Retour d'expérience Airbus : comment bien mener un projet de transformation digitale?

Adopter une nouvelle solution, changer un process implique toujours un changement important au niveau de l'organisation des services concernés c'est pourquoi il est préférable de bien définir en amont ses objectifs et de ne jamais les perdre de vue en cours de route. Airbus Group, qui a témoigné lors du congrès Coupa Inspire 17 à Londres la semaine dernière, est revenu sur les étapes de transformation de son outil de procurement vers un process automatisé ent-to-end.

"L'objectif premier du projet était de satisfaire nos clients internes, explique Hélène Cerbelaud en charge de la stratégie et de la performance chez Airbus Group, qui réunit Airbus Avions commerciaux, Airbus Helicopters et Airbus Defense & Space. Notre deuxième objectif était d'avoir une visibilité sur l'ensemble du process achats pour un pilotage efficace et performant." Il y a 18 mois Airbus Group lançait donc un RFP. A l'issue de l'appel d'offres, remporté par Coupa Software, Airbus a déployé un module déjà disponible en assurant son adaptation à l'environnement et en parallèle a co-développé avec Coupa un module spécifique en fonction de ses besoins. "Même si vous intégrez une solution mature il y a toujours des imprévus qu'il est nécessaire de gérer ensemble afin d'avoir la flexibilité et la réactivité indispensables à la résolution des problèmes", souligne Hélène Cerbelaud.

Pour favoriser le partage et le travail d'équipe, Airbus a mis en place des plateaux physiques et virtuels avec les différentes parties prenantes impliquées (clients internes, achats, éditeur...) pour la mise en oeuvre de l'outil. Cette approche agile a permis le développement de prototypes testés auprès des utilisateurs directs et a abouti à la simplification du process achat indirect.

L'intelligence de la communauté

"L'engagement des équipes des deux côtés aussi bien chez nous que chez notre fournisseur de logiciel a été total. Coupa nous a apporté sa vision d'ensemble et un benchmark avec l'extérieur grâce à sa communauté cloud qui permet le partage d'expériences", déclare Hélène Cerbelaud. C'est ce que Rob Bershteyn le CEO de Coupa appelle l'intelligence de la communauté. En partageant leurs besoins spécifiques, les clients permettent à l'éditeur de faire matcher ses développements technologiques et d'être ainsi plus pragmatique dans l'appréhension des nouvelles applications à mettre en oeuvre. "Cette démarche nous permet d'injecter plus tôt nos besoins dans l'élaboration de nouvelles méthodes. Cela permet également à Airbus d'avoir la visibilité pour travailler beaucoup plus en amont et établir des roadmap à 2, 3, voire 5 ans", ajoute-t-elle.

Très concrètement l'impémentation de la solution a permis à Airbus Group d'automatiser intégralement son process de procurement, d'améliorer l'utilisation de ses e-catalogues, de réduire le temps de passage des commandes et le temps de validation de celles-ci grâce à un workflow simplifié. Depuis mai 2017 deux pilotes ont été déployés en France et aux Etats-Unis. 4000 prescripteurs utilisent déjà l'outil via 5 punch out pour le moment. 400 catalogues sur le millier disponible ont été intégrés dans l'outil. Le déploiement sera progressif, par tache d'huile au sein des différentes entités du groupe. Les objectifs à court-moyen terme sont d'engager 30 000 utilisateurs, d'atteindre 19 000 fournisseurs référencés et de couvrir 7 pays. A plus long terme Airbus envisage même d'étendre les fonctionnalités couvertes en allant jusqu'à la facturation et la gestion des contrats.