Quels sont les objectifs attendus des directions générales à l'égard des achats ?

La réduction des coûts d'achat

L'un des principaux objectifs que la direction générale attend du service des achats est qu'il réduise les dépenses liées à l'achat de produits et de services pour l'entreprise.

En pratique, pour réaliser ces économies, le service des achats doit :

• Analyser les dépenses et les besoins de l'entreprise pour identifier les leviers d'optimisation et les opportunités d'économies.
• Définir une stratégie d'achats adaptée à chaque famille d'achats, en tenant compte des critères de coût total de possession, de valeur ajoutée, de risque et de performance.
• Sélectionner les fournisseurs les plus compétitifs et les plus fiables en utilisant des méthodes d'évaluation et de qualification rigoureuses.
• Négocier des contrats avec les fournisseurs, en recherchant les meilleures conditions en termes de prix, de délai de livraison, de qualité, de service ou de garantie.
• Suivre et contrôler la réalisation des économies à l'aide d'indicateurs de performance et d'outils de reporting.

En réduisant les coûts d'approvisionnement, l'entreprise peut augmenter sa marge d'exploitation et sa rentabilité, ainsi que sa compétitivité par rapport à ses concurrents.

L'amélioration de la qualité des biens achetés

Un autre objectif que les directions générales attendent des services achats est qu'ils améliorent la qualité des biens commandés auprès des fournisseurs. En d'autres termes, les produits et services achetés doivent répondre aux exigences et aux attentes de l'entreprise et de ses clients finaux.

Pour atteindre cet objectif de qualité, la fonction achats doit :

• Établir les spécifications techniques et fonctionnelles des produits et services à acquérir, en tenant compte des normes et réglementations applicables.
• Intégrer des critères de qualité dans les appels d'offres et les contrats avec les fournisseurs, en définissant des niveaux de performance et des modalités de contrôle.
• Vérifier la conformité des produits et services fournis par les fournisseurs au moyen d'audits, d'essais ou d'échantillonnages.
• Gérer les non-conformités et les réclamations en menant des actions correctives ou préventives avec les fournisseurs.
• Mesurer la satisfaction des clients internes et externes en recueillant leurs commentaires et leurs suggestions d'amélioration.

En améliorant la qualité de ses produits, l'entreprise peut améliorer sa réputation, la satisfaction et la fidélité de ses clients, mais aussi éviter les coûts liés aux défauts ou aux retours.

La prévention des incidents liés aux achats

Un autre objectif attendu par la direction générale est que le service des achats prévienne les problèmes et les incidents liés aux achats. Il s'agit de garantir la disponibilité et la fiabilité des produits et services achetés en fonction des besoins de l'entreprise.

Pour atteindre cet objectif de prévention, la fonction achats doit :

• Anticiper et planifier les besoins en amont, en tenant compte des fluctuations de la demande ou des aléas externes (pénuries, crises sanitaires, conflits géopolitiques...).
• Diversifier et sécuriser les sources d'approvisionnement, en recherchant des fournisseurs alternatifs ou complémentaires, capables de répondre aux besoins en termes de quantité, de qualité ou de délai.
• Instaurer une relation de confiance et de collaboration avec les fournisseurs, en établissant une communication régulière, un partage d'informations ou une gestion conjointe des stocks.
• Gérer les situations d'urgence ou de crise, en activant des plans de continuité ou de reprise d'activité avec les fournisseurs.

En prévenant les problèmes d'approvisionnement, l'entreprise peut éviter les risques de rupture de stock, de retard de livraison ou de défaillance des fournisseurs, qui pourraient nuire à sa réputation, à la satisfaction de ses clients ou à sa compétitivité.

La recherche d'un avantage concurrentiel par l'innovation

La direction générale attend également de la fonction achats qu'elle contribue à l'innovation et à l'avantage concurrentiel de l'entreprise. Autrement dit, qu'elle contribue à créer de la valeur et à différencier l'entreprise de ses concurrents.

Pour atteindre cet objectif d'innovation, la fonction achats doit :

• Rechercher et développer de nouveaux produits ou services, en collaboration avec les départements commerciaux ou le département R&D.
• Stimuler l'innovation chez les fournisseurs, en leur proposant des défis techniques ou des opportunités de co-création.
• Participer à des projets transversaux au sein de l'entreprise ou avec des partenaires externes (clients, start-ups, laboratoires, etc.), afin de favoriser le partage d'idées ou de bonnes pratiques.

L'innovation permet à l'entreprise d'améliorer la qualité ou la performance de ses produits ou services, ainsi que de se positionner comme un acteur responsable ou différenciateur sur le marché.

L'amélioration continue du processus d'achat

Les directions générales demandent également à la fonction achats d'améliorer continuellement leurs processus et leurs pratiques. Cette amélioration consiste à optimiser le fonctionnement interne de la fonction achats afin d'accroître son efficacité et sa productivité.

Pour atteindre cet objectif d'amélioration interne, la fonction achats doit :

• Définir et formaliser les processus achats, en décrivant les principales étapes, les acteurs impliqués, les outils utilisés et les documents produits.
• Automatiser et digitaliser les processus achats en utilisant des solutions informatiques appropriées (ERP, e-procurement, e-sourcing, etc.) qui simplifient, accélèrent et sécurisent les activités de passation de marchés.
• Former et soutenir le personnel chargé des achats en lui fournissant les connaissances techniques ou commerciales nécessaires à son travail et en développant ses compétences comportementales ou managériales.
• Mesurer et améliorer la performance des achats, en utilisant des indicateurs pertinents (coût moyen par commande, délai moyen par commande, etc.), qui peuvent être utilisés pour évaluer l'efficacité ou l'efficience des processus d'achat.

En améliorant les processus et les pratiques d'achat, la fonction achats peut accroître sa productivité, sa réactivité et sa fiabilité.

Être acteur de la performance sociale et environnementale (RSE)

Les directions générales demandent aussi à ce que les fonctions achats développent la performance sociale et environnementale de l'entreprise, c'est-à-dire qu'elles respectent et appliquent les principes du développement durable et de la responsabilité sociale dans leurs pratiques d'achats.

Pour atteindre cet objectif de performance en matière de RSE, la fonction achats doit :

• Intégrer des critères environnementaux, sociaux et éthiques dans le choix des fournisseurs, en prenant en compte le cycle de vie des produits, l'impact carbone, le respect des droits de l'homme, le travail équitable, etc.
• Favoriser les achats locaux ou solidaires, en privilégiant les fournisseurs géographiquement proches ou issus de l'économie sociale et solidaire.
• Respecter les normes légales et réglementaires applicables, telles que le droit du travail, le droit de l'environnement, le droit fiscal général, etc., mais aussi participer à des procédures volontaires de certification ou de labellisation.

Le développement de la performance sociale et environnementale permet à l'entreprise de réduire son impact négatif sur la planète et sur les populations, ainsi que de renforcer son image et sa réputation auprès de ses clients, partenaires, collaborateurs et actionnaires.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/rh-1234/Breves/-direction-achats-direction-generale-340618.htm
• https://www.decision-achats.fr/Thematique/achats-publics-1230/Breves/Piqure-rappel-Direction-generale-finances-publiques-grands-principes-sous-traitance-dans-marches-publics-194135.htm