DossierLes 6 étapes-clés du processus achats

2 - Étape 2 : soigner son appel d'offres

Étape incontournable, l'appel d'offres sera mené par un acheteur spécialisé ou par l'acheteur leader, selon l'organisation de la structure. Petit rappel de la composition du dossier...

Dans une démarche traditionnelle d'appel d'offres, il convient de déterminer quels collaborateurs auront la responsabilité du lancement. L'équipe est composée différemment selon les situations. Dans une organisation achats centralisée, l'acheteur spécialisé concerné par le produit ou le service lance l'appel d'offres. Au sein d'une organisation décentralisée forte, l'appel d'offres sera mené par l'acheteur leader. Lorsqu'il s'agit d'achats non stratégiques délégués aux utilisateurs, l'appel d'offres peut rester sous leur responsabilité.

La composition du dossier d'appel d'offres

Le dossier comprend plusieurs documents :

- une lettre d'introduction qui présente le contexte de la consultation, les objectifs visés et la date limite de retour des offres ;

- un accusé de réception que doivent retourner les fournisseurs en tenant compte du délai de réponse ;

- un guide de l'appel d'offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement ;

- le cahier des charges des produits ou services ;

- les termes et conditions de l'établissement d'une relation d'affaires ;

- un questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur ;

- un guide de réponses qui précise les supports à utiliser, les formulaires-types, les délais ;

- des annexes, s'il y a lieu.

Tous ces documents sont à envoyer aux fournisseurs, soit par courrier postal, soit par e-mail. Néanmoins, les grandes entreprises utilisent le plus souvent des portails électroniques de gestion d'appels d'offres.