(Re)design to cost : pour un accompagnement réussi

Les démarches de design to cost (DTC) ou de redesign to cost (RTC) destinées à doper la rentabilité d'un produit (ou d'un service) sans en dégrader la qualité sont sensibles car elles touchent à la profitabilité et à la stratégie de développement des entreprises. Traditionnellement, le service achats pilote le projet et son déploiement dans l'entreprise et chez ses fournisseurs. Le lancement d'un projet de DTC ou de RTC se fait généralement en partenariat avec un cabinet conseil qu'il convient de sourcer dans les règles de l'art. Notons que sur cette famille de prestations intellectuelles, le référencement fermé avec un renouvellement régulier, peu apprécié des consultants, est rarement utilisé par les acheteurs.
Les pratiques les plus courantes - car les plus flexibles - sont le référencement ouvert et le sourcing, avec une sélection de prestataires potentiels adaptés à chaque consultation. " Un projet de redesign to cost nécessite de bien encadrer la relation en amont, en s'adressant à un panel de prestataires restreint, auxquels il convient de faire signer au préalable un engagement de confidentialité, rappelle Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet AgileBuyer. Inutile et suicidaire de travailler sur le RTC d'une vis sans fin d'extrudeuse pour la plasturgie afin de la retrouver quelques mois plus tard sur le salon de référence de la profession sur le stand d'un concurrent. "

Bien définir le périmètre de la mission

" Il arrive que des acheteurs se limitent à un appel d'offres portant sur une étude amont au projet de DTC ou de RTC et laissent ensuite aux opérationnels et aux fournisseurs le soin de le déployer, explique Rémi Janelle, du cabinet Auralor. Je déconseille cette option, car fixer des objectifs de réduction des coûts aux principaux intéressés sans leur donner les clés opérationnelles pour y parvenir est contre-productif et frustrant. "
Tout dépend donc de ce que souhaite l'entreprise. Veut-elle fédérer ses équipes autour du projet de DTC ou de RTC ? Procéder à une analyse de la valeur grâce à du brainstorming ? Agir en profondeur sur sa chaîne de valeur (directions métiers et fournisseurs) ? Lors d'une mission d'animation d'équipes, une méthodologie appropriée et des séances de travail sur l'analyse de la valeur permettent généralement de produire des idées. Dans ce cas, des informations contextuelles suffiront au prestataire. S'il faut instruire des scénarios, libérer des contraintes en identifiant des leviers d'amélioration et vérifier la faisabilité des solutions avant de les déployer aux achats, il faudra transmettre au cabinet conseil plus de données pour chiffrer les gains achats réalisables.

Un cahier des charges clair

En tout état de cause, le cahier des charges devra être clair et les résultats attendus précisément définis, de même que les ressources pouvant être sollicitées par le prestataire au sein de la société.
" Le fournisseur doit être capable d'adapter une démarche condensée sur des objectifs facilement détectables, où la différence entre les exigences impératives et les fonctions "nice to have" - que l'on peut résumer à "ce que le client demande ou pas" - doivent être claires, déclare Philippe Rivoiron, directeur du cabinet Arolys. Il faut se demander où sont la complexité, le surcoût et la surqualité. En bref, s'interroger sur les coûts qu'il est possible de remettre en cause et ne pas se perdre dans des critères facultatifs ou optionnels. " Par exemple, faut-il absolument un emballage primaire et un emballage secondaire pour ce produit ? Et pour celui-là, ne vaut-il mieux pas un sous-ensemble prémonté de pièces plutôt que des pièces unitaires ?

Dernier point, quand vous vous lancez dans des projets DTC/RTC, faites participer vos fournisseurs ! C'est un oubli assez fréquent des acheteurs et directions métiers, selon Olivier Wajnsztok. Vous verrez que vos leviers de performance seront plus faciles à actionner mais, " tout dépend de votre stratégie fournisseurs : vous appuyez-vous sur des PME innovantes ou le savoir-faire est-il maîtrisé en interne ? ", interroge Laurent Guerry, chez Oliver Wyman.

Quel prix ? Quels acteurs ?

Difficile d'obtenir des données sur le tarif journalier d'un consultant et à plus forte raison sur un projet de DTC/RTC, où les enjeux de gains achats sont conséquents. Mais une rapide veille des observatoires du prix du conseil sur le Net fait apparaître que le tarif journalier moyen d'une prestation monte à 3 000 euros en stratégie, 1 500 euros pour de l'opérationnel et 700 euros pour de l'assistance à maîtrise d'ouvrage sur un projet IT. Les chantiers de DTC/RTC participant plutôt de la stratégie, sortez vos calculettes... Payer son consultant aux économies réalisées est une pratique peu recommandable, selon Olivier Wajnsztok.

Côté acteurs, si les grands cabinets généralistes ont parfois des coûts élevés, leur réseau mondial peut constituer un atout, en particulier quand le projet nécessite un déploiement international, ce qu'un petit cabinet ou un indépendant aura du mal à assurer. Il n'en demeure pas moins que le conseil, ce n'est pas de l'intérim cher payé, mais un investissement dans le capital humain. Les consultants sont des agents du changement qui contribuent à la compétitivité des sociétés, comme le rappelle Francis Hintermann, coanimateur du groupe Achats de Syntec, conseil en management. À soigner, donc, à leur juste valeur !

" Un regard extérieur constitue un atout indispensable "

Alexandre Parisi, responsable des achats directs et de la qualité achats chez ELM Leblanc.

" Entreprendre une démarche de redesign to cost remet en cause des choix techniques issus de l'expérience, des habitudes ou même de l'état de l'art ", explique Alexandre Parisi, responsable des achats directs et de la qualité achats chez ELM Leblanc. La société avait besoin d'une méthode simple, rapide et structurée pour amener les acteurs du développement à une réflexion sur ce qui est juste nécessaire, ou sur la façon de simplifier une pièce ou un sous-ensemble jugé complexe. C'est précisément le besoin que le fabricant avait exprimé aux spécialistes du cabinet Arolys, qui l'avaient démarché en direct. " L'apport d'une approche extérieure à notre métier a constitué un atout indispensable dans la remise en question des positions, des solutions ou des choix jugés à tort définitifs, déclare le responsable achats. En décrivant ensuite les fonctions nécessaires et suffisantes de chaque composant, nous avons créé une sorte de boîte noire conceptuelle (black box design) qui, une fois soumise à nos fournisseurs mis en compétition, nous a permis de répondre au besoin de manière simple et compétitive. Au final, Arolys nous aura aidés à développer avec nos fournisseurs des solutions innovantes pour rendre le produit plus silencieux et plus économe en énergie, à un prix de revient inférieur ", conclut Alexandre Parisi. Précisons que le cabinet a été payé au forfait pour sa mission.