Achats/juridique: cap sur la collaboration

Des outils matures

Si rien ne remplacera jamais un dialogue, des outils collaboratifs ont émergé sur le marché pour faciliter la collaboration entre les directions achats et juridique. "Les entreprises doivent adopter des systèmes d'information performants qui permettent de fluidifier les échanges, de tracer les actions... Il existe aujourd'hui de nombreux éditeurs qui arrivent à maturité sur ce sujet", estime Franck Levy, de Wavestone. En effet, plutôt que d'user et d'abuser d'e-mails, les outils collaboratifs permettent d'échanger des documents, de travailler ensemble dessus, d'accéder à l'historique des échanges... Martine Wallimann reconnaît que, pour la gestion des contrats, des outils communs peuvent être utiles. "Ils permettent une gestion documentaire avec un outil de workflow de validation, de revue", décrit-elle.

Mais les premiers outils communs dont doivent disposer les deux directions pour améliorer leur collaboration sont des règles et des processus clairs. Ainsi qu'une politique partagée. Sur les contrats, par exemple, les deux directions doivent s'être accordées sur une politique contractuelle claire. "Cela permet de savoir jusqu'où il est possible d'aller", estime Martine Wallimann. Une politique qui doit être partagée entre les directions achats et juridiques mais également avec les opérationnels qui sont amenés à signer des contrats. Et c'est aux acheteurs de porter cette politique contractuelle auprès des fournisseurs et de s'assurer qu'ils comprennent les contrats qu'ils signent pour éviter des problèmes par la suite. "L'acheteur doit être en capacité d'animer un écosystème fait de fournisseurs, de clients internes et de juristes", pense Franck Levy, de Wavestone. C'est en tout cas en permettant le dialogue entre ces différents acteurs que la direction des achats apporte une véritable valeur ajoutée.