Externalisez vos achats de classe C

Nature des achats et dépense moyenne par type d'achats

Si l'externalisation peut être une solution pour gérer et optimiser ses dépenses, l'entreprise doit avoir une vision claire des objectifs qu'elle va devoir atteindre. Ce qui n'est pas toujours simple pour les achats de classe C car beaucoup d'entreprises manquent d'outils analytiques pour avoir une bonne compréhension des profils d'achats.

"Ces petits achats nécessitent une bonne réactivité. Or, les outils utilisés aujourd'hui dans les grandes entreprises ne sont pas adaptés pour les gérer au mieux ", explique Olivier Audino du cabinet BME. L'outil e-achat que BME a développé, Sourcing Force, propose plusieurs prestations comprenant le pilotage stratégique, l'e-sourcing (identification et sélection des fournisseurs), la gestion des contrats et des catalogues, ainsi que l'e-procurement (gestion des approvisionnements). Accessible en ligne et 100 % cloud, la solution est paramétrable sans intervenant technique et fonctionne avec une tarification à l'usage.

Plusieurs scénarios d'externalisation sont envisageables en fonction du projet de l'entreprise : externalisation des achats à faible montant et non récurrent et/ou catégories qui se rapprochent de plus en plus du core business, et/ou achats plus complexes de part la nature du marché fournisseurs ou nature des contrats.

Dans son étude intitulée "Opérations sur les enjeux de l'externalisation de la fonction achats" , Accenture a relevé que "les entreprises interrogées estiment qu'il y a entre 20 à 40 % des dépenses liés aux achats indirects (marketing, IT, prestations de consulting) qui ne sont pas sous contrôle de la direction des achats car directement gérés par les entités business". Thierry Decroix, directeur d'Accenture Opérations, entité spécialisée dans l'externalisation ajoute ainsi que "les directions achats estiment qu'il y a environ 30 % des savings négociés qui ne se matérialisent jamais".

Accenture, qui gère environ 100 milliards de dollars d'achats pour le compte de ses clients, a développé une offre spécifique Sourcing & Procurement, projet end to end qui leur permet de réaliser les activités de sourcing stratégiques et de gestion opérationnelle des achats ainsi que la gestion contractuelle sur l'une de ces deux activités. "Toute la difficulté c'est d'avoir, dans le contrat d'externalisation, un volume de dépenses suffisant pour atteindre les objectifs du business case. Dans le cas contraire, les projets d'externalisation se soldent souvent par un échec", observe Thierry Decroix.

Externalisez, mais gardez le contrôle

À déterminer ensuite avec le prestataire son degré d'implication dans la gestion des segments d'achats. Quid de la gestion des litiges ? Du risque fournisseurs ? Quid des outils e-achats ? "Sur des prestations de sourcing ou de catégories management par exemple, nous ajoutons nos propres outils sur les ERP de nos clients", explique Thierry Decroix. De son côté, Ludovic Beribos, associé et directeur des opérations commerciales et marketing d'Epsa Groupe, déclare : "pour qu'un projet d'externalisation fonctionne, le prestataire doit s'intégrer dans le modèle de l'entreprise tout en utilisant ses propres pratiques achats." Il ajoute, par ailleurs, que la réversibilité des données reste un point crucial, " le client doit pouvoir à tout moment réinternaliser ses achats. "

Pour garder le contrôle, certains misent sur une équipe mixte, composée d'acheteurs maison et de consultants achats. "C'est une tendance qui est en train de s'installer au sein des directions achats de grands groupes car les entreprises ne recrutent plus et prennent des ressources en fonction de leur besoin", confirme Fabrice Menolot (Crop&Co), pour qui l'externalisation des achats non stratégiques est un passage quasi-obligé pour les directions achats, "car elles auront de moins en moins de ressources pour gérer des sujets de plus en plus stratégiques. Elles vont donc devoir s'alléger ".