risque financier (vérification de la santé financière du fournisseur ou encore de sa dépendance), il faut souvent aller vers d'autres outils ou prestataires pour gérer l'ensemble des risques.

Et pourquoi ne pas adopter des solutions de gestion de la relation fournisseurs comme BravoSolution ou Orgasoftware? Le coût n'est plus le même (compter environ 100.000 euros) mais ce qu'apporte l'outil non plus. "Ce qui est intéressant avec des solutions comme celle que propose BravoSolution, c'est la possibilité de suivre le contrat et ce qui a été effectivement négocié: il retrace tous les échanges autour du contrat, des documents légaux aux problèmes rencontrés avec les fournisseurs en passant par les avenants", pense Marielle Terrier, avocat au sein du cabinet Mateia. Il est essentiel d'avoir cet historique en cas de contentieux. Et le ­pilotage des risques liés au contrat se fait, grâce à ce genre d'outil, de A à Z ; depuis les négociations jusqu'aux prestations effectivement réalisées en passant par les éventuelles modifications. Tout est tracé, rien n'est laissé de côté. "Le contexte pousse les entreprises à mettre en place un processus sécurisé autour du contrat. Il y a une exigence de pilotage du risque lié au contrat. Les entreprises ont donc besoin de sécurité, de traçabilité, d'auditabilité", note Maurice Hamoir, business developer chez BravoSolution. Avec ce genre d'outil, aucun risque ne devrait donc être en théorie oublié. "Ce n'est pas juste un outil pour déposer des documents légaux : c'est un outil d'aide à la décision qui permet d'analyser le niveau de risque de travailler avec tel ou tel fournisseur. L'objectif est aussi de construire une véritable relation et stratégie avec les fournisseurs", souligne André Brabant, CEO d'Ogasoftware. Bruno Frel propose quant à lui de réaliser une cartographie des risques pour chaque segment d'achat. Mais c'est un autre projet...