Du contrat à la responsabilisation

Se doter de formules adaptées aux consommations téléphoniques à l'étranger, hors Union européenne, a évidemment un coût. "En termes de prix, pour bon nombre de profils de voyageurs fréquents, on ne se situera pas dans une fourchette de 15 à 20 €, mais plutôt à 50, 70, voire 100 € mensuels. En revanche, cela comporte un ­avantage : le danger de voir exploser la facture se trouve alors totalement écarté", explique Emmanuel Laquière. "Dans certains endroits du globe, l'utilisation de plusieurs Go de données par le biais de l'Internet mobile peut coûter de 2 000 à 3 000 €. Nous avons pu, accidentellement, avoir des consommations ponctuelles extrêmement élevées par manque de précaution", tempère Jérôme, notre travel manager.

Avec des contrats plus cadrés et plus appropriés, ainsi qu'une politique de formation et de sensibilisation impliquant toute l'organisation, les économies espérées peuvent atteindre 50 %. La responsabilisation et la formation des salariés sont au coeur d'une démarche constructive dans ce domaine.

"Nous organisons des plans de formation auprès de populations à risque au sein de grands groupes. Ces sessions d'une durée d'une heure ou une heure et demie regroupent 10 à 15 personnes dans le but de communiquer sur les bonnes pratiques, notamment en matière d'utilisation de la data à l'international. Bien sûr, les réseaux Wi-Fi locaux doivent être privilégiés. Lorsqu'ils ne sont pas disponibles, comme dans un taxi par exemple, il est préférable de télécharger les e-mails reçus sans les pièces jointes. La différence représente un rapport de 1 à 10 en termes de coûts", détaille Emmanuel Laquière.

Les plans de formation sont essentiels, car ils montrent aux collaborateurs que leur entreprise s'engage en faveur d'une maîtrise des coûts et des comportements à adopter. Ces derniers sont donc invités à intégrer leurs actions dans une dynamique collective souhaitable.

Les procédures d'alerte et de blocage ont également leur importance. "Nous avons mis en place, avec les opérateurs, un système d'alerte donnant la possibilité de bloquer les communications, lorsque des consommations paraissent anormales", indique Orlie Allali. En outre, dans le cas de l'utilisation d'un même appareil pour la vie professionnelle et la vie privée, des travaux sont aujourd'hui menés par certains DSI afin d'empêcher les collaborateurs de recevoir des e-mails sur certaines plages horaires au cours desquelles ils ne sont pas engagés contractuellement.