Les outils dont vous disposez vous permettent-ils de négocier ce grand virage ? Ou allez-vous, là aussi, tout révolutionner ?

Nous travaillons davantage sous le prisme de l'expérience utilisateur, qu'il soit acheteur ou client-métier. Depuis longtemps, nous avons mis en place des outils très pointus techniquement (outils d'e-sourcing, d'e-procurement, de suivi à travers notre ERP, etc.), mais ils ont été pensés par des experts pour des experts. En conséquence, l'utilisation des contrats, des données, des informations n'est pas aisée pour tout un chacun. Il en va de même pour l'exploitation des données et contrats. C'est pourquoi, nous allons procéder à un lifting global pour se positionner dans une logique utilisateur et non plus dans une logique d'excellence technique. Il faut des outils pouvant être utilisés facilement par tous.

Nous avons opté pour un modèle non intégré constitué d'un ERP et d'outils satellites interfacés. Depuis deux ans, nous travaillons sur le Procure to Pay, dans une logique de bout en bout qui offre à l'utilisateur une expérience "sans couture". Nous avons une vingtaine de projets en cours dans le cadre du P2P dans tous les domaines : optimisation de l'outil d'e-procurement, moteur de recherche des contrats, market place, dématérialisation des commandes et des factures, portail fournisseurs, suivi des délais de paiement, etc.

Qu'en est-il de la conformité de vos achats au regard des évolutions règlementaires ?

D'une façon générale, nous devons être exemplaires. Nous avons mis en place un plan de contrôle de conformité de nos fournisseurs pour identifier les risques (fraude, image, contentieux en cours). Sur le RGPD, dès la promulgation de la loi, nous nous sommes rapprochés de tous nos fournisseurs. Aujourd'hui, il reste moins de 200 contrats, sur plus de 20 000 potentiellement concernés, qui ne sont pas encore vérifiés. Nous leur avions envoyé un courrier type avec une clause type qu'ils devaient nous retourner contresignés. Sur les 200 courriers qui ont été rejetés, la plupart concernent des fournisseurs qui souhaitent des ajustements par rapport à cette clause. Nous sommes en discussion. C'est juste une question de temps.

Et... sur les délais de paiement ?

Nous payons 96 % de nos fournisseurs dans les délais, mais nous avons eu des difficultés sur les 4 % restants. Nous avons travaillé sur les causes des retards constatés (prestation non terminée ou non réceptionnée, litige, réclamation, etc.). C'est une problématique de SI et de données. Au printemps dernier, nous avons mis en place un plan d'actions pour mobiliser les métiers, améliorer nos SI et expliquer aux fournisseurs à qui adresser leur facture (i.e au robot scan automatique, et non à leur donneur d'ordre physique, ce qui n'est pas toujours naturel !) Nous avons des centres de paiement automatisés avec des robots qui traitent les factures, mais si elles ne sont pas totalement conformes, les délais peuvent être très longs. Nous sommes dans une logique de simplification pour la réception des commandes, mais nous voulons aussi encourager les achats par le process P2P et notamment par l'outil d'e-procurement. Nous avons aussi mis en place un plafond de réception automatique qui déclenche un paiement automatique en deçà d'un certain montant.