La transparence au coeur de la stratégie achats du Crédit Agricole
Un système d'informations dédié aux achats
Sur 76 entités dans le périmètre des achats, un tiers seulement utilise un outil dédié. Sylvie Robin-Romet souhaite donc mettre en place un outil end-to-end, allant de l'expression du besoin jusqu'à la facture. Easy a été introduit en 2014 et déployé sur Crédit Agricole SA pendant 18 mois. Il intègre 90% des dépenses. Le process associe prescripteurs et acheteurs et va être déployé à l'ensemble des entités. Celles-ci n'ayant pas les mêmes SI, l'intégration s'annonce difficile et est d'ores et déjà prévue sur deux ans. L'objectif est de créer de la valeur ajoutée par les services rendus. Dans l'extranet fournisseurs, par exemple, au moment des mises à jour des informations fournisseurs, il sera possible à ces derniers de verser directement les documents, ou encore d'y saisir leurs factures. Easy se veut un vrai produit de la dématérialisation.
Faciliter les démarches des fournisseurs
Un portail fournisseur a été mis en place, reprenant la liste des acheteurs selon leur direction. Crédit Agricole a aussi décidé de centraliser la gestion des documents obligatoires pour les appels d'offres, par fournisseurs et pour chaque entité, mais aussi de faciliter le travail des fournisseurs en limitant le nombre de documents demandés. "Nous visons la collecte de 5 documents seulement, en échange nous demandons le dépôt des documents au moment de la contractualisation et du renouvellement" prévient Sylvie Robin-Romet.
Dans Easy, le groupe a lancé un pilote de digitalisation du contrat. À partir d'un PDF, le logiciel identifie le fournisseur avec son adresse mail et sa date de naissance afin d'en arriver très vite à la contractualisation. Le contrat électronique a pour avantage de réduire les délais de plusieurs semaines à 2 jours en moyenne, en plus d'avoir une valeur légale. Et toutes les parties prenantes savent où se trouve le contrat. 280 fournisseurs ont utilisé cet outil, pour la signature de 500 contrats. L'objectif était d'atteindre la moitié des contrats, et ce sont finalement 70% qui ont été dématérialisés. Easy devrait être déployé pour 11 filiales et Crédit Agricole SA. Des caisses régionales sont déjà intéressées.
Le test de dématérialisation du process jusqu'à l'envoi de la commande s'est étendu à la dématérialisation des factures, avec un pilote mené jusqu'à fin mai dernier avec 6 fournisseurs, pour Crédit Agricole SA uniquement. Afin de pallier la problématique des délais de règlement, le groupe a décidé de rendre les fournisseurs parties prenantes en leur laissant l'accès à la liste de leurs factures. Ils peuvent donc consulter les commandes et gérer les factures dans leur appli Easy. "Avec un seul point d'accès, tout le monde sait où est la facture et où en est son traitement" se réjouit Sylvie Robin-Romet. Ce pilote s'est avéré positif pour la traçabilité, 5 des 6 fournisseurs en test vont continuer à l'utiliser. Désormais, l'objectif pour Crédit Agricole SA est d'améliorer la sensibilisation de l'ensemble des prescripteurs à ce type d'outil.
Toutes ces démarches s'inscrivent dans la politique achats responsables du groupe, signataire de la Charte relations fournisseurs responsables et détenteur du label "Relations fournisseurs responsables" depuis 2014, soumis à renouvellement cette année.
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