L'analyse des coûts de production, un outil précieux pour les achats

"Quels sont les leviers principaux qu'un acheteur utilise pour négocier une baisse des prix auprès de son fournisseur ?". C'est la question qu'a posée David Bocher, directeur associé d'Octoplus, en introduction de la dernière conférence du groupe Centraliens Achats, notamment consacré à l'analyse des coûts. "Ce sont habituellement la mise en compétition et les volumes", a-t-il répondu. Face à ces arguments, le fournisseur aura tôt fait de mettre en avant ses investissements, la hausse du prix des matières premières, de la main d'oeuvre ou encore de l'électricité... Une situation qui met parfois l'acheteur dans l'embarras pour négocier lorsqu'il n'a aucune compréhension des structures de coûts du fournisseur, alors même que des outils d'analyse des coûts existent. "Il permettent d'augmenter la maturité des acheteurs pour qu'ils soient capables de mieux négocier avec les fournisseurs", a souligné David Bocher.

Le "cost model", base du chiffrage rapide des coûts

Dans ce contexte, la première étape de la démarche consiste à déterminer les segments stratégiques de produits à analyser, afin de bien comprendre la structure de coûts de la famille. S'ensuit une formation des équipes à l'analyse des coûts chez un fournisseur en utilisant un jeu de simulation de visite d'usine. Enfin, troisième étape, le terrain. "L'équipe se rend dans l'une des usines du fournisseur pour analyser quelques références, qui représentent un petit pourcentage de la dépense annuelle, mais sont représentatives du reste du segment. Cela permet de connaître le coût de production et donc le niveau de marge sur les références observées, d'identifier des axes d'amélioration continue comme la réduction des temps de réglage machine, et de déterminer les règles de chiffrage rapide", a détaillé David Bocher.

Grâce aux observations sur le terrain, on crée ensuite un "cost model" dans le logiciel d'analyse des coûts. Il sera utilisé pour analyser le reste des références. "C'est ce qu'on appelle le chiffrage rapide, qui permet de connaître pour chaque pièce son coût de production sans avoir à retourner chez le fournisseur. Et de déterminer un "prix objectif" (ndlr : le tarif que l'on veut négocier) avec une marge donnée", a expliqué le directeur d'Octoplus.

Un outil efficace pour la négociation

L'analyse des coûts de production permet de définir une stratégie d'achats basée sur les faits et de travailler les "zones" où une réelle possibilité de négociation des prix existe."Se donner pour objectif de baisser de 10% les tarifs d'un fournisseur déjà pris à la gorge n'a aucun sens, a souligné David Bocher. Le but est de détecter la zone dans laquelle chacun trouvera son bénéfice car le fournisseur a besoin de générer sa marge". Pourquoi adopter une approche orientée process et non marché ? "Parce qu'elle prend en compte les coûts de production réels des fournisseurs".

L'analyse des données factuelles sur le terrain éclaire l'acheteur sur l'avantage compétitif de chaque fournisseur : coûts réels de main d'oeuvre, charge réelle des équipements ou encore compréhension des efficacités qui consiste à déterminer sur un temps donné, quelle partie de ce temps sera productif, et quelle part est perdue, pour raison de pannes par exemple. "Et, surtout, a souligné David Bocher, il faut l'adopter parce qu'à un moment, on devra négocier avec le fournisseur". "Mettre en place une stratégie d''analyse des coûts aux achats ne doit cependant pas être une démarche réduite à une équipe d'experts, a-t-il estimé. Les acheteurs ont besoin de cette compétence pour négocier". Tout comme elle ne doit pas être lancée de manière ponctuelle, mais devenir pérenne. "Pour en obtenir un réel bénéfice et observer une véritable amélioration des prix d'achat sur le compte d'exploitation de la société, il est primordial de déployer une culture, un langage commun, de systématiser l'approche en l'intégrant aux objectifs individuels des équipes achats et de suivre l'évolution de compétences des utilisateurs afin qu'ils deviennent autonomes rapidement", a conclu David Bocher.