Réussir l'achat de prestations de propreté

Un achat de propreté efficace et responsable contribue à l'image de l'entreprise, à la qualité du service perçue par les clients ou les publics, à la qualité de vie au travail des collaborateurs, à l'atteinte des engagements RSE et à la performance globale. Il doit ainsi être pensé avec minutie.

550 000 professionnels du secteur de la propreté travaillent chaque jour à l'entretien des lieux de vie et de l'environnement de travail. Ce secteur a été mis sur le devant de la scène avec la crise sanitaire. Et la tendance s'annonce durable dans les entreprises.

Un site pour s'orienter

Or, il n'est pas toujours évident pour les acheteurs d'identifier les besoins réels des clients internes en matière d'hygiène et de propreté. Pour les aider tout au long de cet achat spécifique et de plus en plus stratégique, la Fédération des Entreprises de Propreté, d'Hygiène et Services Associés (FEP) et les acteurs du Monde de la Propreté ont mis au point un site dédié très complet, www.achat-propreté.com, qui aiguille l'acheteur à chaque étape clé. Le site non-marchand du Monde de la Propreté propose ainsi une série de recommandations pour réussir les trois grandes étapes d'un achat de prestation de propreté : la préparation de la consultation, le choix du ou des prestataires et le suivi et l'évaluation de ces prestataires.

Au-delà de cette liste de bonnes pratiques détaillées, le site met à la disposition des acheteurs des outils pratiques ainsi qu'un ensemble de clauses et articles types " clés en main " directement intégrables dans leur dossier de consultation ou appel d'offres.

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Les conseils de la FEP

Philippe Jouanny, Président de la FEP, nous donne ses recommandations pour un achat de propreté efficace.

Que doivent avoir en tête les acheteurs lors de leur projet d'achat de propreté ?

L'acheteur, qu'il soit privé ou public, doit prendre en compte la dimension utilisateur, c'est-à-dire les différents bénéficiaires finaux de l'acte de propreté du site. Il peut s'agir des salariés dans les bureaux, les clients dans un commerce ou encore les habitants dans une copropriété. Bien prendre en compte et cerner leurs besoins est essentiel. Il ne convient plus aujourd'hui de réfléchir en termes de mètres carrés mais bien en termes d'utilisation des espaces et besoins des personnes présentes sur les sites. Ce service " B to B to U " est devenu un critère clé dans l'expérience utilisateur. Tout acheteur doit mener un travail d'analyse pour prendre en compte tout à la fois les activités, les usages des lieux, les caractéristiques techniques du site, mais aussi les enjeux stratégiques de son entreprise.

Comme pour d'autres achats de service, l'acheteur doit s'appuyer sur l'expertise des professionnels de la propreté qui peuvent leur proposer des solutions et innovations pour assurer la propreté des sites. Cela peut passer par un passage au travail en continu et/ou en journée qui permet des interventions en co-présence, ou co-activité, ce qui peut rassurer les personnes présentes dans les locaux du client. D'ailleurs, ce type d'organisation constitue un véritable enjeu sociétal pour le secteur. Il peut aussi s'agir de la mise en place de protocoles particuliers pour répondre à des besoins spécifiques. L'entreprise prestataire doit être perçue comme un véritable partenaire du quotidien. L'acheteur doit aussi prendre en compte nos spécificités sectorielles dans ses cahiers des charges qu'il s'agisse du transfert conventionnel en vigueur dans nos entreprises ou encore les engagements du référentiel RSE des entreprises de propreté (voir encadré).

" Il ne faut plus réfléchir en termes de mètres carrés mais bien en termes d'utilisation des espaces et besoins des usagers "

Quelles actions la FEP mène-t-elle pour aider les acheteurs ? Vous avez lancé en 2019 un " Plan clients ", de quoi s'agit-il ?

Nous leur proposons des outils concrets pour les aider à bien définir les besoins de leurs prescripteurs avec notamment un site d'information 100% dédié aux acheteurs (www.achat-proprete.com) qui leur permet de mieux comprendre le secteur et de les aider à construire leurs dossiers de consultation. Ce site est bien sûr non-marchand, il s'agit d'un espace de conseils et recommandations pratiques avec par exemple la mise à disposition de clauses et articles types. Nous venons de mettre en place un nouvel outil en ligne permettant aux acheteurs de mieux définir les besoins du site en matière de propreté et de mieux appréhender les enjeux du site. Nous organisons des rencontres sur les territoires qui réunissent des acheteurs privés et publics et des représentants régionaux de la profession. Nous avons également mis en place une cellule de veille sur les appels d'offres publics dont la mission est d'analyser les appels d'offres et d'émettre si besoin des remarques de conformité auprès des acheteurs. Cette cellule, qui est bien évidemment sans corrélation avec les soumissionnaires, permet des échanges pratiques et riches avec les acheteurs.

Un partenariat au service des acheteurs

Le Conseil National des Achats (CNA), la FEP et l'Association des Directeurs de l'Environnement de travail (ARSEG) ont rédigé conjointement une charte pour optimiser la diffusion de l'information en matière de prestations de propreté auprès des acheteurs. Nathalie LEROY, directrice générale du CNA, présente les enjeux de ce partenariat :

Quel a été l'impact de la crise sur les achats de prestations de propreté dans les organisations privées et publiques ?

La crise sanitaire a été révélatrice de l'importance de la propreté et de l'hygiène. Ce sont nos adhérents qui nous le disent et ce quel que soit le secteur public et privé et leurs activités : l'aéroportuaire, les commerces, les bureaux... Une importance pendant cette épidémie, mais également pour la reprise des activités post-confinement. La propreté recouvre un caractère stratégique et bénéficie désormais d'une meilleure visibilité par tous : les utilisateurs des sites, les collaborateurs...

Vous avez signé, avec la FEP et l'ARSEG, une charte en faveur d'un achat de propreté plus efficace et responsable. Quelles sont les raisons de ce partenariat ?

Cette signature est une étape d'un partenariat engagé depuis plus d'un an entre le CNA et le Monde de la Propreté. Nous avons proposé des échanges entre les clients et les représentants du secteur de la propreté, des sessions d'informations notamment lors de l'édition 2020 des Universités des Achats et à nouveau cette année en 2021. Le 8 septembre dernier, en signant la charte en faveur d'un achat de propreté efficace et responsable, une nouvelle étape a été franchie. Nous avons ainsi marqué notre accord pour travailler avec les acteurs présents. Soutenir la charte signée entre nos associations FEP, ARSEG et CNA consiste notamment à veiller à une relation équilibrée et partenariale avec les prestataires de services de propreté en s'appuyant sur leur expertise technique mais également la prise en compte dans le choix des prestataires des critères intégrant les aspects sociétaux, environnementaux et pas uniquement économiques.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site d'Achat Propreté