Pilotage de la performance achats: les acheteurs à la recherche de crédibilité

Il n'y a donc pas de recette miracle, d'indicateur à suivre absolument... Cela dépend de la stratégie fixée par la direction générale dont découlent les objectifs assignés aux achats. "La direction générale doit donner sa vision stratégique à partir de laquelle la direction achats, en accord avec les autres directions, définit ses objectifs de performance", insiste Richard Caron.

Autre élément d'importance: le nombre d'indicateurs à suivre. "Un tableau de bord qui suit 200 indicateurs ne sert à rien, avertit Richard Caron. Mieux vaut suivre trois ou quatre indicateurs et les piloter réellement." "Il faut choisir des indicateurs simples, faciles à comprendre et dont les données sont faciles à récupérer", ajoute Luc Agopian. Enfin, ces indicateurs ne doivent pas être figés dans le temps mais suivre les grands cycles de l'entreprise; de la même manière que la stratégie évolue chaque année. "Les indicateurs doivent évoluer: ils correspondent à un moment de vie des directions achats", explique Luc Agopian. Par exemple, si l'objectif à un moment donné est d'internationaliser les achats, il y a fort à parier que, cinq ans plus tard, un autre objectif sera défini.

Des outils encore perfectibles

Qui dit pilotage de la performance dit également outils adaptés. François Gautier conseille à la fonction achats de développer son propre outil de pilotage de la performance. "Il doit être en cohérence avec les outils comptables mais reste autonome", décrit-il. Dans cet outil, chaque action générant un gain est un projet, avec un début et une fin, sur lequel on réalise des calculs pour mettre en évidence la performance mais également construire le budget. Un outil qui doit être partagé avec l'ensemble des autres directions mais aussi être animé régulièrement.

Si la remontée des données ne permet pas un suivi en temps réel, il faut au moins réaliser un suivi mensuel. "Cela permet de voir si les projets avancent comme prévu et de prévoir de nouvelles actions si besoin: l'objectif n'est pas uniquement de regarder dans un rétroviseur des actions concrètes et validées mais aussi de piloter un système prédictif", explique François Gautier. Luc Agopian conseille même de réaliser un suivi hebdomadaire au début d'un lancement de projet.

Un outil qui peut être mis en place sur un simple tableur Excel ou via des outils spécifiques. "Excel peut fonctionner s'il n'y a pas trop d'usines ou de produits. Car l'outil doit donner une visibilité par ligne de produits", estime François Gautier. Luc Agopian insiste sur la dimension collaborative d'un tel outil de pilotage: "Les indicateurs, construits avec les autres directions, doivent aussi être suivis sur un outil partagé par tous. Ce peut-être simplement un tableur Excel mais il doit être accessible à tous."

Les éditeurs, conscients des besoins en pilotage des directions achats, commencent à développer des outils adaptés à leurs problématiques. Le logiciel Sievo, par exemple, prend en compte l'impact de l'augmentation des volumes des achats pour calculer la performance achats. Mais, comme l'observe Richard Caron, "les outils proposés actuellement jouent encore trop le rôle de rétroviseurs et ne sont pas assez dynamiques". Messieurs les éditeurs, offrez des outils à l'image des acheteurs d'aujourd'hui: capables d'adopter une vision transverse, de définir des perspectives et d'être proactifs afin de contribuer à la stratégie globale de leur entreprise.