Mobilier : trois entreprises ont revu leurs espaces de travail pour favoriser l'échange

Des espaces collectifs pour travailler... et vivre ensemble. Les salariés français passent aujourd'hui 25 % de leur temps en entreprise en dehors de leur poste de travail (salles de réunion, espaces communautaires, lieux de brainstorming...) et 19 % déclarent fréquenter les tiers-lieux. En outre, un salarié sur quatre se dit prêt à perdre un peu de son espace individuel afin d'accéder à de nouveaux espaces innovants. "Les bureaux deviennent de véritables leviers d'empowerment, accélérant l'évolution du management traditionnel vers des modèles plus participatifs, horizontaux et distribués. Ce mouvement n'est plus l'apanage des start-up. En refondant leur environnement, les grandes entreprises offrent à leurs collaborateurs une expérience de travail et de vie unique et engageante", affirme Flore Pradère, responsable de la recherche entreprise chez JLL.

Une expérience unique et engageante, c'est justement le pari que s'est lancé InVivo. Le groupe ­coopératif agricole, installé à la Défense depuis le mois de mars, a aménagé des plants de tomates dans ses nouveaux bureaux. Ces îlots de travail et de repos potagers, créés en collaboration avec Les Jardins de Gally, "font le lien avec le coeur de métier d'InVivo, partenaire de toutes les agricultures, en faisant entrer la nature dans les bureaux", explique Nadine Bindefeld, directrice immobilière du groupe. Une dizaine d'alcôves réparties dans les cinq étages du nouveau siège accueillent plantes aromatiques, fraises et tomates. La structure, qui comprend l'irrigation automatique et un éclairage led spécifique, a nécessité plusieurs mois de R&D, menée par Le Bureau d'Études de Gally, structure de conseil spécialiste de l'ingénierie et du design végétal, en collaboration avec l'entreprise générale Alryus, les agenceurs de JLL et l'agence d'identité visuelle W. "Cette installation répond à un fort besoin de travailler autrement, via des espaces informels, et à l'ambition d'innovation du groupe sur tous nos métiers", souligne Nadine Bindefeld. L'agriculture urbaine, nouvelle tendance d'ameublement dans les bureaux ?

Le mobilier au service de l'innovation

Dans son nouveau siège, InVivo a mis l'accent sur une esthétique et un agencement technologique, pour servir une nouvelle culture d'entreprise davantage centrée sur le digital et l'innovation. Dans le hub, première pièce desservant le reste de l'étage et faisant office de cafétéria, grandes tables et sièges duo isolés phoniquement sont des lieux de réunion informelle, d'échange et de partage. Des évènements internes y sont régulièrement organisés. Le reste de l'étage est constitué de plusieurs espaces ouverts, sans aucun bureau individuel. Très peu de rangements ont été installés. "Au moment du déménagement, le tri que nous avons entrepris nous a permis de jeter neuf tonnes de papier. Les collaborateurs n'ont reçu qu'un nombre très réduit de cartons par personne, calculé selon les besoins et en fonction des contenants mis à leur disposition à l'arrivée", précise Nadine Bindefeld. Les bureaux sont attribués, toutefois le projet a été livré de manière à pouvoir accueillir une organisation en flex office si l'organisation était modifiée. Il n'y a donc pas de caisson sous les bureaux et chaque collaborateur possède un casier et une valisette en plastique pour ranger ses affaires du quotidien (dossiers, stylos, laptop). Les bureaux doivent être rangés pour être libérés à tout moment afin d'accueillir des collaborateurs se déplaçant depuis la province.

Une dizaine de micro-salles, baptisées les "bulles" , ont été créées pour s'isoler ou se réunir en petit comité. Aménagées confortablement, elles sont appréciées des collaborateurs qui peuvent s'échapper des espaces ouverts mais aussi organiser des conférences téléphoniques. Pour réguler l'occupation des salles, un écran tactile permet, depuis le hub, de consulter un plan des locaux et de réserver une salle. Autre exemple d'aménagement spécifique, l'Agora est dédiée au design thinking et à la créativité. Doté d'un écran tactile et de mobilier modulable, du type coussins, cet espace se veut être la vitrine technologique du groupe. Un espace bibliothèque est également ouvert, où ni réunion ni téléphone ne sont autorisés.

Les espaces collaboratifs sont également au coeur du projet Abellio, nouveau siège toulousain de Crédit Agricole Immobilier (CAI). "Au-delà d'un projet d'emménagement, Abellio porte une ambition managériale forte : renforcer la cohésion, le bien-être et la performance des équipes au service de nos clients et du développement de projets immobiliers porteurs de sens et d'utilité sur le territoire toulousain", développe Marc Oppenheim, directeur général de Crédit Agricole Immobilier. Une salle d'innovation a été dotée d'un écran tactile et de modes d'assise évolutifs, sans table, pour favoriser la créativité. Pour compléter le dispositif des salles de réunion classiques, des équipements ont été prévus pour s'isoler ou travailler à plusieurs de manière informelle. Une cafétéria lounge s'impose comme le point névralgique du bâtiment, propice à la rencontre des collaborateurs. "L'aménagement du site a été prévu pour accroître les échanges, tout en développant une approche des cas en mode projet, mais aussi pour mieux accueillir nos clients, avec notamment la création d'un showroom", révèle Guillaume Schmid, responsable projets et négociation au sein de la direction d'immobilier d'exploitation de CAI.

Pas de mobilier sans l'immobilier...

Le mobilier choisi par Crédit Agricole Immobilier s'inscrit dans une réflexion plus globale. L'immeuble, livré par GA Smart Building, promoteur et constructeur, fait la part belle aux espaces ouverts et lumineux. "La qualité d'un immeuble et sa capacité à répondre aux enjeux de confort et de collaboration sont primordiales", analyse Sébastien Matty, président de GA. Abellio répond donc à de hauts standards environnementaux grâce à la certification HQE. L'immeuble est doté de nombreux atouts techniques (éclairage led, façade vitrée respirante...) permettant de limiter ses consommations. "Nous avons opté pour une gestion technique centralisée afin de disposer de nos consommations en temps réel et les optimiser", précise Guillaume Schmid. Le système Gapéo (gestion active de la performance énergétique par ordinateur) développé par GA permet ainsi à CAI de monitorer température, lumière et ventilation en temps réel tout en minimisant les consommations d'énergie.

L'accompagnement des collaborateurs

Pour Schneider Electric, qui a mis en place le flex office dans son bâtiment Technopole à Grenoble, le mobilier collaboratif était également au centre de la réflexion. De la collaboration avec Génie des Lieux est né un projet favorisant la diversité des assises et des positions de travail pour répondre aux nouveaux besoins des collaborateurs, amenés à travailler en dehors des plateaux habituels : postes à quatre, deux ou une place(s) selon l'activité, mais aussi canapés ou tables hautes, dans les coursives et jusque dans le restaurant, ainsi que des "discussion pods" disposés dans l'ensemble du bâtiment. Pour conserver de la flexibilité dans les occupations, le programmiste a conçu un principe de cloisonnement, permettant ensuite un travail sur le mobilier et les usages avec les futurs occupants, pour laisser une liberté complète dans le choix du mobilier. "La partie mobilier est primordiale car elle structure l'espace. À condition d'anticiper le budget parfois conséquent du mobilier collaboratif !", prévient Frédérique Mansoux, associée chez Génie des Lieux.

Grâce à une application de visualisation 3D numérique, le programmiste a pu faire se promener les collaborateurs dans les différents espaces afin de s'y projeter avant la construction. Un espace témoin mobilier a permis de tester le mobilier collaboratif. "Il est très important d'amener les futurs occupants à se projeter, pas trois mois avant mais bien en amont, en lançant un espace témoin, ou si le délai le permet, des pilotes, pour avoir un retour d'expérience et ne surtout pas imposer une solution. En septembre, nous prévoyons de lancer des mesures de l'activité in situ, afin de définir quelles sont les activités réelles et à quels postes, pour identifier les adaptations éventuelles. Le flex est un projet permanent, il faut savoir s'adapter et redéfinir les règles de vie en l'occupant", conclut la spécialiste des ­aménagements.