La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle un projet achats ?

La dématérialisation des factures est un enjeu stratégique des directions achats, notamment dans un contexte de rationalisation constante des processus achats et comptables. L'enquête "Tendances Achats 6", menée par Ivalua - l'un des principaux éditeurs sur le marché mondial des solutions e-Achats - auprès de la communauté achats internationale fait le point sur les perspectives d'un projet de dématérialisation des factures fournisseurs, mais aussi sur les outils permettant de mesurer l'efficacité du déploiement d'un tel projet. Et rend compte que les achats n'ont pas toujours un rôle déterminant. Retour sur les principaux renseignements.

1 / Les achats n'ont pas l'initiative de la dématérialisation

C'est le premier constat de l'enquête "Dématérialisation des factures fournisseurs : projet achats ou projet d'entreprise" menée par Ivalua : la direction finance de l'entreprise serait la principale responsable des projets de dématérialisation des factures fournisseurs, selon 57 % du panel. Les achats ne prendraient l'initiative et la responsabilité du déploiement du projet que pour 30 % des interrogés. En conséquence, dans le processus procure-to-pay les directions achats seraient souvent limitées aux fonctions support - négociation, gestion du panel fournisseurs... -, note l'étude.

2 / La réduction des coûts de traitement, objectif n° 1

Premier objectif d'un projet de dématérialisation des factures : la réduction des coûts de traitement administratif pour plus des de tiers répondants (68 %). Un enjeu important, puisque, rappelle l'étude, "l'automatisation du traitement des factures fournisseurs permet la suppression de tâches pour certaines manuelles et redondantes - réception, saisie, gestion des litiges et des erreurs, rapprochements bons de commande et livraison... -", sources d'erreurs et de fraudes.

Suivent l'amélioration de la traçabilité des factures au sein du processus procure-to-pay (50 %), la diminution du nombre d'erreurs (27 %) ou, encore, la promotion d'une entreprise "zéro papier" (22 %). Le respect des délais de paiement des fournisseurs est l'un des enjeux les moins cités.

3 / L'échange de données informatisées, mode de traitement le plus performant

L'EDI, pour échange de données informatisées, recueille le plus de suffrage quant à sa performance pour le passage d'une facture papier à une facture électronique. Ivalua rappelle sa définition : "L'EDI est un échange informatique entre les SI fournisseurs et clients d'une facture électronique émise dans un format normé reconnu et lu par les 2 SI sans aucune intervention humaine."

4 / Les leviers de performance : la connexion entre ERP et outils de dématérialisation

Les deux principaux leviers de performance d'un projet de dématérialisation sont l'intégration des fonctionnalités de dématérialisation des factures avec l'ERP comptable / finance (69 %), et avec l'outil de gestion des demandes d'achats, commandes et réceptions (50 %).

5 / Le facteur de succès : la collaboration entre directions financière et achats

Pour qu'un projet de dématérialisation des factures fonctionne, les interrogés sont bien conscients de la nécessaire collaboration entre directions financière et achats et placent l'accroissement des relations entre les deux entités comme le principal facteur de réussite (59 %). 30 % estiment que la "mobilisation d'équipes pluridisciplinaires", composées des acteurs achats, finance et IT, est une variable essentielle du succès.

Seuls 11 % des interrogés pensent que la sensibilisation des fournisseurs est un passage obligé vers la réussite du projet.