Comment sécuriser et créer de la valeur dans les achats de sous-traitance ?

Les acheteurs perçus autrefois comme des cost-killers sont dorénavant considérés comme des vrais créateurs de valeurs pour leur entreprise. Parmi les objectifs des directions achats, la réduction des coûts occupe toujours la première place. Mais désormais la gestion du risque, la conformité et la RSE sont devenus des priorités.

La définition d'une politique achats répondant à l'ensemble de ces enjeux, devient incontournable.

Le digital au service des directions achats

Aujourd'hui et encore plus demain, les directions achats devront être capables de trouver des solutions innovantes permettant de sécuriser et d'optimiser l'ensemble du processus lié à la sous-traitance. Le digital serait-il la planche de salut pour les acheteurs ? Selon PwC digital procurement, 80% des entreprises ayant adopté une solution digitale constatent une augmentation des performances des équipes.

Le digital peut être un allié pour les directions achats à condition d'opter pour la bonne solution : AddWorking, éditrice d'une solution SaaS, est la plateforme qui accompagne les directions achats, juridiques, opérationnelles sur l'ensemble du processus achats : qualification du panel, consultation, contractualisation, suivi et évaluation de mission, traitement de la facture et paiement.

La solution AddWorking permet d'avoir une visibilité sur vos opérations en les regroupant sur une seule plateforme. Avec AddWorking, les différents services de l'entreprise sont connectés à leurs sous-traitants sur une solution unique afin de faciliter le partage d'informations et d'accélérer l'exécution des différentes opérations. Au bureau, en télétravail ou encore sur un chantier, le partage et la réception de toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l'achat et de la gestion des sous-traitants sont accessibles sur n'importe quel appareil connecté. Grâce à AddWorking, les tâches chronophages liées à la sous-traitance sont automatisées afin de sécuriser vos relations et réduire vos coûts de gestion.

La gestion des risques, la conformité et la RSE au coeur du processus achats

La gestion des risques comme par exemple la signature systématique d'un contrat, la conformité aux différentes lois intégrées dans la solution et la RSE sont au coeur de la solution AddWorking.

Qualification du panel : AddWorking en support actif

Les équipes Support et Compliance d'AddWorking accompagnent les sous-traitants dans leur démarche administrative afin de faciliter leur mise en conformité. AddWorking automatise ensuite la vérification des documents administratifs des sous-traitants. Enfin, le système répertorie, grâce aux informations données par les sous-traitants, leurs compétences, métiers ou encore zone d'activité...

Consultation

À partir du panel, les acheteurs consultent les sous-traitants capables de répondre à leurs attentes et qui sont conformes à leurs obligations légales. AddWorking permet également une inclusion renforcée des PME en les rendant visibles sur l'interface auprès de grands groupes.

Contractualisation et vie du contrat

Les deux parties contractualisent leur relation systématiquement sur la plateforme à partir de modèles définis par le client. Objectifs ? Sous-traiter en toute sérénité et faciliter la visibilité financière (modalités de règlement, type de tarification...) du sous-traitant.

Le contrôle de la bonne conformité du sous-traitant est opéré tout au long du cycle de vie du contrat. Des alertes «Vigilance» sont envoyées au donneur d'ordre en cas de non-conformité du sous-traitant (redressement judiciaire, compte URSSAF non à jour, etc.), pour en tenir compte immédiatement dans la relation contractuelle.

Suivi de mission par les achats et opérationnels

La solution connecte les donneurs d'ordre à leurs sous-traitants afin de suivre et d'évaluer l'exécution des missions. Ces échanges permettent aux opérationnels de maîtriser les risques de réalisations partielles ou mauvaises des prestations demandées et de définir de façon collégiale les montants à présenter sur la facture.

Traitement de la facture et paiement

Du fait de la réconciliation en amont des montants de commandes achats, les différents services habituellement impliqués sont dispensés de traitement manuel des factures. En plus du gain de productivité interne, le délai de paiement négocié est respecté ce qui contribue à la bonne santé économique du sous-traitant et à sa fidélisation.

Le digital joue donc un rôle essentiel dans la sécurisation et la création de valeur dans les achats de sous-traitance. Il le sera d'autant plus à compter de 2024 : toutes les entreprises seront dans l'obligation de réceptionner les factures électroniques et devront avoir recours à une plateforme de dématérialisation telle qu'AddWorking.