Diagnostiquer les risques dans votre organisation achats

Comment examiner son activité

Une des premières tâches consiste à sensibiliser les dirigeants au concept de contrôle intégré et à ses enjeux. Nous conseillons le schéma d'examen d'activité ci-dessous.

Dans ce schéma, qui aide à comprendre le fonctionnement opérationnel de l'organisation analysée, on cherchera, via une série de questions, à obtenir des informations sur :
- les finalités ou objectifs, y compris leur cohérence avec les politiques et la stratégie ;
- la définition des responsabilités ;
- les moyens (ressources) ;
- les méthodes (pratiques de travail) ;
- le processus à travers les tâches réalisées ou à réaliser ;
- les résultats, leur suivi, et leur comparaison aux objectifs.

À la suite de la démarche de sensibilisation, l'envoi de questionnaires aux dirigeants aboutit, avec l'assistance de leurs collaborateurs, à la réalisation d'un prédiagnostic synthétique du niveau de contrôle interne de leur entreprise, qui identifie les risques de leur organisation.

La première partie du questionnaire se contente de présenter la liste des difficultés (en abscisse) pour que le dirigeant puisse indiquer (en ordonnée) pour chacune d'entre elles s'il est serein ou s'il doit s'en préoccuper. Exemples de questions : "Êtes-vous sûr de la pertinence du système d'information fournisseur ?", "Êtes-vous sûr que les critères d'utilisation des fournisseurs sont clairement définis et sont utilisés ?", "Êtes-vous sûr que les relations acheteur-fournisseur sont clairement définies et que l'impact du poids du fournisseur est contrôlé ?"

Outre un repérage des risques dans l'organisation, ce survol leur donne un ordre de priorité pour approfondir leur étude et leur résolution.

Selon les zones de risques identifiées, trois solutions sont possibles :
- le contrôle interne paraît satisfaisant et aucune action n'est envisagée sur le court terme ;
- des actions d'amélioration rapidement identifiables sont envisagées et sont traitées par le comité de direction, en s'appuyant sur le guide proposé ;
- les risques ou les besoins paraissent importants et un diagnostic global du système de contrôle est engagé avec une assistance méthodologique externe ou interne.

Il peut être intéressant de bâtir un tableau présentant une liste de risques dans votre ­organisation. Chaque préoccupation est organisée sur cinq parties.

Il ne s'agit pas de règles absolues mais de règles de bon sens, de sagesse. Beaucoup seront directement transposables dans votre entreprise, et cette check-list sera directement utilisable. D'autres nécessiteront des adaptations à votre cas. Cela peut donner lieu à l'intégration de nouveaux critères dans le guide ou à l'adaptation de critères existants au cas particulier rencontré.

L'équipe constituée (direction et management de l'activité) décrit les indicateurs existants pour atteindre les objectifs et éviter les risques listés dans le guide d'audit, support de la réflexion.