Business case - L'Outre-Mer essaie l'achat groupé

Le Code de la Commande Publique l'indique, les acheteurs publics peuvent recourir à des groupements de commandes, momentanés ou non. C'est le parti pris par la Communauté d'Agglomération la Riviera du Levant (CARL), la plus jeune des six intercommunalités de la Guadeloupe, avec une création en 2015. La CARL, les villes de La Désirade, du Gosier, de Sainte-Anne et de Saint-François, et l'Office de tourisme intercommunal (OTI) de la CARL ont donc choisi d'unir leurs commandes de fournitures de bureau. "Nous espérons réaliser des économies d'échelle, par l'effet de seuil et de volumes de commandes potentielles, mieux maîtriser les consommations pour réduire les dépenses et le gaspillage, optimiser les livraisons et la gestion des stocks afin de tendre vers une acquisition conforme à la politique d'achat responsable de la CARL", ambitionne Johanna Tendon, directrice des affaires juridiques et des achats au sein de la CARL.

La consultation doit être lancée dans le courant du mois d'octobre pour un démarrage attendu au 1^er janvier 2020. "Elle intègre des critères environnementaux, en privilégiant notamment les fournitures écoresponsables et une diminution des rotations de livraison, mais également sociaux avec la mention de clauses d'insertion, ou encore économiques tels que la mise oeuvre de la carte achat qui apporte une solution aux récurrents problèmes de délai de paiement des entreprises", énumère Jean-Marc Taupe, le responsable du pôle achats de la CARL. Cette action de mutualisation d'envergure résulte de la concertation des membres du Club des acheteurs de la Riviera du Levant qui réunit l'ensemble des acheteurs et des responsables de la commande publique de chacune des communes participantes et de la CARL. "Le Club se réunit au moins une fois par mois pour débattre des projets et des actions en matière de commande publique et de stratégies achat. Les moyens et les méthodes à mettre en oeuvre y sont décidés collégialement avant proposition aux élus, comme récemment pour la validation de la convention de groupement de commande ou la réalisation, par la CARL, d'une procédure de recensement des besoins en fournitures de bureau", détaille Johanna Tendon.

Une première expérimentation déjà mâture

Forte de sa maturité achat, c'est la CARL qui se charge de l'attribution, de la signature et de la notification des marchés publics et des accords-cadres idoines. "En complément, un comité technique ad-hoc a été défini pour le lancement et l'exécution des marchés concernés. Il est notamment chargé de valider les pièces du DCE, proposées par la direction des affaires juridiques et des achats de la CARL (DAJA), de participer à l'analyse des offres, et de donner son avis sur la passation d'avenants aux marchés", précise Johanna Tendon. Pour la sélection des offres, la CARL a prévu d'utiliser le procédé de l'enchère électronique, conformément à l'article L. 2125-1 du Code de la commande publique. "Dans ce cadre, les soumissionnaires sont invités à remettre leur offre en ligne, depuis une plateforme dédiée, ils pourront visualiser leur classement par rapport aux autres candidats et, ainsi, réajuster leur offre en temps réel aux fins d'améliorer leur positionnement", rappelle Johanna Tendon.

En amont, ce groupement de commande a fait l'objet d'une présentation succincte devant un panel d'opérateurs économiques locaux afin de les sensibiliser et de les informer sur les enjeux de la commande publique, la politique d'achat responsable de la CARL et les actions induites. "Nous avons de jeunes entreprises potentiellement en lice, essentiellement des TPE. Nous devons rendre cette consultation attractive et accessible", souligne Johanna Tendon. De plus, dans le cadre du sourcing, un questionnaire à compléter sera publié sur le JOUE puis sur le profil acheteur de la CARL, informant les opérateurs économiques des sessions d'information sur la carte d'achat et la facturation électronique.

A l'issue de la sélection, un accord-cadre à bons de commande multi-attributaires sera conclu pour chacun des lots géographiques, à savoir les six entités adhérentes au groupement, dans un souci d'efficacité. Six sous-lots techniques ont été définis par familles de produits (petits matériels et machines de bureau, classements et archivages, informatique et bureautique, papiers et enveloppes, petites fournitures, fournitures scolaires), pour coller au plus près des attentes des personnes publiques membres. Quant au suivi juridique du marché, il doit être assuré par la DAJA de la CARL. Cette dernière a largement contribué à la procédure de recensement des besoins en fournitures de bureau et de gestion des stocks qui englobe des outils de suivi et de contrôle pour diminuer sensiblement le gaspillage.

Il a été ainsi convenu que le logiciel de gestion de stocks et de magasin virtuel, qui est utilisé par la CARL, soit dorénavant employé par les autres membres du groupement. Une fiche d'audit du marché sera également remplie par chaque acheteur des membres du groupement dans un outil de partage."C'est un document qui va recenser tous les événements de l'exécution technique et financière du marché, notamment les écueils. Cela va permettre de noter les prestataires et d'avoir des données de base pour les éventuelles modifications de contrats en cours", commente Johanna Tendon.

Groupements à venir ?

Dès le 1er janvier 2020, certaines entités du groupement utiliseront une carte d'achat, ce qui permettra de réduire le délai global de paiement (le paiement effectif d'un fournisseur pourra intervenir entre 24 à 72 heures). L'utilisation de la carte d'achat devrait être progressivement étendue aux autres entités par le biais d'avenants. Chaque année, les économies dégagées seront mesurées par chacun des membres du groupement par l'intermédiaire d'une base de données depuis laquelle seront répertoriés les différentiels de prix obtenus grâce aux contrat-cadres.

Mais les gains ne sont pas exclusivement d'ordre financier selon Johanna Tendon. "L'achat groupé améliore grandement la cohésion entre les acheteurs des membres du groupement et participe à créer une véritable synergie de groupe. Cela permet de gagner en efficacité en mutualisant les procédures de passation des contrats et en faisant des économies substantielles d'heures de travail et de frais de procédures". Le groupement d'achat devrait aussi contribuer, dans le respect de la règlementation, à nouer des relations plus étroites avec les opérateurs économiques, comme l'ambitionne la CARL qui signera la charte Relations Fournisseurs Responsables, en partenariat avec le Médiateur des Entreprises, en octobre.

Dans les mois à venir, l'expérience de groupement de commande pourrait être dupliquée sur d'autres catégories d'achats, si cette technique d'achats s'avérait concluante. Un projet de groupement de commande permanent sur plusieurs familles d'achats, entre la CARL et son OTI, est également déjà à l'étude.