Notes de frais : des outils dédiés pour mieux les gérer

Booster le respect de la politique voyage

Créneau similaire pour Edenred qui a lancé, en 2014, Ticket Travel Pro, une offre intégrée, composée d'une carte rechargeable, d'un espace de réservation et d'une plateforme dédiée aux notes de frais . "La force de notre solution est de pouvoir offrir un contrôle a priori des frais professionnels", explique pour sa part Yan Mortreux, directeur général, BU gestion de frais professionnels pour Edenred France, "car l'entreprise peut décider, en amont, du budget alloué à tel ou tel déplacement en créditant un compte travel qui alimentera les différentes cartes distribuées aux salariés. Des cartes à autorisation systématique qui fonctionnent de la même façon qu'une MasterCard, sécurisée par un code PIN et valable trois ans . De quoi garantir à l'entreprise que le budget consacré aux dépenses professionnelles des salariés ne sera pas dépassé. Car c'est bien là le gain phare de tels outils :"permettre le respect de la politique travel & expense de l'entreprise, en intégrant les règles de dépenses et de remboursement de celle-ci, complète Paul Ponçon, directeur business development chez Concur . Ainsi, chaque note de frais dépassant les plafonds autorisés est systématiquement signalée via une alerte a posteriori de non-conformité et peut faire l'objet d'un processus d'approbation spécifique". Circuits de validation facilités, contrôle et suivi des dépenses renforcés, l'entreprise profite ainsi d'une meilleure maîtrise budgétaire grâce à de nombreuses possibilités de configuration intégrées dans de tels outils : reporting par type de dépense, identification et explication des non-conformités, calcul automatique des taux de change et de la TVA...

Hébergement sur smartphone

Mieux encore, pour inciter les voyageurs à réaliser leurs notes de frais au fil de l'eau : l'hébergement sur smartphone favorisant une gestion à distance et en temps réel des demandes de remboursement. C'est le credo des applications dernier cri, à l'instar de celle lancée par Amadeus à la fin de l'année, ou encore de la nouvelle apps de Traveldoo . Sa valeur ajoutée ? Permettre aux voyageurs d'affaires d'enregistrer leurs frais pendant leurs déplacements sans saisie manuelle, grâce à la géolocalisation, la commande vocale et des suggestions personnalisées. "Sans oublier bien sûr les justificatifs de dépense numérisés via un smartphone ou une tablette qui s'ajoutent automatiquement au portefeuille du voyageur" , conclut Olivier Mindren, vice-président marketing de Traveldoo . Alors travel manager, prêts à passer en mode électronique pour résoudre le casse tête des notes de frais ?