Des halls d'accueil fonctionnels et esthétiques

Renseigner, informer, orienter: ce sont les principales missions des agents d'accueil dans les collectivités, une fonction qui, à en croire certains observateurs, tend à disparaître. «Pour des questions de rationalisation des budgets et des espaces, les mairies suivent de plus en plus l'exemple des entreprises privées, où l'accueil est remplacé par le contrôle d'accès électronique à distance et la signalétique», observe Thierry Mauthé, p-dg de la société d'aménagement d'espaces de travail Amso. Sans aller jusqu'à un hall vide de tout accueil humain et rempli de panneaux, les collectivités et les mairies en particulier jouent ainsi la mixité. Le cas le plus courant est celui où l'état-civil, service le plus sollicité par les administrés, s'installe directement à l'entrée du bâtiment. Quitte à ce que les agents assurent l'accueil général, aidés par les panneaux signalétiques.

La mairie d'Herblay (Val d'Oise) a fait le pari d'un aménagement «dedans-dehors», avec des lampadaires, des plantes vertes, du fer forgé, sous une verrière.

Le critère esthétique gagne du terrain

Ces nouvelles modalités de l'accueil se traduisent dans le mobilier. Le trio incontournable n'a pas changé: il est formé de la banque et ses éventuels rangements, du siège de bureau et des sièges visiteurs. La nouveauté réside surtout sur le plan esthétique. Ces équipements doivent s'intégrer harmonieusement au décor. «L'entrée de la mairie doit renvoyer une image agréable au visiteur, qui est aussi électeur, illustre Dominique Jacquot, chef de marché chez Steelcase, fabricant de mobilier de bureau et aménageur. La notion d'esthétique prend donc de l'importance parmi les critères de choix.» Les matériaux «nobles», tels que le bois et le verre, supplantent les matériaux à l'apparence de plastique, tandis que les teintes claires ou les formes en courbes apportent de la gaieté.

La ville d'Herblay (26 300 habitants), située dans le Val d'Oise, illustre bien ces tendances. «Nous avons lancé en début d'année un appel d'offres pour le réaménagement du hall de notre centre administratif, hébergé dans un ancien couvent», relate Myriam Guillet, rédacteur au service marchés. Un appel d'offres dans lequel le critère esthétique comptait particulièrement. «Nous avons en effet retenu l'aménageur dont la proposition architecturale à ait la plus séduisante.» Pour un hall de 200 m2 et un budget de 600 000 euros, la municipalité a choisi un projet où l'aspect «dedans-dehors» prédomine, avec du mobilier en fer forgé, des lampadaires et une myriade de plantes vertes. Il faut dire que le lieu se prête à ces aménagements: l'accueil est situé sous une grande verrière, rénovée pour l'occasion, ce qui renforce l'esprit «jardin».

Lieu de passage, le hall d'accueil doit en outre assurer une circulation fluide et favoriser le repérage des lieux, grâce à la signalétique. En effet, son aménagement est certes soumis à de multiples impératifs techniques et architecturaux, mais il appartient aux collectivités de ne pas oublier de prendre en compte certains critères fonctionnels et organisationnels. L'indispensable banque d'accueil doit, par exemple, être adaptée au travail quotidien des agents. Lorsque les hôtes ou hôtesses sont chargés du standard, la banque doit être conçue de manière à préserver la confidentialité des communications. De même, s'ils assurent la réception du courrier ou des colis, un espace de stockage doit être prévu à cet effet. Désormais, vis-à-vis des usagers, les banques d'accueil doivent permettre aux agents de renseigner les personnes valides comme à mobilité réduite. C'est pourquoi elles comportent souvent des plans bas. Ce besoin figure quasi-systématiquement dans les marchés publics. «Deplus, nous avons une demande croissante pour des banques lumineuses, plus facilement repérables», ajoute Thierry Grillot, dirigeant de la société d'aménagement Le Bureau Contemporain. Ces meubles sont alors équipés de leds sous le plan de travail, ce qui assure une lumière économique et écologique. Car le développement durable est une autre préoccupation des collectivités: «Laplupart de nos clients ont entamé une démarche de type Agenda 21, et les plans d actions comportent souvent un chapitre sur le mobilier», note Dominique Jacquot (Steelcase). En conséquence, la demande porte en majorité sur du mobilier recyclable ou en bois issu de forêts éco-gérées et labellisées. «La présence de la marque NF Environnement - la plus connue - rassure les collectivités», indique Raphaël Fougerousse, directeur de la société d'aménagement Buroform'ever.

@ Kinnarps

Pour les autres éléments de mobilier, les sièges des agents ne se différencient pas de ceux des autres collaborateurs: les critères prioritaires sont le confort, l'ergonomie et la simplicité du réglage. Ce dernier point est peut-être plus important pour l'accueil, les collaborateurs se succédant à ce poste. Les sièges visiteurs font, eux, la part belle aux assises sur poutre, faciles à déplacer et à entretenir. «Le métal ou le bois remplacent peu à peu le textile. Un changement aussi motivé par des questions d'hygiène», assure Thierry Mauthé (Amso). Du côté de Steelcase, les catalogues continuent toutefois de mettre en avant une offre haut de gamme, avec des banquettes textiles, dont l'un des premiers atouts est le confort. «L'usager des services municipaux mérite aussi des égards», affirme Dominique Jacquot. De ce point de vue, les collectivités imitent désormais les entreprises en prenant soin de leurs espaces d'accueil, notamment sur le plan esthétique ou pratique. «L'usager et le client sont désormais tous les deux aussi bien traités dans les salles d'accueil», souligne-t-il.

@ Eole concept

Pour un accueil à la fois chaleureux et confortable, les collectivités peuvent opter pour des banquettes en textile plutôt qu'en plastique.

Pour choisir leur mobilier d'accueil, les collectivités accordent une place croissante au critère esthétique.

@ AMSO

@ Le Bureau contemporain

Le design s'invite dans les appels d'offres au même titre que le confort.

Veiller à la luminosité

Enfin, sur un plan pratique, il ne faut pas oublier que l'éclairage concourt grandement à l'ambiance du hall d'accueil. Un soin particulier doit donc y être apporté, surtout si l'installation d'écrans ou des bornes interactives est prévue. Concernant les conditions thermiques, une température de 20 à 24 °C en hiver et de 23 à 26 °C en été doit être respectée dans la mesure du possible. De même, l'hydrométrie doit être surveillée. Par ailleurs, les questions acoustiques ne sont pas à négliger. Dans un espace où transitent plusieurs dizaines de personnes chaque jour, le niveau sonore ambiant peut se révéler rapidement élevé et gênant, rendant difficiles les conversations. Une situation à éviter pour un hall d'accueil.