"La mise en commun des cultures finances et achats est positive"

Avez-vous développé des outils spécifiques pour favoriser cette collaboration ?

D.C. : Avant la création de la direction finances et achats, il existait déjà un certain nombre d'outils informatiques. Nous avons cependant créé des outils spécifiques. Comme des tableaux de programmation budgétaire qui permettent de partager les informations. Par ailleurs, nous avons complété les outils achats avec de nouvelles colonnes pour permettre aux budgétaires de faire leur travail : estimation, bordereau de prix, niveau de prix, rabais, etc. Cela leur permet de comparer les dépenses budgétaires et de séparer l'effet volume de l'effet prix afin de comprendre sur quels leviers on a agi : moins de prestations ou diminution du prix ? Enfin, nous avons développé avec les budgétaires des tableaux d'identification des marchés à enjeux afin d'optimiser l'acte d'achat sur ces marchés ciblés en priorité.

Quels indicateurs vous permettent de suivre la performance de la fonction achats ?

G.R. : La fonction achats est pilotée à travers des indicateurs multiples. La question des gains achats a fait l'objet de travaux approfondis pour progresser dans les concepts (les gains achats ne se traduisent pas mécaniquement en gains budgétaires, notamment si les comportements de consommation s'ajustent). La question du suivi des engagements en matière d'insertion, d'achats durables, de recours aux PME fait également l'objet d'indicateurs spécifiques.

D.C. : Pour les achats, ce qui détermine leur apport est la différence entre l'estimation de la dépense et le montant de l'offre attributaire. Pour les budgétaires, c'est le gain perçu entre deux exercices. Nous avons donc retravaillé ensemble sur la redéfinition de ces notions à travers des réunions. Comme je l'ai déjà dit, nous avons défini des tableaux de partage pour bien distinguer l'effet prix de l'effet volume. Et les opérationnels apportent des informations qui sont utiles au budget pour que les évolutions des périmètres soient bien liées à de nouveaux besoins. Car le besoin est l'élément-clé pour acheter mieux et moins. La sobriété architecturale ou la priorité fonctionnelle pour les usagers, par exemple, guident nos achats. Nous faisons également attention à des indicateurs tels que la part de PME, l'achat responsable. Et nous suivons des indicateurs métiers classiques pour nous améliorer comme les appels d'offres infructueux ou le nombre d'offres remises, etc.

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