"J'ai souvent rêvé de cette analyse fonctionnelle du besoin. C'est aujourd'hui une réalité"

Pas moins de 430 millions d'euros : c'est le montant des achats effectués par le département des Hauts-de-Seine en 2015 (trois quarts en travaux et un quart en fournitures de services). Conscient des enjeux financiers, de son rôle sur le territoire et du message envoyé à la fois en interne et en externe, le département a décidé de signer la charte relations fournisseur responsables le 12 mai 2016, devenant ainsi le premier de France à s'engager. "Cette signature a pour objectif d'encourager notamment les TPE et PME à répondre davantage aux consultations du département, déclare ce dernier dans un communiqué. Pour ce faire, la collectivité s'engage notamment à fluidifier les procédures administratives pour inciter toutes les structures, quelle que soit leur taille, à y participer."

Le département a nommé un médiateur interne pour accentuer davantage ce dialogue avec les TPE/PME. "Cette signature est un signal fort de modernité de l'action publique qui tend à organiser une relation équilibrée, partenariale avec ses fournisseurs, afin que chacun puisse bénéficier de la meilleure connaissance des attentes et besoins des uns et des autres ", avait déclaré Paul Subrini, vice-président du conseil départemental en charge des nouvelles techno­logies, de l'environnement numérique des collèges, de la commande publique et de l'évaluation des politiques publiques.

Début 2017, et pour consolider ses engagements en matière d'achats, le département s'est lancé dans un processus de labellisation. L'obtention de ce label dépendra ensuite de l'évaluation conduite par l'organisme agrée par la Médiation des entreprises. Un travail qui devrait durer environ dix mois.

Dynamiser le tissu économique

Afin de dynamiser le tissu économique de son territoire, le département organise des réunions d'information à destination des acteurs locaux. La ­deuxième a eu lieu le 29 septembre 2016 à l'hôtel du département de Nanterre. En partenariat avec la CCI Île-de-France, la CGPME 92 et le GIP Maximilien, le département a présenté les différents dispositifs d'accompagnement qui simplifient l'accès à la commande publique des TPE/PME. Une centaine d'entreprises étaient présentes. "L'objectif de ces réunions est d'ouvrir le panel à un nombre toujours plus important de fournisseurs", a expliqué Katayoune Panahi, directrice générale des services du département.

Le département réunit également régulièrement des matinales des achats, lieux d'échange où l'ensemble des agents qui participent à la chaîne de la commande publique peuvent se regrouper pour partager leurs expériences et pointer d'éventuelles difficultés.

Développer la double culture juridique et économique

Des événements qui s'inscrivent dans une volonté forte d'anticipation des marchés, de réalisation des meilleurs achats aux meilleurs prix via une analyse fonctionnelle des besoins du département. "Nous étions parfois obligés de retenir la seule offre présentée car nous manquions d'anticipation et étions contraints par les délais", se souvient Paul Subrini. La direction des achats a intégré la direction de la commande publique. "Nous avions auparavant tendance à privilégier la sécurité juridique au détriment du juste prix. Nous travaillons maintenant aussi sur l'économie pour rationaliser, mutualiser et nous assurer que nous achetons bien en adéquation avec nos besoins", poursuit Katayoune Panahi.

"Cette analyse fonctionnelle du besoin, j'en ai souvent rêvé. C'est aujourd'hui une réalité au sein de notre département et nous en sommes fiers !", se félicite Paul Subrini.

Pour réaliser ce tour de force, l'unité performance achats de la direction de la commande publique - coordonnée par Isabelle Clamens, juriste de formation qui a évolué ensuite vers l'achat industriel - est en charge de l'animation et de la formation du réseau interne afin de développer et de diffuser une double culture, à la fois économique et juridique.

Délais de paiement, suivi des fournisseurs, allotissement

Suite à la centralisation de la comptabilité du département en 2015 et grâce à elle, les délais de paiement des fournisseurs ont été réduits à 26 jours. Par ailleurs, et pour responsabiliser en interne, les intérêts moratoires sont portés par le budget des services. La direction de la commande publique suit également de près les estimations budgétaires des achats, de manière à ce que la consommation des crédits soit le plus proche possible des prévisions budgétaires, "élément essentiel, estime Katayoune Panahi, pour le fonctionnement démocratique et pour préserver le tissu des entreprises locales".

En matière de gestion des risques achats, la direction de la commande publique a réalisé une première cartographie de ses principaux risques, et notamment celui de la dépendance économique. Si le Département doit, à l'instar de tous les organismes publics, s'approprier la dernière réforme du code des marchés publics, il a déjà commencé à l'appliquer notamment en ce qui concerne le sourcing fournisseurs et l'allotissement.