Pilotage de la performance achats: les acheteurs à la recherche de crédibilité

Valider les chiffres annoncés par les achats

Ces réunions entre la direction achats et la direction financière peuvent être ouvertes à d'autres services dont les expertises sont également utiles dans la mesure de la performance des achats: supply chain, qualité et même production. "Les achats peuvent être amenés à payer une machine plus cher dans l'objectif que la production baisse ses coûts: le but de telles réunions est d'avoir une vision transverse", souligne François Gautier.

Fanny Bénard, associée du cabinet de conseil dédié aux achats responsables BuyYourWay, donne l'exemple d'une machine de catégorie "énergie basse" qui sera peut-être plus chère mais qui permettra de faire des économies d'énergie à long terme: "Il faut réussir à voir les choses de manière macro, pour l'ensemble de l'activité de l'entreprise: consommation électrique, bien-être des salariés (et donc performance et efficience), fournisseurs de qualité pour être approvisionné sur le long terme... Et les autres directions doivent accompagner les achats et la direction financière pour avoir cette vision globale." Fanny Bénard pense que la direction financière doit être absolument formée au TCO: "Cela permet de ne pas uniquement se focaliser sur les gains économiques à court terme", explique-t-elle.

Une vision transverse qui permet de mieux piloter les achats en comprenant d'où viennent les écarts entre le résultat comptable et ce qu'annoncent les achats, de mieux définir le budget... Et surtout d'être prédictif. "Le seul vrai outil de pilotage de performance de la fonction achats est le Balance Score Card, un modèle réunissant un pilotage par la finance, par les processus, par la croissance et l'innovation et par le client, assure Richard Caron. L'objectif est de regarder les évolutions des perspectives et pas seulement de jeter un oeil dans le rétroviseur. Mais peu d'entreprises sont suffisamment matures pour mettre un tel modèle de pilotage en oeuvre."

Au-delà de cette vision globale, la collaboration avec le Daf permet d'accéder à ses compétences en termes de stratégie. "La finance peut influer sur la qualité des prévisions des acheteurs: les prévisions doivent être les plus hautes possibles et les moins biaisées. Car si les prévisions sont trop hautes, les prix de vente ne sont pas compétitifs, ce qui peut amener à attaquer les marges", prévient Patrick Scholler, associé du cabinet Synapscore.

Enfin, la collaboration entre Daf et directeur achats sur le pilotage de la performance permet de faire contrôler par la direction financière les mesures effectuées par la direction achats. "La finance doit valider la mesure de la performance, estime Luc Agopian. Sinon, la situation est schizophrénique: le directeur achats détermine lui-même ses indicateurs qui sont le plus souvent liés à son bonus. La collaboration avec le Daf a donc deux objectifs: traduire la performance achats dans les résultats de l'entreprise et valider les chiffres annoncés par ces derniers." Patrick Scholler ajoute: "Le CPO a tout intérêt à collaborer avec le CFO afin d'accéder à une plus grande visibilité et une meilleure crédibilité. La finance authentifie les chiffres publiés". Car le Daf veillera à ce que les chiffres annoncés par les achats soient les plus proches possibles de la réalité, prenant en compte tous les paramètres: pour la réduction des coûts grâce à la négociation par exemple, il demandera qu'elle tienne compte de ce qui a été effectivement utilisé.

Si la direction financière est essentielle dans le pilotage de la performance des achats, cela ne veut pas dire que le pilotage de la performance des achats doit se limiter aux seuls aspects économiques. Nous l'avons dit: c'est une vision globale des achats qu'il faut adopter. Et les indicateurs choisis doivent rendre compte de cela.

Partir de la stratégie globale de l'entreprise

"C'est la performance globale des achats qui doit être considérée, intégrant bien sûr la performance économique à court terme, mais également l'impact de l'achat sur l'entreprise à moyen et long terme sur l'activité, l'efficience, la satisfaction des clients internes et externes, la capacité à répondre à la réglementation et aux nouveaux besoins..." considère Fanny Bénard. Elle conseille d'aller encore plus loin avec des paramètres sociaux, environnementaux, sociétaux, en parallèle des paramètres déjà utilisés: pérennité de la relation avec les fournisseurs, qui deviennent de vrais partenaires, les délais de paiement, les formations suivies par les collaborateurs... "Plutôt que de mesurer des gains, il vaut mieux essayer de mesurer la contribution de valeur aux objectifs de l'entreprise", approuve Richard Caron.

Les objectifs de l'entreprise... c'est là que se situe tout l'enjeu du pilotage de la performance des achats: "Il faut avoir des objectifs de performance achats en lien avec la stratégie de l'entreprise, tranche Olivier Wajnsztok, directeur associé d'AgileBuyer. Certains mesurent donc les gains, d'autres la réduction du nombre des fournisseurs, la qualité, les délais ou encore le taux de fournisseurs dans les pays à faibles coûts... Les objectifs assignés aux achats peuvent être très différents d'une entreprise à une autre." Des objectifs de performance qui peuvent être économiques certes (volume de chiffre d'affaires, gains, dépenses...) mais aussi opérationnels (performance des processus achats, panel de fournisseurs, TCO, time to procurement...). Ainsi, pour certains, les délais d'achats primeront sur le prix, pour d'autres ce sera la qualité et la sécurité, et pour d'autres encore la qualité des filières d'approvisionnement. Dans le luxe par exemple, pas question que les produits ne soient pas de bonne qualité, peu importe le prix finalement.

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