[Business case] Le lean management appliqué aux achats publics

Pôle Emploi qui dispose d'une organisation achat particulièrement déconcentrée avec une direction générale et de nombreuses directions régionales dans l'Hexagone, a mis en place avec succès un processus en lean management pour la production de petits marchés afin de gagner en agilité. Face aux difficultés remontées par les agences régionales à gérer la passation et la mise en oeuvre des petits marchés avec une procédure trop complexe, la direction des achats de Pôle Emploi a fait le pari d'appliquer la méthode de lean management pour simplifier les circuits de validation, raccourcir les prises de décisions en somme gagner en agilité.

"Même s'ils représentent de faibles montants ces petits marchés régionaux sont stratégiques pour nous car ils permettent de compléter le service au niveau local et de capter l'innovation de fournisseurs locaux", souligne Marc Rousseaux, responsable du département achat d'intervention à Pole Emploi.

Or, le problème était que quelle que soit leur envergue les marchés étaient tous gérer selon le même process. C'est-à-dire avec rédaction des documents juridiques très sophistiquée, computation des seuils systématique même pour des besoins non récurrents, circuits de validations disproportionnés au regard des enjeux et des risques portés par les marchés locaux, etc. Pas étonnant dans ces conditions que des petits opérateurs peinent à appréhender un marché local de Pôle Emploi.

"C'est pourquoi nous avons cherché à définir le bon niveau d'achat en donnant plus de marge de manoeuvre aux territoires", indique Marc Rousseaux. Désormais Pôle Emploi a donc recours à l'unité fonctionnelle pour les achats non récurrents : pour les marchés jusqu'à 25 K€ le décisionnaire est le directeur d'agence et un seul devis fournisseur est nécessaire, pour les marchés de 25 à 144 K€ le décisionnaire est le directeur territorial et trois devis fournisseurs sont demandés et pour les marchés de plus de 144 K€ la décision revient à la direction régionale et doit être soumis à une procédure formalisée avec DCE simplifiée.

"Le but est de déverrouiller en amont pour mieux piloter a posteriori. Cela implique de nos services achats en région qu'ils soient moins exigeants pour "casser les cadenas", mais c'est une démarche intéressante car cela favorise un engagement réciproque", conclut Marc Rousseaux.