[Fiche pratique] Optimisation des process de gestion de l'intérim

Lorsqu'une entreprise souhaite réduire ses dépenses en intérim, elle peut être tentée de se focaliser uniquement sur la renégociation des conditions tarifaires : coefficients de délégation et de gestion, RFA... Or, même s'il s'agit d'une prestation de services, il convient de raisonner en cout complet en prenant en compte tous les coûts associés et cachés de l'intérim. Appliqué au poste de dépense qu'est le recours au travail temporaire, ce raisonnement amène les entreprises utilisatrices à s'interroger sur leur process de gestion de l'intérim. Optimiser sa gestion d'intérim permet aussi bien de réduire les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée qu'améliorer le suivi opérationnel et financier de l'intérim pour mieux appréhender et piloter cette catégorie d'achats.

1. Audit interne préliminaire

Pour optimiser son intérim, il convient dans un premier temps d'identifier les différentes tâches du processus qui est en place dans l'entreprise utilisatrice. Ce processus démarre à l'expression du besoin et se poursuit jusqu'à la facturation, en passant par le passage de commande auprès des entreprises de travail temporaire (ETT) et le suivi des contrats de mission. Pour valoriser le volume d'ETP en charge de la gestion de l'intérim, il faut garder à l'esprit que les différentes tâches incombent à divers interlocuteurs : les Ressources Humaines, les Achats, mais également les services utilisateurs de personnel intérimaire, la comptabilité, et le contrôle de gestion. Selon les process en place, on observe des écarts allant du simple au double (exemple: 1 ETP permanent gère entre 80 à 200 intérimaires dans certaines entreprises utilisatrices).

Au-delà de l'identification des tâches, il s'agit également de faire l'inventaire des outils utilisés pour la gestion courante de l'intérim. En interne, l'entreprise utilisatrice peut avoir mis en place des outils pour le passage de commande (des fiches de postes, une trame de bon de commande, des tests de recrutement), pour le suivi des horaires (badgeuse/pointeuse, trame de suivi des horaires), pour le suivi des contrats et de la facturation (logiciel de comptabilité...) ou encore pour le suivi de la dépense et des KPI (trame de reporting). Un logiciel de gestion de l'intérim peut d'ores et déjà être en place. L'entreprise utilisatrice peut également recevoir des reportings de la part des agences de travail temporaire, sous un format personnalisé et standardisé ou non.

2. Méthodes d'optimisations internes

Lorsque l'on cherche à optimiser sa gestion de l'intérim, il y a un premier travail préalable consiste à redéfinir précisément les profils recherchés par les opérationnels. Ce travail sert de base à l'écriture des fiches de postes qui seront transmises aux agences. Une fiche de postes inadéquate peut avoir des conséquences sur le vivier disponible car trop souvent, les agences écartent trop rapidement des candidatures potentielles (ex : demander des " maitrise des outils informatiques " alors qu'il s'agit seulement d'opérations de saisie basiques pouvant être facilement acquise en formation d'embauche). Les ETT seront alors à même de sourcer des intérimaires correspondant davantage aux besoins de l'entreprise utilisatrice.

Le suivi de la performance de vos agences passe notamment par un contrôle des KPI de la prestation. Il est important de ne pas se limiter aux KPI standards proposés mais de définir les KPI pertinents par rapport à votre problématique (ex : temps de réponse à partir de l'envoi de la demande, taux de contrôle de présence, etc).

Enfin, lorsque l'on ne dispose pas de logiciel de gestion, il est possible de définir une trame de reporting commune à l'ensemble de vos fournisseurs. Cela facilitera la compilation et l'exploitation des données sociales et financières.