Acheter en monosource : tout un art !

Pourquoi concentrer ses achats chez un fournisseur unique ? Les raisons pour lesquelles votre entreprise choisit de (ou est contrainte à) travailler avec un unique fournisseur peuvent être nombreuses. Elles peuvent venir de vos propres clients. Par exemple, cette compagnie pétrolière qui veut optimiser la maintenance de son parc peut vous imposer un fournisseur pour l'usine que vous lui construisez.

La raison peut être interne. La relation avec votre fournisseur peut être si complexe ou intégrée que la réversibilité sera trop coûteuse ou risquée. Dans certains secteurs (exemple : les semi-conducteurs), la courbe d'apprentissage sera un enjeu si important que vous n'aurez pas d'autre choix que de travailler avec un seul fournisseur.

La raison peut être dans l'offre. Dans une industrie très concentrée, votre fournisseur peut avoir le monopole. Il peut également être le seul à pouvoir répondre à vos spécifications techniques ou à vos exigences de qualité, de coût, de délais, de flexibilité, de maîtrise des risques. Dans les secteurs sensibles (le secteur militaire, par exemple), le régulateur (l'État) peut imposer un cadre qui vous oblige à ne travailler qu'avec un seul fournisseur.

Travailler avec un fournisseur exclusif est un exercice managérial délicat qui impose de maîtriser cinq leviers-clés

Gérer un fournisseur exclusif est un véritable défi collectif

Travailler avec un fournisseur exclusif est un exercice managérial délicat qui impose de maîtriser cinq leviers-clés :

*La maîtrise de la communication : l'acheteur doit absolument se voir confier la responsabilité de coordonner et de contrôler la communication commerciale et technique. Tout manque d'alignement interne sera préjudiciable : un grand défi quand on sait que les échanges avec les fournisseurs stratégiques impliquent parfois des centaines de collaborateurs, jusqu'au niveau exécutif. Une instruction claire de la direction générale, de la discipline et un outil collaboratif de gestion de la relation seront rapidement indispensables.

* L'analyse stratégique : il faut évaluer objectivement les enjeux réels de cette relation exclusive. L'analyse des forces est un préalable indispensable à toute stratégie relationnelle efficace : la dépendance peut être réciproque, la concurrence peut avoir le même fournisseur exclusif, etc. Le client qui impose son fournisseur peut assumer en partie les conséquences.

*La maîtrise des détails : il faut renforcer la connaissance du fournisseur pour comprendre ses contraintes et ses objectifs. Citons par exemple la méthode du Should Cost qui permet d'évaluer les prix de revient du fournisseur et de cadrer les négociations commerciales.

*La réduction des contraintes : il convient de maîtriser et réduire la dépendance. En décomposant un achat en sous-ensembles dont une partie sera achetée séparément ou produite en interne, le client concentre la relation avec son fournisseur sur les sujets-clés. La planification, la qualité des spécifications, la bonne utilisation des outils contractuels permettent de réduire l'incertitude.

* Le sens tactique : il faut utiliser avec discernement les leviers psychologiques.

Par un bon équilibre entre opportunités (élargir la gamme achetée, augmenter les volumes, investir ensemble, etc.) et menaces (incertitudes sur les ventes et donc les achats, volontarisme pour diversifier les achats, pénalités pour non-respect des règles contractuelles, changement d'interlocuteurs, etc.), vous créerez de l'incertitude pour le fournisseur, ce qui vous ­permettra de rééquilibrer la relation.

Attention au bluff : la confiance est un élément-clé de la relation exclusive et la perdre peut avoir de lourdes conséquences.

Le succès impose de maîtriser tous les leviers techniques et émotionnels pour créer dans la durée une tension positive. C'est un art qui impose à l'acheteur de travailler constamment sur plusieurs horizons de temps.

Par Serge Dautrif, CEO du cabinet SynapsCore, accompagne, depuis plus de 15 ans la direction générale de nombreux grands groupes industriels dans le cadrage et la mise en oeuvre de leurs grands projets de transformation.