Le renouveau du management avec le freelance management system

Les services des freelances sont de plus en plus demandés au sein des entreprises. Le freelance management system est-il l'outil de gestion à privilégier ?

Freelance management system : un incontournable pour les entreprises ?

Si les salariés représentaient jusqu'à peu la principale force de travail pour une entreprise, force est de constater que les entreprises se laissent aisément séduire ces dernières années par les services des freelance. Pour des missions temporaires, les services d'un freelance présentent en effet bon nombre d'avantages pour les entreprises. Flexibilité, engagement réduit au paiement de la prestation, pas de charges sociales patronales, le freelance décloisonne le formalisme rigoureux du contrat de travail.

Parmi les freelances les plus sollicités par les entreprises, on retrouve sans grande surprise les freelances tech qui sont en grande majorité des développeurs web. Avec la croissance exponentielle du e-commerce et du e-marketing, les freelances tech sont devenus des atouts indispensables pour les entreprises. Mais pour gérer les missions avec ces travailleurs indépendants sortants du cadre traditionnel du contrat de travail, les services des ressources humaines peuvent se retrouver pris au dépourvu. Pour fluidifier et unifier la gestion des freelances au sein des entreprises, le freelance management system (FMS) semble devenir l'outil de gestion incontournable. Pourquoi ? C'est ce que l'on va décrypter avec vous.

Qu'est-ce que le FMS ?

Le freelance management system - ou FMS pour les intimes - représente un mode de gestion des missions freelance au sein des entreprises. Ce système de management intègre toutes les étapes de la gestion des freelances telles que :

- la possibilité pour les freelances de s'inscrire sur la plateforme FMS de l'entreprise souhaitant faire appel à leurs services pour centraliser les échanges et le paiement sur une même plateforme ;

- la création d'un fichier freelance qui permet à toute entreprise d'avoir à portée de main son vivier de freelances avec leurs compétences et leurs disponibilités ;

- une messagerie interne avec la possibilité d'intégrer des messages de relance et des notifications d'alerte ;

- la centralisation des devis proposés par les freelances afin de pouvoir comparer efficacement chaque proposition et avoir un aperçu général des devis acceptés et signés ;

- un visuel centralisé de l'avancement de chaque mission et des possibles contretemps ;

- la gestion des factures freelance avec un outil de paiement sécurisé des factures freelance.

Les outils FMS proposent donc les principales fonctionnalités attendues pour gérer un contrat de prestation de services.

Certains FMS intègrent également un module permettant aux entreprises de satisfaire à leur devoir de vigilance concernant le volet juridique, social et fiscal. Les entreprises pourront ainsi recenser les documents légaux fournis par les freelances (avis de situation au répertoire SIREN, attestation de vigilance de l'URSSAF...).

Quelles différences avec les plateformes freelance ?

Le FMS prend généralement la forme d'un outil de gestion informatisé de type SaaS. À l'heure actuelle, il existe encore peu de FMS commercialisés sur le marché français. Mais avec la progression croissante des missions freelance au sein des entreprises, nul doute que des entrepreneurs vont vouloir se développer dans ce secteur.

En pratique, le logiciel FMS est hébergé sur le Cloud de son éditeur. Les entreprises peuvent ensuite avoir accès à cet outil de gestion des freelances en payant généralement un abonnement mensuel à l'éditeur.

Certains éditeurs proposent également des FMS à installer directement sur les serveurs de l'entreprise. Les entreprises soucieuses de contrôler en interne les informations échangées dans le cadre de missions freelances pourront ainsi garder la main mise sur l'utilisation de leur FMS.

Quid des plateformes freelance ? Certaines plateformes freelance proposent aussi une interface client avec la possibilité pour les entreprises de gérer sur cette plateforme leurs missions freelance, en passant du sourcing au paiement.

FreelanceRepublik par exemple propose aux entreprises de sélectionner 3 profils de freelances tech experts correspondant en tous points à leur attente. Au-delà de la simple phase de sourcing, FreelanceRepublik s'occupe également du volet administratif et juridique du contrat de prestation de services ainsi que de la facturation. Au final, on peut légitimement se demander si une telle plateforme peut être qualifiée de FMS ? Les principaux acteurs dans ce domaine s'entendent sur le fait qu'une plateforme freelance joue effectivement le rôle d'un FMS lorsqu'elle ne se contente pas de servir uniquement de CVthèque.

Les besoins et les solutions évoluent donc auprès des entreprises. Le FMS fait aujourd'hui preuve d'une certaine flexibilité quant à sa forme et ses fonctionnalités, ce qui permet à chaque entreprise d'y trouver son compte.

Les solutions FMS sont multiples. Une entreprise peut aussi bien choisir un FMS où elle pourra utiliser son outil de gestion en toute indépendance que déléguer en grande partie la gestion de ses contrats de prestation de services. On est donc sur un outil de gestion bien plus développé et complet qu'un simple site de mise en relation BtoB comme LinkedIn.

Quels intérêts pour les entreprises ?

Certaines entreprises vont sans doute se montrer frileuses à investir dans un ultime outil de gestion, en plus de leur ERP, de leur CMS... Pourtant, dans ce cas il faut bien souligner que la gestion des freelances est bien différente de celle des salariés ou des fournisseurs.

De nouveaux talents entrent tous les jours sur le marché des freelances, sans compter ceux qui naviguent vers d'autres horizons et qui changent leur offre de prestations. Au final, le marché des freelances est très changeant. Pour les entreprises, le sourcing, les entretiens, la phase de négociation et le suivi des missions prennent bien plus d'heures de travail aux services des ressources humaines, des responsables d'équipes opérationnels et des responsables financiers.

Pour réduire les coûts de gestion et débusquer les meilleurs talents dans la jungle des freelances, les entreprises se sont rapidement aperçues de la nécessité d'utiliser un outil de gestion spécialement conçu pour ces tâches.

Le sourcing

Sur le sujet de la gestion des freelances, les entreprises qui ont pour habitude de recruter régulièrement des freelances pour des missions temporaires ont pu constater que cela peut prendre du temps.

Dans la jungle des freelances, difficile parfois de s'y retrouver. Certains freelances se vendent comme de vrais couteaux suisses, capables de tout, mais pour quel résultat au final ? D'autres ont des difficultés à tenir des délais, à s'adapter aux contraintes des entreprises. Même s'il s'agit en général d'une minorité de freelances, les ressources humaines au sein des entreprises peuvent perdre de nombreuses heures à trouver le bon freelance, compétent et digne de confiance.

Pour les entreprises souhaitant gérer elles-mêmes le sourcing de leurs freelances, elles ont tout intérêt à garder les coordonnées des freelances qui leur ont donné pleine satisfaction. Pour conserver et surtout trier toutes les informations concernant les freelances, leurs compétences et les résultats de leur mission, le FMS s'avère être un précieux outil.

Si la phase de sourcing représente une contrainte trop présente pour une entreprise, cette dernière a la possibilité de déléguer cette tâche à une plateforme de freelance. Une présélection restreinte des meilleurs profils compétents de freelance permettra à l'entreprise de ne pas perdre son temps sur des profils mensongers ou non disponibles. Autre point important : une plateforme de freelances - comme FreelanceRepublik - procédera à toutes les vérifications nécessaires afin de s'assurer que les freelances proposés soient en règle sur le plan juridique et fiscal.

La sécurisation de la relation freelance/entreprise

Faire appel à un freelance représente l'opportunité pour une entreprise de bénéficier des services d'un expert dans son domaine sans être contrainte de signer un contrat de travail. Mais cette relation BtoB doit néanmoins être encadrée juridiquement par un contrat de prestation de services.

Un contrat de prestation de services va permettre de sécuriser la relation freelance/entreprise en détaillant notamment les droits et obligations de chacune des parties. Pour chaque achat de prestations intellectuelles, une entreprise devra donc signer un contrat de prestation de services avec le freelance.

Avec l'utilisation d'un FMS, l'entreprise aura accès sur une seule et même plateforme à tous les documents juridiques attachés aux futures missions, aux missions en cours et aux missions finalisées avec ses freelances. Un FMS permet ainsi d'optimiser la gestion des freelances, en dehors de la gestion des contrats de travail des salariés de l'entreprise.

Le FMS peut également inclure un système d'alerte, lorsque la situation administrative d'un freelance semble comporter des anomalies.

Le paiement

Contrairement aux salariés, la rémunération d'un freelance n'intervient pas forcément tous les mois. Il n'existe pas de règles imposées sur le mode et la date de rémunération du freelance. L'usage veut que pour une mission temporaire, le freelance soit rémunéré après la mission. Pour un ensemble de missions à réaliser sur plusieurs semaines, un freelance et une entreprise peuvent s'entendre sur une rémunération tous les mois pour le travail accompli durant ce mois écoulé.

Là encore, le mode et le délai de paiement devront être stipulés dans le contrat de prestation de services.

Pour faciliter le paiement des freelances, le FMS peut intégrer un système de facturation et de paiement. Toute entreprise qui fait appel à des freelances pourra ainsi visualiser sur son FMS les délais de paiement, la date de paiement des missions freelances...

Dans quels cas opter pour le FMS ?

Pour une entreprise qui fait appel exceptionnellement aux services d'un freelance, investir dans un FMS n'est pas forcément utile. Les services internes à l'entreprise (RH, service financier, comptabilité...) prendront autant de temps à apprendre l'utilisation de ce type de logiciel qu'à traiter le recrutement, la signature du contrat de prestation et le paiement du freelance.

Pour une entreprise qui travaille régulièrement avec plusieurs freelances, l'intérêt d'utiliser un FMS prend tout son sens. À partir de combien de freelances est-il conseillé d'utiliser un FMS ? La réponse peut être différente selon chaque entreprise. Mais dès qu'une entreprise fait appel régulièrement à plusieurs freelances, harmoniser son processus de gestion freelance avec un FMS devient vite indispensable.

Le FMS : une vraie solution ou un outil accessoire ?

La vague freelance est loin d'être un effet de mode. Au contraire, ces dernières années le statut de travailleur indépendant séduit de plus en plus les experts et talents dans différents domaines. Les entreprises y trouvent aussi leur compte. Elles peuvent désormais trouver facilement de nombreux experts dans leur domaine pour des missions temporaires, sans engagement dans la durée ou dans le nombre d'heures travaillées.

Face à ce constat qui s'est vérifié avec la crise sanitaire, les entreprises intègrent progressivement dans leurs équipes de plus en plus de freelances. Par conséquent, le développement des FMS apparaît comme une solution bienvenue qui répond à un besoin réel d'aider les entreprises à mieux gérer les missions qu'elles proposent aux freelances.

Le FMS permet ainsi à une entreprise de :

- gagner du temps dans la gestion des tâches à faible valeur ajoutée (gestion des devis, suivi de la mission, mise en paiement des factures freelance...) ;

- gagner en réactivité sur le recrutement des freelances et sur la gestion de leur disponibilité par rapport aux impératifs de l'entreprise ;

- uniformiser le processus de sourcing, de prise de contact, de suivi des missions et du paiement des factures ;

- se constituer un vivier de freelances compétents pour d'éventuelles futures missions en évitant de repasser par la case recrutement.

Bien plus qu'un simple outil accessoire, le FMS et la plateforme freelance telle que FreelanceRepublik permettent chaque jour aux entreprises de travailler sereinement et efficacement avec des freelances compétents.