"La mise en commun des cultures finances et achats est positive"

Quelle est l'organisation au sein de la direction ?

Guillaume Robert : La direction des finances et des achats compte trois sous-directions (comptabilité, achats et budget), et trois services (concessions, ressources et gestion déléguée) auxquels les autres directions peuvent déléguer une grande partie de leur gestion comptable. La recherche de transversalité entre ces entités est constante. Concernant l'achat et le budget, la circulation de l'information est assurée en permanence au sein du comité de direction et par des réunions communes au niveau des chefs de service.

Comment collaborent les équipes achats et les équipes finance ?

David Cauchon : Toute une méthodologie a été définie et consignée dans un guide pour que cette collaboration entre achats et budget soit bien assimilée par tous. Nous avons également édité des petits guides pédagogiques sur différents sujets : suivi des consommations, intégrer les gains achats dans le budget, quel lien entre gains achats et économies budgétaires, etc. Parmi les bonnes pratiques de collaboration mises en place au sein de la direction finances et achats, des réunions entre les achats et les budgétaires sont organisées tout au long du processus budgétaire. Par exemple, dès qu'un marché est attribué, le montant est remonté à la sous-direction du budget, ce qui permet d'observer les écarts entre l'estimation et le réel. Par ailleurs, sur les projets longs de cinq, six ans, un contrôle est effectué toute la durée du projet et les éléments sont remontés aux budgétaires.

G.R. : J'ai en effet souhaité que des réunions ­communes soient systématiquement organisées entre centre de services partagés achats et bureaux sectoriels budgétaires dans le cadre de la préparation des orientations pluriannuelles et du budget annuel, afin de progresser dans la connaissance des tendanciels de dépense. Par ailleurs, l'organisation de la sous-­direction des achats intègre un service des politiques de consommation qui peut mener des études sur les gains achats, et analyser les comportements de consommation réels des directions métiers. Enfin, le service sectoriel de la sous-direction du budget ­sollicite les acheteurs pour travailler sur le tendanciel budgétaire des directions opérationnelles en déterminant les principaux facteurs d'évolution des marchés : principaux renouvellements et risques/opportunités budgétaires associés, clauses d'indexation. Les acheteurs alertent les budgétaires sur les marchés à enjeux importants en cours d'année, dont ils sont les premiers informés en phase d'expression des besoins, et peuvent faire appel à ces derniers pour des travaux de chiffrages communs.

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