Fleet management : encadrer les demandes des conducteurs

En 2020, la fiscalité écologique pèse, plus que jamais, sur le choix des gestionnaires de flottes mai s également sur ceux des utilisateurs. Début février, une conférence du salon Flotauto évoquait la nécessité de gérer les demandes des conducteurs. Au sein de son parc, l'équipementier Jtekt a conservé le diesel pour les forts kilométrage mais l'essence gagne du terrain pour des usages moins intensifs. "Certains conducteurs ont compris mais d'autres se sont montrés réticents car cela impliquait un changement de catégorie de véhicule", relate Corine Dutang, car fleet manager Europe. D'autres craignaient de passer à la pompe plus fréquemment."

L'entreprise, qui anticipe les zones à faibles émissions et l'interdiction du diesel en ville, a expliqué à ses collaborateurs la nécessité de conduire différemment. Avec l'appui de la direction générale, le message est passé. Autre évolution, les car policy construites à partir du prix d'achat des véhicules ou des loyers ne permettent plus de maîtriser tous les coûts associés. L'enveloppe doit être calculée en TCO pour chaque collaborateur. Ainsi, chez Jtekt, un directeur de site peut prétendre à un véhicule jusqu'à 550 euros de TCO (et non de loyer) et un directeur de département jusqu'à 700 euros.

Des catalogues "fermés"

Pour laisser une liberté de choix, tout en l'encadrant, les gestionnaires peuvent définir un catalogue de modèles, toujours par niveaux de TCO. "Une logique de catalogue permet de réduire les demandes atypiques, appuie Jean Bertoletti, principal au sein du cabinet Ayming. Mais il est important d'écouter et d'analyser les demandes en amont pour ne pas générer d'attentes folles tout en répondant au plus grand nombre." Ainsi, chez JC Decaux, "La car policy répond aux besoins des directions commerciale, ressources humaines, financière et aux interrogations des conducteurs", évoque Mathieu Charpentier, directeur de la flotte automobile. Pour conserver une offre adaptée tout en maîtrisant ses coûts, ce gestionnaire prospecte l'offre disponible le plus largement possible. Désormais, la car policy recense des produits provenant de 17 constructeurs différents (VP et VU).

Reste la question de la personnalisation des véhicules à la demande des collaborateurs par le jeu des options et des accessoires. "Tout accessoire qui dépasse le plafond fixé est autorisé mais à la charge du collaborateur et à condition de le démonter avant la restitution du véhicule, détaille Lahlen Allali, responsable services généraux, sécurité et environnement de travail d'Adisseo France. Le collaborateur a également la possibilité d'intégrer les accessoires dans l'enveloppe globale mais au détriment du prix véhicule choisi".

Distinguer options et accessoires

Chez Jtekt, la car policy prévoit que le budget alloué à un collaborateur doit couvrir le véhicule et ses options sans qu'il puisse en rajouter à sa charge. En revanche, l'entreprise autorise un unique accessoire tel qu'un attache d'attelage, que le conducteur doit commander et régler au loueur avant la livraison du véhicule. "Attention à l'assurance, pointe Jean Bertoletti. Dans le cas d'un attelage, sa couverture doit être prévue dans le contrat." Par ailleurs, Jtekt a interdit certaines options telles que les barres de toit qui peuvent impacter le taux de CO₂ du véhicule en WLTP. "En cas de demande spécifique, nous demandons au loueur de calculer un TCO théorique puis nous le calculons en réel, régionalement", explique Mathieu Charpentier. La méthode la plus simple consiste encore à verrouiller le libre choix des options, par exemple en rentrant dans son catalogue des véhicules en finition "business" qui intègrent les options les plus demandées sans aucune inconnue pour le TCO. Autre avantage, les véhicules ainsi dotés seront plus faciles à réattribuer en cas de départ d'un collaborateur. Pas sûr, en effet, qu'un conducteur ait envie de conserver la boule d'attelage greffée par son prédécesseur à l'arrière de son SUV de fonction.