Le "flex-office": oui, mais...

Pour apporter bien-être aux salariés, l'aménagement est également primordial. Après la mode de l'open-space, c'est aujourd'hui le "flex-office" qui est tendance. Cette nouvelle forme d'aménagement propose des espaces individuels et collaboratifs que les salariés occupent en fonction de leurs besoins. Plus de bureau attitré, mais des casiers où ranger ses affaires, de grandes tables où s'installer pour travailler seul ou à plusieurs et des espaces de réunions pour échanger de manière formelle ou informelle. Une tendance qui répondrait aux attentes de la génération Y. "Les nouvelles générations viennent au bureau pour travailler avec d'autres personnes. Les locaux doivent donc être des espaces de partage. Sinon, l'employé est tout aussi bien chez lui ou dans un espace de co-working pas loin de sa maison", pointe Laurent Dequéant. Le flex-office proposerait donc avant tout des espaces collaboratifs et offrirait en contrepartie aux employés de rester à la maison lorsqu'ils ont besoin d'être seuls. De quoi permettre de répondre à de nouveaux besoins, de favoriser les échanges, mais aussi de gagner des mètres carrés.

Faut-il pour autant céder aux sirènes de cette nouvelle mode ? "Il faut éviter de tomber dans des recettes toute faites et adapter l'outil immobilier à l'évolution des modes de travail dans son entreprise", avertit Roman Coste. Olivier Neuman, associé Parella, invite lui aussi à la plus grande prudence : "Il faut prendre en compte les différents métiers et leurs modes de fonctionnement pour en obtenir les effets escomptés". Surtout, il faut se demander si ces nouveaux aménagements améliorent le bien-être des salariés. Et ce n'est pas toujours le cas : le fait de ne pas posséder leur propre bureau frustre un grand nombre d'employés. "Le flex-office consiste souvent uniquement à étudier le taux d'occupation des postes de travail afin de réduire leur nombre et de les faire partager. Mais rien de plus n'est proposé. Cela aboutit à la situation suivante : les gens arrivent plus tôt pour avoir la meilleure place et ne plus la quitter de la journée. Ce n'est pas flexible du tout", observe Han Paemen, directrice workplace de Colliers International France.

Plutôt que le flex-office, elle milite pour le NWoW (New Ways of Working). "C'est plus qu'un nouvel aménagement. Il s'agit d'une nouvelle culture d'entreprise qui offre davantage d'autonomie aux salariés : ils gèrent eux-mêmes leur temps et leur espace. D'où l'aménagement de l'environnement par activités, afin de permettre aux personnes de réaliser leurs tâches dans des espaces adaptés : espaces ouverts et collaboratifs, mais aussi espaces fermés et silencieux", décrit-elle. Ces nouveaux aménagements doivent donc s'accompagner d'une nouvelle façon de manager, plus bienveillante. Et ne doivent pas être uniquement vus comme une façon de réduire les coûts immobiliers, au risque d'un échec. "Avec le NWoW, on ne recherche pas en point d'entrée à faire des économies sur l'immobilier en réduisant le nombre de postes, comme c'est souvent le cas pour le flex-office. On fait au contraire des investissements dans l'immobilier pour améliorer le rendement des salaires : en améliorant l'engagement des salariés et en ayant moins de turnover, on améliore la performance", pointe Han Paemen.

Donc à moins d'être prêt à un véritable changement de culture, les aménagements "flex" doivent être mis de côté. "Le flex-office répondait à un objectif d'économie qui n'a plus cours aujourd'hui. Les entreprises cherchent plutôt à instaurer un sentiment de bien-être pour développer les compétences des salariés en créant des espaces agréables qui favorisent les échanges", observe Ludovic Delaisse.

Travailler main dans la main avec les ressources humaines

Il ne faut en effet pas pour autant laisser de côté la bonne idée de créer davantage d'espaces de rencontre, les salles de réunions étant souvent insuffisantes et mal adaptées aux usages. Mais ne pas pour autant renoncer aux postes de travail individuels auxquels les collaborateurs sont attachés. "La configuration de l'espace de travail en flex-office est supposée favoriser l'interaction et la collaboration entre les employés. Mais le fait d'arriver au travail et ne pas avoir un bureau attitré peut inciter une partie significative des employés à faire de plus en plus de télétravail. Ce qui pourrait réduire les interactions face-à-face entre les employés", avertit Ingrid Nappi-Choulet.

C'est donc en écoutant et observant ses salariés que les bâtiments les plus performants peuvent être construits. "Il faut réfléchir à un parcours collaborateurs, comme on réfléchit à un parcours client dans les magasins", estime Patrick Pelloquin. Ce qui veut dire que la direction des achats et la direction immobilier ne doivent plus travailler seules dans leur coin, mais s'adjoindre l'aide des ressources humaines, et aussi de la direction générale et du management."Il est parfois difficile pour les directeurs immobilier de ne plus être les seuls maîtres à bord. Mais leur rôle est plus important : ils contribuent plus fortement à la stratégie de l'entreprise", relève Han Paemen.

La contribution des ressources humaines est d'autant plus importante que l'outil immobilier devient un outil de recrutement et de motivation.

"La direction des ressources humaines est de plus en plus impliquée dans les achats immobiliers car l'immobilier est au service des employés", observe Roman Coste. Et l'avènement des nouvelles technologies dans les bâtiments doit aussi pousser les achats à faire contribuer la DSI. Pour choisir des outils appropriés, sécurisés et non pas suivre la dernière mode. Finalement, l'immobilier devient un sujet stratégique qui implique l'ensemble des acteurs de l'entreprise.