3 outils modernes pour faciliter la vie des acheteurs

Dans un contexte de crise et d'incertitude, les responsables des achats sont contraints d'être plus agiles et de s'appuyer sur des outils numériques efficaces. Parmi ces outils, voici trois types de logiciels qui vous permettront de digitaliser vos relations fournisseurs, et d'évaluer régulièrement vos processus d'achat.

Un logiciel de SRM pour suivre les opérations

Une véritable relation de partenariat avec les fournisseurs est devenue essentielle pour toute entreprise. Cette relation ne se limite pas aux simples commandes et au paiement des factures, mais permet également d'améliorer la collaboration avec eux et d'avoir une meilleure visibilité sur la chaîne d'approvisionnement.

De la même manière que le logiciel CRM gère la relation client, le logiciel de SRM (Supplier Relationship Management) gère la relation fournisseur. Il vous permet de mieux maîtriser le processus d'achat, notamment par la gestion des engagements de dépenses, le contrôle des demandes internes, la passation de commandes, le reporting et bien d'autres opérations.

En plus de la dématérialisation des relations fournisseurs, certains SRM proposent même la préqualification et évaluation des fournisseurs.

Un logiciel de gestion des dépenses professionnelles

Lorsque vous souhaitez gagner du temps et vous décharger de tâches chronophages, certains logiciels spécialisés peuvent vous être d'une aide précieuse. C'est le cas des logiciels dédiés à la gestion des dépenses professionnels.

En effet, cet outil facilite la vie aux dirigeants et responsables qui traitent, de façon récurrente, les différentes dépenses de l'entreprise. Il permet un gain de temps en termes de saisie des notes de frais et leur traitement grâce à son intégration aux logiciels de comptabilité. Il est possible aussi de limiter et faire un suivi des budgets des équipes tout en leur fournissant des moyens de paiement liés au même logiciel (cartes physiques ou virtuelles).

Les outils de dématérialisation des documents pour simplifier les processus

En intégrant plusieurs opérations dans la chaîne d'achat, la dématérialisation des documents est devenue indispensable. Entre devis, bons de commande, et factures, un logiciel de gestion électronique des documents (GED) permet de gagner du temps en termes de saisie des données, de suivi et l'archivage des documents.

Le gain de temps est également possible par la numérisation des signatures grâce à un logiciel dédié : un logiciel signature électronique. Grâce à cet outil, il est désormais beaucoup plus simple de réaliser des achats de manière entièrement numérique et sans avoir à se déplacer.

En résumé, de nombreux logiciels spécialisés sont destinés à aider les responsables achats à mener à bien leurs missions. Enfin, dans le cas de projets d'envergure, le choix peut se faire sur un seul outil tel qu'un logiciel de gestion de projet, qui intègrent plusieurs fonctionnalités et permettent de suivre les opérations d'achats initiées par différentes équipes concernées, mais qui seront moins poussés que les logiciels plus spécialisés type SRM.