Achats/juridique: cap sur la collaboration

Faire intervenir le juridique en amont

Si la nécessité d'une collaboration efficace entre achats et juridique n'est donc plus à prouver, il s'agit de lever les freins à une bonne entente entre les deux directions. Franck Levy recommande de transformer l'organisation de la société en créant un poste de contract manager. "Il s'agit d'une personne avec une casquette opérationnelle, formée par des juristes, et qui suit le contrat du début à la fin", décrit-il. C'est donc lui qui fait le lien entre les différentes directions qui gravitent autour du contrat. Sans aller jusqu'à cette création de poste, une nouvelle organisation peut être trouvée entre les services existants. Didier Dalin, d'In Extenso Avocats, conseille aux acheteurs d'intégrer le juriste aux discussions avec le fournisseur dès l'origine du contrat. "En étant présent dès l'origine, le juriste suit l'évolution du contrat et peut ainsi conseiller aux acheteurs de faire attention", pense-t-il. Un juriste peut donc être présent dès l'appel d'offres, lors des réunions de négociations avec les fournisseurs, pour commencer à parler juridique en même temps que prix et prestations réalisées.

Xavier Marchand, avocat associé au sein de Carakters, cabinet en gestion des contrats et des risques, conseille à la direction achats, à la direction juridique, mais aussi à tous les services concernés par un nouveau contrat, de construire ensemble un tableau Excel listant tous les besoins. "Il s'agit d'entrer dans le détail, en allant même jusqu'au format des factures si nécessaire. Ensuite, à chaque case du tableau Excel correspondra une clause du contrat: spécificités techniques, confidentialité, etc.", ajoute-t-il. Un travail en amont qui fait gagner du temps et qui permet également que toutes les personnes concernées par le contrat le comprennent. "Un bon contrat est quelque chose qui dit clairement ce pourquoi on s'est mis d'accord", déclare Xavier Marchand.

Franklin Brousse, avocat spécialisé dans les achats indirects innovants, informatiques et télécoms au sein du cabinet +Avocats, invite quant à lui à définir des règles de fonctionnement entre les deux directions. "Les achats doivent se coordonner avec les juristes pour savoir quand et comment faire intervenir le service juridique, en fonction des typologies d'achat, du montant, de la nature du contrat, mais aussi du niveau de formation et de maturité juridique des acheteurs", indique-t-il. Car si l'acheteur n'a pas vocation à connaître l'environnement réglementaire, il doit savoir négocier certaines clauses comme celle relative aux pénalités ou aux conditions financières. "Cela permet de ne plus faire intervenir la direction juridique sur des questions basiques que l'acheteur peut régler seul : la direction des achats gagne ainsi du temps et peut signer plus rapidement et les juristes gagnent en qualité de relation puisqu'ils n'interviennent plus que sur les questions où ils apportent une réelle valeur ajoutée. C'est gagnant-­gagnant", estime Franklin Brousse.

Il encourage également les juristes à réaliser des modèles de contrats accompagnés de fiches de présentation qui expliquent comment les utiliser, afin de renforcer l'autonomie des acheteurs au niveau juridique tout en s'assurant que les risques liés aux contrats sont bien gérés. "Ces modèles types doivent être suffisamment équilibrés, apporter un niveau de flexibilité suffisant", prévient Martine Wallimann, de Synapscore. L'acheteur doit en effet savoir sur quelles clauses il est possible de faire des compromis et lesquelles il faut absolument conserver telles quelles. Ce qui nécessite une formation des acheteurs à ces différentes clauses.

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