Achats publics : les clés d'une bonne externalisation

L'affaire des faux PV de stationnement (appelés désormais " forfaits post-stationnement " ou " FPS " ) réalisés par la société Streeteo, filiale d'Indigo pour le compte de la mairie de Paris, vient de démontrer à quel point l'externalisation d'un service public et/ou d'un achat public peut être délicat. Pour rappel, depuis le 1er janvier 2018, la ville de Paris avait décidé d'externaliser le contrôle du stationnement payant auprès de deux prestataires : Streeteo et Moovia. Afin de parvenir aux objectifs fixés par la mairie, la société Streeteo avait usé d'un stratagème pour réaliser de fausses inspections et gonfler ainsi ses chiffres.

D'après un communiqué de la mairie de Paris, mi-février, celle-ci a rappelé Streeteo à ses obligations, " en raison de soupçons portant sur la réalité des contrôles effectués sur le terrain " . La situation serait rentrée dans l'ordre depuis le 22 février suite à une enquête interne diligentée par Streeteo qui a évoqué " un dysfonctionnement " . Selon les informations du Canard Enchaîné , la société aurait écopé d'une pénalité de 60 000 euros sur un marché qui coûterait 6 millions d'euros par an à la municipalité parisienne.

Externaliser pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

Externaliser une partie de sa fonction achats répond à plusieurs critères et/ou motivations. La première est liée à une opportunité : celle de rechercher en externe des ressources compétentes pour permettre à ses équipes achats et ses agents en interne de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. " Il peut y avoir un coût d'opportunité ou de renoncement à investir ses acheteurs sur tous les achats et à toutes les étapes du processus ", explique Arnaud Salomon, directeur associé au sein du cabinet de conseil CKS Public. Ensuite, l'externalisation peut être une réponse en cas d'accroissement de l'activité et d'insuffisance de ressources internes. Enfin, il est aussi possible d'externaliser parce qu'on ne possède pas les compétences achats en interne. " Ainsi, on voit certains acheteurs publics recourir à une assistance à maîtrise d'ouvrage pour passer leurs marchés d'assurances ", illustre Arnaud Salomon. Certaines collectivités font preuve d'audace, à l'image de la ville d'Issy-les-Moulineaux qui avait été une des premières municipalités dès 2006 à tester l'externalisation de la fonction ressources humaines en confiant à une SSII ses tâches administratives (gestion de paie, ...).

Un juste dosage entre risques et opportunités

À peu près toutes les fonctions d'une collectivité peuvent être externalisées, " les questions essentielles sont celles de l'opportunité et du degré d'externalisation ", explique Arnaud Salomon, associé au sein du cabinet de conseil CKS Public. Ainsi, les achats dits de classe C ou génériques (fournitures industrielles, fournitures de bureau...) sont plus facilement externalisables. Ces achats sont souvent très fragmentés sur un nombre important de familles d'achats (produits et services) et coûteux en gestion administrative.

Selon le cabinet Epsa, spécialisé en externalisation des achats indirects et qui travaille notamment avec le Grand Paris, les autres avantages sont d'ordre comptable, car cela ne rentre pas dans les mêmes comptes de charges ; concurrentiel, car cela permet de se concentrer sur les achats stratégiques, mais cela apporte également plus de flexibilité en permettant une réduction du panel fournisseurs. " Plus la fonction est au coeur des compétences de l'administration, moins l'externalisation semble opportune ". Il s'agit donc d'apprécier les opportunités, mais aussi les risques pour mener à bien un projet d'externalisation. " Ainsi, les services à l'occupant (accueil, restauration, ...) ou d'autres fonctions périphériques sont fréquemment externalisés bien qu'ils puissent avoir un impact sur l'usager ", détaille Arnaud Salomon. Afin de mettre toutes les chances de son côté pour réussir un projet d'externalisation, il convient d'identifier au mieux le besoin. Un état des lieux préalable des besoins qui permet ensuite de bien négocier son contrat avec son prestataire.