Un nouveau SI Achats, développé avec Jaggaer et PwC, entrera en phase de déploiement l'été prochain. Il donnera une vision d'ensemble aux GHT (groupements hospitaliers de territoires) et facilitera les groupements d'achats grâce, notamment, à trois référentiels (établissements de santé, marchés et fournisseurs). Mais ce qui permettra aussi de faire le lien entre l'amont, l'ouverture d'un marché, et l'aval, son exécution, est le déploiement des "ambassadeurs". "Huit ambassadeurs sur toute la France auront une quinzaine de GHT à suivre. Ils seront sur le terrain, chaque jour, pour traiter un problème, remettre de la documentation, faire remonter un besoin achat", précise Bruno Carrière, le directeur général de l'UniHA.
Pour les acheteurs, c'est la garantie d'une meilleure connaissance des besoins prescripteurs et de la qualité des prestations sur le terrain. "Ils vont pouvoir se concentrer sur l'analyse du besoin et la stratégie achat. Mais c'est aussi un moyen de savoir comment se déploient nos contrats en local", souligne Bruno Carrière. Ce nouveau chaînon va donc permettre de fluidifier les relations et de nourrir l'écosystème prescripteur/acheteur/fournisseur.
Une nouvelle dynamique d'échange
Reflet de la professionnalisation des acheteurs publics et de leur montée en compétences, l'évolution de la relation acheteur-fournisseur a des impacts sur tous les maillons de la chaîne, modifiant à la fois la vision et la posture de chacun :
- L'acheteur public a vu son positionnement évoluer et son rôle devenir clé. C'est lui, désormais, qui pilote l'évaluation fournisseurs, lui qui va au contact des prescripteurs, lui qui est identifié comme point d'entrée et interlocuteur privilégié. Ainsi, en quelques années seulement, l'acheteur public est devenu le point nodal du système d'échanges entre les différents acteurs.
- Le prescripteur a, par effet cascade, fait lui aussi évoluer sa vision de la fonction achats. Jusqu'alors, les services s'attachaient essentiellement à s'informer de la passation d'un marché sans savoir vers qui se tourner en cas de problème, lors de l'exécution dudit marché. Aujourd'hui, ils ont clairement identifié l'acheteur comme l'interlocuteur interne à solliciter.
- Le fournisseur commence également à identifier l'acheteur comme étant non seulement le point d'entrée à un marché public, mais aussi la personne avec qui échanger concernant l'exécution. Celle qui sera capable d'intervenir sur l'exécution technique d'un marché comme sur la partie administrative pour le faire évoluer dans le temps.
En intervenant plus franchement aussi bien sur la phase amont que sur la phase aval, l'acheteur public se rend ainsi plus visible et devient le gérant et le garant d'une communication efficace.
Plus exigeant aussi envers soi-même
Car, si la question de l'amélioration devient centrale, la relation évolue vers un fonctionnement plus exigeant, mais aussi plus collaboratif, avec des attentes fortes des deux côtés. "Nous sommes de plus en plus amenés à faire du marketing de la fonction pour expliquer tout le travail de simplification qui a été fait et aussi mettre en avant Eau de Paris, en insistant, par exemple, sur les délais de paiement. Encore très stigmatisés dans le secteur public, ils sont, chez nous, à 15 jours en moyenne pour un délai légal à 30 jours", constate Laurent Dutertre.
Une remise en cause sur l'accessibilité des marchés publics est à l'oeuvre. De même, un nombre croissant d'acteurs publics s'intéressent à la Charte relations fournisseurs responsables du Médiateur des entreprises, qui est avant tout un signe d'engagement et de confiance envers les prestataires. La mairie de Clamart fait partie des nouveaux signataires et le service achats Eau de Paris ambitionne de la signer cette année.
"Savoir si on travaille avec les meilleurs fournisseurs du marché est une problématique réelle dans le secteur public. Par définition, nous travaillons avec ceux qui répondent aux marchés. La signature d'une telle charte est un moyen de créer de la confiance pour attirer les meilleurs fournisseurs en leur offrant des garanties", note Franck Barrailler.
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