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Tout d’abord, il faut noter que les entreprises multisites peuvent choisir de s’adresser à un seul prestataire pour mutualiser les moyens et réduire les coûts, notamment si les locaux sont peu éloignés. Mais certains préféreront procéder à un allotissement de leur appel d’offres si les sites sont éloignés, permettre à des prestataires locaux de participer et éviter d’être trop dépendant vis-à-vis d’un même fournisseur.

Cependant, la rédaction du cahier des charges repose sur les mêmes principes, que l’appel d’offres soit global ou alloti. Ainsi, l’acheteur doit tout d’abord parfaitement définir les besoins de l’entreprise pour éviter la surqualité, et ainsi rationaliser les dépenses. Il doit fournir aux prestataires, lors de l’appel d’offres, des descriptifs des sites (surface, typologie des locaux, nature des sols, etc.) et les contraintes liés à chacun (horaires d’ouverture et de fermeture, sécurité, etc.).

Dorénavant, les contrats intègrent des notions de performance et de résultats. Ainsi, les cahiers des charges sont complexifiés et définissent des méthodes de suivi de la performance, et les prestataires n’hésitent plus à fournir des reportings aux clients, des tableaux d’analyse des coûts et de la qualité. Il est essentiel de préalablement définir les critères d’évaluation des prestations, car il n’y a pas de normalisation pour les prestations de propreté dites classiques. La qualité est finalement subjective. Il convient donc de rédiger un cahier des charges avec un inventaire pointu pour que la qualité des prestations soit au maximum homogénéisée sur les différents sites. Cette tâche est difficile, car il est nécessaire de prendre en compte des paramètres jusqu’alors non formalisés.

Par conséquent, il faut inventorier les biens, les locaux, définir les niveaux de propreté, les fréquences de nettoyage, les horaires d’intervention, les moyens à disposition, etc., et ceci pour tous les sites. Tout ces éléments se préparent six à douze mois à l’avance et nécessitent l’implication des DRH, du comité d’hygiène et de sécurité auprès de l’acheteur. Si les acheteurs souhaitent prendre en compte le respect de l’environnement, ils devront intégrer des clauses aux contrats et mener une réflexion sur le matériel et les produits utilisés, qui peuvent être éco-labellisés.

Enfin, lors du choix du prestataire, le prix ne peut pas être le seul critère de sélection, d’autant plus que la marge de négociation est faible car le coût de la masse salariale est très élevé. Ainsi, il faut se méfier des propositions anormalement basses. Les acheteurs devront donc privilégier l’offre la mieux disante, en utilisant des critères de “démarche qualité”, de respect de l’environnement, d’encadrement, ou encore de mise à disposition d’autres services.