Achats/juridique: cap sur la collaboration
Formation et dialogue
Car rendre autonomes les acheteurs ne veut pas dire les lâcher seuls dans l'univers juridique, sans accompagnement. Franklin Brousse insiste sur la nécessité de former les acheteurs au juridique. "Les juristes doivent former les acheteurs à la bonne utilisation des contrats, pour leur permettre de s'approprier ces outils, conseille-t-il. Plus les acheteurs sont formés, moins ils sollicitent les juristes pour des questions purement juridico-juridiques." Ces formations peuvent être réalisées par la direction juridique en interne ou par des formateurs externes. Quoi qu'il en soit, elles doivent se baser sur les besoins réels des acheteurs. "Lors des formations que je réalise auprès des directions achats, j'aborde des questions très pratiques : qu'est-ce qu'un contrat ? à quoi sert-il ? quels processus ?... Les acheteurs viennent avec leurs contrats et nous discutons de leurs besoins concrets. Puis nous regardons ce qui leur paraît clair et ce qui ne l'est pas. À la fin, tout doit être clair. L'objectif est de leur démontrer que le droit est une boîte à outils qui est là pour les aider, pas pour les embêter", explique Xavier Marchand, du cabinet Carakters. Martine Wallimann, de Synapscore, pense que ces formations sont l'occasion de faire comprendre les enjeux juridiques. "Sur le prix, par exemple, il est utile d'expliquer ce qu'il est possible de faire en termes de ristourne. La marge également est une problématique complexe. Et l'acheteur doit comprendre les problématiques de concurrence, pointe-t-elle. Ce n'est qu'en étant formé, sensibilisé à ces problématiques qu'il arrivera à déterminer dans quels types de situation il doit solliciter le service juridique et donc qu'il évitera de se retrouver dans des situations compliquées."
Au-delà de la formation, c'est un dialogue qui doit s'instaurer entre les deux directions. C'est en effet par le dialogue que la plupart des problèmes en lien avec les achats et le juridique peuvent se régler. Or, les deux directions ont parfois peu d'occasions de se rencontrer et donc d'échanger. "La direction juridique n'occupe parfois pas les mêmes locaux que les opérationnels, constate Didier Dalin, d'In Extenso Avocats. L'entreprise doit donc organiser des réunions et des séminaires réunissant les membres des différentes directions afin qu'ils apprennent à travailler ensemble." Dans certaines sociétés, ce dialogue est favorisé par l'intégration d'un juriste au sein même de la direction achats (voir ci-dessous).
Chez Malakoff Médéric, une juriste intégrée aux achats
Et si la solution pour faire collaborer les directions juridique et achats était d'intégrer des juristes au sein des achats? C'est en tout cas le choix qu'a fait le directeur achats de Malakoff Médéric il y a huit ans en recrutant une juriste totalement dédiée à sa direction. "L'objectif était de répondre à une problématique de réactivité. Selon ses calculs, il fallait alors entre trois et six mois pour signer un contrat, ce qui était beaucoup trop long", explique Laurie Soldevilla, juriste achats au sein de Malakoff Médéric. À son arrivée, la juriste commence par rédiger des contrats afin de ne pas intervenir en mode pompier, mais en amont. "J'ai demandé aux acheteurs de mettre des modèles de contrats dans l'appel d'offres pour qu'ils prennent l'habitude de m'intégrer en amont: la négociation juridique a ainsi lieu en même temps que la négociation commerciale", décrit-elle.
Parallèlement, elle apprend le métier d'acheteur et suit toutes les formations qui leur sont dédiées, afin de bien comprendre leurs problématiques. "Et comme je suis dans le même open space qu'eux, je les écoute parler et apprends également de cette façon", raconte-t-elle. Elle essaye également de sensibiliser les acheteurs au juridique, de les faire monter en compétence sur les modèles de contrats ou encore sur quelques points juridiques simples. "L'objectif est de faire sortir des contrats sans que je les voie à travers des modèles de contrat qui collent à leurs attentes", avance Laurie Soldevilla. Au final, l'objectif de réactivité a été atteint: trois ans après l'arrivée de la juriste, le délai de signature est descendu à trois semaines. "Il est même encore plus bas aujourd'hui", pense Laurie Soldevilla. La juriste dit également apporter des réponses de plus en plus rapides en cas de contentieux. "Mon objectif est de répondre aux recommandés qui nous sont adressés sous huit jours maximum afin de ne pas laisser traîner un problème", explique-t-elle.
Un dialogue qui est essentiel pour gérer les contrats sur la durée et informer le juriste de l'exécution du contrat. "Souvent, la direction juridique n'est plus tenue informée de l'exécution du contrat. Elle n'est appelée qu'en cas de problème. Or, la collaboration ne cesse pas à la signature", pointe Didier Dalin. Un dialogue également nécessaire pour trouver des solutions à deux. "Pour comprendre la complexité d'une situation, il faut se parler. Cela peut prendre la forme d'un rapide coup de fil. Mais un échange oral vaut mieux que des e-mails dans tous les sens", avertit Martine Wallimann.
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