Notes de frais : des outils dédiés pour mieux les gérer

Témoignage

Karinne Grimaud, responsable achats famille et coordinateur groupe, Vivescia

"La gestion électronique des notes de frais favorise un gain de temps et un meilleur contrôle des dépenses"

C'est en juillet 2014 que Vivescia, un groupe agro-alimentaire, s'est doté de son premier outil de gestion électronique des notes de frais. Un choix d'autant plus décisif que la coopérative doit gérer chaque année par moins de 6000 notes de frais ! "Auparavant, le process était totalement manuel : chaque collaborateur saisissait sur feuille excel ses dépenses et l'agent RH les resaisissait et ventilait dans chaque catégorie : restaurants, parking, etc. Un travail ultra chronophage qui s'étalait parfois sur dix jours !", raconte Karinne Grimaud, responsable achats famille/coordinateur Groupe chez Vivescia, et également membre de l'AFTM (Association française des travels managers). Pour en finir avec un tel casse tête, la coopérative décide de s'appuyer sur un expert en gestion électronique des notes de frais. Après avoir lancé un appel d'offres, c'est Dimo Gestion, acteur majeur du secteur, qui est retenu. "La solution Notilus de l'éditeur a ainsi été déployée en mode pilote au sein de la coopérative Vivescia, indique Karinne Grimaud. Très vite, les gains générés par un tel outil s'avèrent non négligeables. "Exit les fichiers excel, les voyageurs n'ont plus qu'à compléter en deux clics leurs notes dans une plateforme dédiée et intuitive. Un process automatisé et plus fluide qui soulage tout autant notre agent RH qui ne passe plus que trois jours pour traiter les notes, celles ci étant déjà classées par poste de dépenses", précise Karinne Grimaud, en rappelant qu'à terme une telle solution l'aide aussi à avoir une meilleure visibilité et contrôle sur les dépenses effectuées en lien avec la politique voyages de l'entreprise. "Par exemple dès qu'une note de restaurant est au dessus du seuil autorisé, équivalent à 30 euros par tête à Paris, le système nous envoie une alerte", conclut Karinne Grimaud. Parallèlement, les cartes corporate ont été déployées et alimentant automatiquement la note de frais sur Notilus.

Vivescia

Activité : Agro-alimentaire

Chiffre d'affaire 2014: Groupe 3.6 millards d'euros - coopérative Vivescia : 1,2 milliard

Volume achats 2014 : Groupe : 300 millions d'euros - coopérative Vivescia : Effectif total : Groupe : 7 000 personnes Coopérative : 1000 personnes

Effectif achats : Coopérative : 5 personnes