Des logiciels de flotte auto pour gagner en efficacité

Entre la gestion des cartes de carburant, le suivi de renouvellement des cartes d'autoroute, le suivi sur l'entretien du parc auto, la gestion des sinistres, des infractions, du remplacement des voitures... les tâches du gestionnaire de flotte sont multiples. Or, nombre de flottes automobiles sont gérées sans outil informatique spécialisé, les gestionnaires ayant recours à un tableur bureautique (Excel notamment).

Ce choix, qui peut être très efficace pour une flotte de moins de 50 véhicules, atteint vite ses limites et présente quelques inconvénients : manque de fiabilité sur la qualité des données, partage presque inexistant, risque de perte d'informations ou de modification non autorisée, difficulté à déclencher des alertes... Pour gérer un parc auto important, les gestionnaires de flotte doivent se tourner vers des spécialistes pour exploiter des outils considérés comme des aides à la décision.

"L'intérêt d'une solution de gestion de flotte est de pouvoir intégrer toutes les informations dans un seul et même outil" - Paul Duchêne

Avoir confiance dans ses données

Les outils spécifiques au métier de la gestion de flotte automobile sont donc devenus indispensables pour que les gestionnaires puissent avoir toute confiance dans les données traitées et les actions déclenchées et ce, dans une organisation qui valorise leurs compétences. "En raison de l'éparpillement de ces informations (chez les partenaires : loueurs, pétroliers, pneumatiques, etc.), l'intérêt d'une solution de gestion de flotte est de pouvoir intégrer toutes ces informations dans un seul et même outil, sans avoir à se soucier de la fiabilité des données traitées", souligne Paul Duchêne, directeur commercial associé chez Phoenix Développement.

Une fois les données "absorbées" par l'outil de gestion, des alertes et des listes de tâches à réaliser peuvent être déclenchées. Le logiciel est donc en mesure de rappeler au gestionnaire les actions à effectuer de manière quotidienne et automatique. L'impact est ressenti vers tous les services connexes au gestionnaire de flotte : le service RH pour les avantages en nature, par exemple, les services achat, qui ont besoin de connaître les coûts, le service comptable, etc. "Attention néanmoins à identifier correctement les processus de gestion, sinon le logiciel devient inopérant", avertit Paul Duchêne. Ce qui incite à structurer la gestion de la flotte automobile.

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Maîtriser ses coûts de mobilité

Grâce aux automatismes des calculs réalisés par les outils de gestion de flotte et la production de reporting et autres statistiques sur les prix de revient des véhicules, les décisions prises par les responsables sont susceptibles d'être mieux adaptées et plus efficaces. "L'objectif d'un outil de gestion de flotte est bien la maîtrise des coûts, le fameux TCO pour un gestionnaire", précise Matthieu Echalier, directeur général de Gac Technology. Il s'agit non seulement d'avoir un oeil sur le TCO des véhicules (entretien, cote des voitures, assurances, coût d'usage, etc.), mais également sur le TCO conducteur (tous les frais imputables à la conduite). Sans oublier celui lié à la mobilité, appelé également TCM (total cost of mobility), qui englobe les frais de billets d'avion, de train, les trajets en taxis, le parc deux-roues, etc. Par ailleurs, le logiciel doit être capable d'identifier de nombreuses anomalies : une consommation abusive, des kilométrages anormaux, des collaborateurs qui ont dépassé la capacité du réservoir, etc.

Des avancées en termes d'ergonomie

PiloteGestion est un logiciel disponible en mode Saas

Souvent critiqués en raison de leurs interfaces austères et complexes d'utilisation, les outils de gestion de flotte ont fait d'énormes progrès ces cinq dernières années. Les logiciels proposés sur le marché (Phoenix Développement, PiloteGestion, Infoparc SIP2, Delta Tech WinFlotte, Gac Car Fleet, etc.), sans oublier les outils proposés par les loueurs eux-mêmes, n'ont rien à voir à ceux que l'on pouvait acquérir dans les années 2000 en termes d'ergonomie : "Notre solution a avant tout été pensée pour simplifier l'ergonomie en nous appuyant notamment sur le célèbre Microsoft Excel", remarque Laurent Hauducoeur, président de PiloteGestion. Néanmoins, les logiciels restent assez complexes à paramétrer au départ. Certains requièrent plusieurs mois de mise en oeuvre, quand d'autres ne demandent que quelques jours. Les gestionnaires de parc sont, en outre, souvent amenés à suivre des formations pour utiliser convenablement les outils les plus complexes.

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Un abonnement "Saas" privilégié

L'acquisition en mode licence a quasiment disparu pour laisser place aux abonnements web ou Saas (software as a service). Phoenix Développement propose sa solution exclusivement en mode Saas par Internet, de 1,2 à 3 € HT par mois et par véhicule. Pour PiloteGestion, il faut compter un abonnement compris entre 200 et 250 € par mois pour une flotte auto inférieure à 200 unités.

Quant à Gac Car Fleet, l'abonnement est sensiblement le même, c'est-à-dire entre 1 et 4 € par mois et par véhicule. Enfin, la capacité des éditeurs de logiciels à offrir des services d'externalisation à leurs clients est de plus en plus prise en compte. Mais, sur ce terrain, les éditeurs doivent batailler avec les loueurs, qui sont déjà positionnés sur ce marché. Une "bataille" loin d'être finie.