Le cloud : eldorado de la gestion de contrats automatisée ?

Alors qu'il était encore directeur financier d'un grand groupe français, Franck Zuili, co-fondateur et CEO de ContractSide, se souvient avoir une fois passé 15 jours - et mobilisé près de 20 personnes - pour chercher un contrat fournisseur, en vue d'une renégociation. Résultat : "Ça s'est fini au téléphone avec le fournisseur en question. Le contrat était introuvable ". Une anecdote qui a le mérite d'illustrer le sort typiquement réservé à ces documents qui, une fois signés, sont encore majoritairement oubliés dans un tiroir ou, dans les (rares) cas où la digitalisation est passée par là, dans un fichier d'ordinateur. Des mauvaises pratiques qui coûtent en moyenne aux entreprises l'équivalent de 9% de leur CA annuel selon les résultats d'une étude récente signée de l'association internationale de gestion de contrats (IACMM).

C'est pour répondre à cette problématique que Franck Zuili a eu l'idée de créer ContractSide : une solution en mode SaaS et dans le cloud qui l'ambition de donner aux entreprises l'agilité nécessaire pour répondre aux enjeux économiques mais aussi stratégiques et RH associés à la gestion de contrats : négociation, dénonciation etc.

Télécharger, résumer, alerter...

"Des alertes envoyées à l'approche de chaque fin de préavis"

Concrètement, ContractSide prend la forme d'une interface web sécurisée via laquelle l'utilisateur peut télécharger ses contrats. Une opération terminée en " deux clics " indique Franck Zuili au-delà de laquelle la solution prend le relai... Première action prise en charge par cette dernière : résumer les contrats selon un modèle en trois parties : informations générales, informations temporelles et finances. Pour ne sacrifier aucun détail à cette logique de simplification, le contrat est attaché en PJ à ce résumé, complété de ses avenants et de ses annexes. Deuxième action automatisée : générer des alertes email à l'approche de la fin de préavis de chaque contrat. Une fonction recherche ainsi qu'un gestionnaire de planning permettent, dans un troisième temps, à l'entreprise de naviguer facilement dans sa base de données.

Un outil de centralisation de la gestion de contrats

Véritable outil de centralisation de la gestion de contrat, ContractSide a logiquement vocation à être utilisé par de nombreux collaborateurs dans plusieurs services. Une finalité qui a influencé une autre spécificité du produit, lequel permet ainsi de "segmenter" les droits de certains utilisateurs. "Un DSI n'aura accès par exemple accès qu'aux contrats informatiques, un DHR qu'aux contrats de travail..." explique Franck Zuili.

Une solution, trois offres

Destinée aussi bien aux PME qu'aux grands comptes, la solution est disponible aux curieux dans le cadre d'une offre Freemium (gratuite à l'essai). Les entreprises jusqu'à 200 personnes peuvent l'adopter plus durablement moyennant 90 euros par mois ou 900 euros par an. L'offre grands comptes fait elle l'objet d'une analyse au cas par cas.