Les outils d'automatisation avancés se démocratisent

Entre les gains d'efficacité apportés en interne et la possibilité de mieux enrichir les offres adressées aux clients, les technologies innovantes au service de l'optimisation de la gestion documentaire sont souvent décrites comme un double levier pour les entreprises. Si le premier atout devient évident, le second semble moins évoqué dans les intentions qui président aux projets de transformation digitale, alors même que les attentes des clients finaux sont toujours plus fortes. Une étude réalisée en février?2020 par Censuswide indique que 54?% des acheteurs sont prêts à changer d'offre si l'expérience numérique proposée n'est pas en phase avec leurs attentes. Chez les 18-24 ans, la part atteint même 60?%. La disponibilité en toute simplicité de contenus enrichis agrégés détaillant les produits est en passe de devenir un critère central du parcours d'achats.

Beaucoup d'entreprises prennent conscience des nouveaux enjeux et adoptent aujourd'hui le virage technologique dans leur organisation.

"Même si, assez logiquement, les plus jeunes structures semblent davantage sensibilisées à la pertinence de se tourner vers des solutions cloud intelligentes apportant des gains d'agilité, de l'automatisation, les offres se démocratisent actuellement. Des sociétés de divers horizons s'y intéressent plus facilement. Cette tendance est née en 2015-2016, et se développe rapidement depuis 3 ans?", remarque Ruggero Pizzo, directeur Division Business & Digital Solutions de Konica Minolta.

L'évolution conduit les responsables à davantage considérer leurs données comme un patrimoine business important qu'il s'agit de valoriser. "L'accessibilité toujours grande aux technologies innovantes est l'occasion de franchir le pas : il y a quelques années encore, en dessous de 100 000?euros, on n'intégrait pas de solutions GED (gestion électronique des documents). Désormais, à partir de 4 000?à 5 000 euros auxquels s'ajoutent ensuite 200?euros par mois d'abonnement, les entreprises peuvent intégrer des solutions tout à fait intéressantes", décrit-il.

Quel que soit le secteur d'activité, l'objectif pour la société cliente est de délivrer une expérience utilisateur optimale visant à améliorer la productivité des employés. Permettre d'oeuvrer avec une plus grande agilité s'avère d'autant plus judicieux dans un contexte de mobilité professionnelle fortement accrue (télétravail, déplacements...). Il s'agit également de mieux intégrer techniquement les données dans ce but : un document consulté doit s'ouvrir dans le bon format, simplement, de la manière souhaitée, afin d'optimiser le workflow dans son ensemble.

Des besoins omniprésents

"Tout le monde utilise des documents en grande quantité à l'heure actuelle, y compris les petites entreprises de quelques salariés", rappelle Ruggero Pizzo. François Thevenot, directeur des ventes de la région France et Europe du Sud au sein du fournisseur de solutions Foxit Software, souligne "la forte mutation qui s'est opérée dans les administrations publiques où la demande est aujourd'hui très forte, tout comme les entreprises dotées de nombreuses informations confidentielles (industriels des domaines chimiques, pharmaceutiques...)." Indépendamment des secteurs, le marché se caractérise par une verticalité de la demande. "Les départements juridiques, de façon générale, sont en grand besoin d'innovations de ce type", illustre-t-il.

D'autres opérations d'automatisation portent sur la dématérialisation des factures fournisseurs, des factures clients, de documents RH tels que les bulletins de paie. Le contexte de confinement lié à la crise sanitaire de la Covid-19 a été un grand problème pour de nombreux petits acteurs de l'industrie notamment, comme le souligne Ruggero Pizzo : "Jusque-là, ils ne s'intéressaient pas à la digitalisation des pratiques, et ont compris à leurs dépens que dans une organisation digitalisée, l'impression, la mise sous pli, l'envoi par voie postale sont des problématiques inexistantes. Ces profils sont désormais de nouveaux clients." Mais dans la jungle des prestataires positionnés sur ce créneau, encore faut-il savoir quelle offre correspond véritablement au besoin exprimé.

Konica Minolta a pris le parti d'étudier une base de 200 de ses clients dans le but de comprendre quel type de solution est le plus approprié en regard de la problématique posée. Consécutivement à cette analyse d'une multitude de cas de figure, les Digi Packs de l'entreprise ont vu le jour. Différents livrables sont alors fournis portant sur le cadrage et la planification du projet dans un premier temps, sur l'outil technologique dans un deuxième temps, et enfin sur la documentation, la formation dispensée et les propositions d'ateliers utilisateurs.

Des tâches en mutation

L'intégration de la signature électronique avec cryptage, le recours aux certificats dans le cadre de l'archivage à valeur probante concentrent une grande partie des demandes, tout comme les modifications de formats PDF destinés visant à assurer la transformation de textes, d'images ou les traitements en vue de leur archivage (PDF/A). La réorganisation de documents volumineux à partir d'outils technologiques suscite également un grand intérêt.

"Dans un dossier juridique, si on veut fusionner différents documents pour constituer un dossier unique, mais en supprimant malgré tout certaines pages, l'opération peut se faire très facilement", illustre François Thevenot.

Alors que les données sont omniprésentes, toujours plus nombreuses et éparpillées dans l'entreprise, la maîtrise des contenus et leur mise à disposition deviennent complexes. " C'est pourquoi les plateformes DAM (Digital Asset Management) intéressent de plus en plus. Elles permettent de centraliser l'accès aux contenus de toute nature. Il peut s'agir de vidéos, d'images, de représentations 3D, de documents textuels associés...", indique Grégory Carlin, au sein de l'équipe produits de l'éditeur de solutions de gestion de contenus numériques Nuxeo.

Une plateforme DAM forme une avancée pertinente pour plusieurs catégories de collaborateurs. Les systèmes en place dans les entreprises se caractérisent souvent par une approche spécifique : les solutions PIM (Product Information Management) sont centrées sur le produit, les applications marketing sont orientées Planning Project. "Il manque ainsi une vue centralisée sur l'ensemble des contenus du système d'information. Ce type de plateforme est voué à jouer le rôle de socle commun pour des acteurs variés, tels que les chargés de sites e-commerce, les collaborateurs du marketing, ou encore les créatifs travaillant sur des séances de shooting. Lorsqu'une photo est utilisée, il importe de pouvoir s'assurer facilement qu'il s'agit du bon élément à mettre au bon endroit, dans la bonne résolution, avec la certitude de disposer des droits de diffusion associés", illustre Grégory Carlin.

Les clés d'une adhésion réussie

Reste à oeuvrer en faveur d'une appropriation effective de ces solutions innovantes par les collaborateurs des différents départements dans l'organisation. Potentiellement, elles impliquent des profils divers ayant des cultures technologiques très variables. "C'est pourquoi il est essentiel de veiller à la manière dont on réalise la réception des documents, les workflows de validation. Même si toutes les entreprises disposent du même type de processus, tous les cas de figure sont uniques. La formation et les ateliers utilisateurs doivent être axés dans ce sens pour véritablement garantir l'adhésion des utilisateurs finaux", assure Ruggero Pizzo. Pour mettre toutes les chances dans le sens d'une adhésion collective, Foxit Software propose la mise en place de "power users", un groupe de 5 et 40 salariés chez le client qui seront mis à contribution par la DSI pour les tests et la diffusion de leur expérience auprès des autres collaborateurs. Le travail en coopération avec la DSI est crucial dans ce type de projet, car celle-ci se retrouve en difficulté si l'outil logiciel est mal adopté.